Hoe organiseer je het redactieproces binnen een overheidsorganisatie?

Op het eerste oog lijkt het organiseren van het redactieproces een eenvoudige opgave. In de praktijk komt er vaak veel meer kijken bij het organiseren ervan. Veel redactiewerkzaamheden lopen naast elkaar. Tegelijkertijd overzicht houden over de signalen, voortgang, verantwoording en publicatiemomenten kan een echte uitdaging zijn. Een gezamenlijke online werkomgeving is dan vaak niet meer weg te denken. Een voorbeeld van een redactieproces binnen de overheid, met 8 fases.

Een drukke dinsdagochtend. De redactie ontvangt een mail van een projectleider die haar communicatieplanning wil afstemmen. Werkoverleg: vanuit het team komen twee voorstellen voor unieke content. Op de site van een samenwerkingspartner staat een nieuwsbericht dat relevant is voor jouw doelgroep. Enkele voorbereide berichten moeten liefst deze ochtend nog online komen. En de wekelijkse nieuwsbrief heeft vandaag nog aandacht nodig.

Hoe behoud je overzicht?

Op een redactie lopen veel werkzaamheden parallel. Bij al deze stappen is het belangrijk dat burgers en bedrijven inhoudelijk juiste en toegankelijk geschreven informatie krijgen aangereikt. Informatie die intern is afgestemd.

Het ontwikkelen van content kan een arbeidsintensief en veelomvattend proces zijn, met verschillende fases en rollen. Om overzicht te houden over signalen, voortgang, verantwoording en publicatiemomenten helpen routines. Aanvullend geldt dat hoe omvangrijker de redactie en de redactiewerkzaamheden zijn, hoe groter het belang van één gezamenlijke online werkomgeving.

Ik geef je een voorbeeld van een routinematig redactieproces.

Redactiefases

Fase 1: verzamelen van alle signalen op één plek

Signalen voor content kunnen dagelijks op verschillende manieren op een redactie binnenkomen:

• Door zelf op zoek te gaan: denk aan het dagelijks scannen van belangrijke (externe en interne) nieuwsbronnen.
• Gevraagd: collega’s en stakeholders informeren de redactie rechtstreeks door een mail te sturen naar de redactiepostbus.
• Via-via: collega’s van het redactieteam ontvangen rechtstreeks signalen via hun eigen netwerk of omgeving.

Om overzicht te creëren kent de redactie één duidelijk start- en verzamelpunt. Elk signaal krijgt een plek in een gezamenlijke online werkomgeving (werkvolgsysteem). Het signaal ontvangt een uniek volgnummer (ticket), een titel, een korte omschrijving, de link, beschikbare brontekst en de naam van de persoon van wie het signaal afkomstig is. Deze werkzaamheden komen voor rekening van de floormanager (ook wel: uitvoeringscoördinator).

Let op: risicovol is (blijft) het werken met individuele mailboxen en het opslaan van redactiewerk op persoonlijke schijven. Bij afwezigheid of vertrek zijn eerder ondernomen redactiewerkzaamheden moeilijk te achterhalen.

Fase 2: doorselecteren van signalen

De afweging volgt of en in hoeverre een signaal relevant is. Deze tactische keuze komt voor rekening van een centrale speler binnen het redactieteam. Denk aan de rol van regisseur of hoofdredacteur.

Meerdere uitkomsten zijn mogelijk:

• Bruikbaar en inzetbaar voor site en/of socials.
• Nader bespreken of onderzoeken wat het signaal inhoudt en wat eventueel nieuwswaarde heeft.
• Aanhouden, bijvoorbeeld tot een meer logisch publicatiemoment.
• Niet bruikbaar.

Bij het betreffende ticket motiveert de regisseur of hoofdredacteur de gemaakt keuze. Indien bruikbaar volgen kernboodschap, kaders, tags, deadline en eventueel samenhang met andere tickets. Zo mogelijk volgt ook een advies welke redacteur dit signaal in fase 3 het beste kan uitwerken.

Ook is er een terugkoppeling: de regisseur informeert de persoon van wie het signaal afkomstig is.

Fase 3: redigeren / tekstcreatie

Een redacteur gaat met het geselecteerde signaal aan de slag en ontwikkelt een bericht of artikel dