10 tips voor het faciliteren van een online focusgroep

Het verplicht thuiswerken heeft veel organisaties gedwongen om anders na te denken over het dagelijks werk. Bijvoorbeeld over het faciliteren van focusgroepen om diep gelegen behoeften en onbewust gedrag van consumenten aan het licht te brengen. Normaal gesproken vinden deze focusgroepen fysiek plaats vanuit de overtuiging dat fysiek contact nodig is om tot dergelijke latente inzichten te komen. Kunnen dit soort onderzoeken niet toch ook online? In dit artikel deel ik graag mijn tips en ervaringen over het voorbereiden en faciliteren van een online focusgroep.

1. Geef de deelnemers van tevoren huiswerk

Geef deelnemers de dagen voorafgaande aan een focusgroep altijd een aantal voorbereidende opdrachten. Enerzijds krijg je hierdoor al een aantal onbevooroordeelde antwoorden. Anderzijds zorgt het ervoor dat de deelnemers zich in de aanloop naar het onderzoek met het onderwerp bezighouden. Tijdens de focusgroep zullen zij hierdoor veel beter in staat zijn om waardevolle inzichten te leveren.

Bij het faciliteren van een online focusgroep is het des te belangrijker om de deelnemers voorbereidend huiswerk te geven. Discussies zijn namelijk moeilijker op gang te houden en het scherm tussen jou en de respondenten maakt het graven naar latente inzichten niet makkelijker.

Normaal print ik huiswerkboekjes en vraag ik de deelnemers om deze ingevuld mee te nemen naar de focusgroep, waar we de antwoorden bespreken. Dat was nu niet mogelijk, dus stuurde ik de deelnemers vijf dagen achter elkaar één korte vraag via Google Forms. In de praktijk werkt dit misschien nog wel beter dan de geprinte boekjes om twee redenen:

• Het is mogelijk om te controleren of de deelnemers de opdrachten op de juiste dag uitvoeren in plaats van deze allemaal uit te stellen tot vlak voor het onderzoek. Dan zouden ze namelijk niet al dagenlang onbewust met het onderwerp bezig zijn geweest.
• Daarnaast gaf het online huiswerk mij de mogelijkheid om de antwoorden van de deelnemers goed door te nemen voordat de focusgroep begon. Dit komt de voorbereiding en faciliteren van groepsdiscussies zeker ten goede.

2. Stuur de deelnemers van tevoren duidelijk instructies

De kans is groot dat het voor de deelnemers hun eerste online focusgroep is. Het is zonde om tijdens het onderzoek kostbare tijd kwijt te zijn aan praktische onbenulligheden. Stuur de deelnemers daarom van tevoren duidelijk instructies. Denk hierbij aan de volgende onderwerpen:

• Datum en tijd
• Een korte uitleg van het programma
• De conference-tool die je gaat gebruiken en hoe zij deel kunnen nemen aan het gesprek
• Setup-instructies: device, internetverbinding, beeld en geluid
• Hoe je te bereiken bent als het niet lukt om in het gesprek te komen
• Wat ze bij de hand moeten houden tijdens het onderzoek
• Linkjes naar bestanden die je gebruikt tijdens het onderzoek

3. Zorg voor een professionele setup

Je wil dat de deelnemers het gesprek serieus nemen en hun volle aandacht erbij houden. Geef als facilitator het goede voorbeeld en zorg voor een professionele setup. Als je als facilitator slecht zichtbaar of nauwelijks verstaanbaar bent of in een rommelige ruimte zit, dan kan je van de deelnemers niet al te veel verwachten. Zorg ten minste voor een nette ruimte, goed licht, een goede webcam, een goede microfoon en een stabiele internetverbinding.

4. Weet wie je ‘aan tafel’ hebt

Normaal print ik naamstickers uit om deelnemers fatsoenlijk aan te kunnen spreken. Het voordeel van veel conference-tools is dat de namen van de deelnemers al in beeld staan. Het nadeel is echter dat niet altijd iedereen in beeld is. Je verliest deelnemers daardoor makkelijker uit het oog. Zorg er daarom voor dat je weet wie er aan het gesprek deelnemen en houd een lijstje met hun namen bij de hand. Als je een bepaalde naam al een tijdje niet in beeld hebt gezien dan kun je de deelnemer weer laten deelnemen aan de discussie door hem of haar bij de naam te noemen.

5. Begin met een setup-check & check regelmatig tussendoor

Begin met een check van de deelnemers-setup. Zijn ze allemaal goed zichtbaar en verstaanbaar? En zien en verstaan ze jou en elkaar goed? Mooi dan kun je beginnen. Tijdens de focusgroep kan er van alles gebeuren. Check dus tijdens het onderzoek ook regelmatig of iedereen nog goed zichtbaar en verstaanbaar is.

6. Vraag naar de deelnemers huishoudelijke situatie

Laat je eigen huishoudelijke mededelingen achterwegen, maar vraag bij een online focusgroep juist naar de huishoudelijke situatie van de deelnemers. Het is handig om te weten als een van de deelnemers tijdens het onderzoek een peuter moet verzorgen en dus af en toe afgeleid is. Misschien verwacht iemand wel een pakketje. Door dit van tevoren bespreekbaar te maken stel je de deelnemers op hun gemak en voorkom je onverwachte onderbrekingen.

7. Wissel groepsgesprekken af met individuele opdrachten

Bij een fysieke focusgroep wissel ik vaak individuele opdrachten af met groepsdiscussies. Dit zorgt voor complete en onbevooroordeelde antwoorden én heeft een positief effect op de concentratie. Juist in een videocall is het lastig om de aandacht van de hele groep erbij te houden en ervoor te zorgen dat iedereen meedoet.

Het is natuurlijk lastig om de deelnemers tijdens een online onderzoek een geprinte opdracht voor hun neus te schuiven. Laat staan om te controleren of iedereen deze invult. Maak daarom van tevoren een Google Docs met daarin een aantal individuele opdrachten. Stuur de link naar dit bestand mee met de instructiemail. Laat tijdens de focusgroep de deelnemers een aantal keer individueel antwoorden formuleren op open vragen.

Dit werkt erg goed. Als facilitator kun je nu niet letterlijk, maar wel figuurlijk over de schouder van de deelnemers meekijken. Je ziet dus of iedereen meedoet, wat hun antwoorden zijn en wanneer iedereen uit-geantwoord is. Dit is voor een facilitator essentiële informatie.

8. Vraag zo min mogelijk dingen aan de groep

Ik ben gewend om vaak dingen aan de hele groep te vragen. Vaak voldoet een simpele: ‘Is er iemand die het daar niet mee eens is?’, al om een interessante discussie te starten. In combinatie met het persoonlijk aanspreken van de meer introverte deelnemers resulteert dat in waardevolle inzichten en een hoge informatiedichtheid.

Mijn ervaring bij de online focusgroep is echter anders. Deelnemers lijken zich online toch minder aangesproken te voelen door vragen aan de hele groep. Het niet kunnen inzetten van lichaamstaal of oogcontact heeft hier vast invloed op. Daarom raad ik je aan om zoveel mogelijk vragen gericht aan personen te stellen.

9. Gebruik je scherm als whiteboard

Tijdens een focusgroep schrijf ik als facilitator veel dingen op een whiteboard of flipover. Zo voelen de deelnemers zich gehoord, kun je tijdens de sessie nog eens op dingen teruggrijpen én leg je bevindingen vast. Super belangrijk dus.

Dit wetende had ik tijdens mijn online focusgroep ook een flipover achter mijzelf klaarstaan. In combinatie met een goede webcam leek dit me een ideale manier om aantekeningen te maken. De praktijk wees anders uit. Het leiden van een digitale discussie vergt zoveel concentratie richting je scherm dat je de controle verliest als je tussendoor dingen op een flipover schrijft. Daarom besloot ik tijdens de focusgroep om mijn scherm te delen en mijn ‘flip-over-aantekeningen’ in Word te maken. Dit werkte veel beter. Houd er wel rekening mee dat ze jou niet meer zien als je je scherm deelt. Tip: Microsoft Teams heeft sinds kort ook een whiteboard-functie.

10. Las pauzes in

Mijn laatste tip: las pauzes in. Het lijkt misschien een open deur, maar ik heb de afgelopen tijd gemerkt dat pauzes in digitale meetings zeldzaam zijn. Het ontbreken van fysiek contact maakt de behoefte aan pauzes niet minder. Geef je deelnemers en jezelf daarom genoeg pauzes. Vraag iedereen om zijn of haar webcam en microfoon uit te zetten en spreek een tijd af waarop je weer verder gaat. Je zult merken dat dit de concentratie ten goede komt. Geef aan het begin van het onderzoek ook aan dat er pauzes zullen zijn, dat stelt de deelnemers op hun gemak en voorkomt dat ze tussentijds weglopen om bijvoorbeeld naar het toilet te gaan.

Kortom, bereid jezelf en de respondenten extra goed voor zodat je tijdens het faciliteren niet voor verrassingen komt te staan. Zorg tijdens de focusgroep voor duidelijkheid rondom techniek en ieders huishoudelijke situatie. Maak gebruik van online tools om controle op de groepsdynamiek en aandacht te houden. En zorg voor voldoende pauzes. Dan is een online focusgroep heel goed te doen en hoef je niet in te leveren op de kwaliteit van de output.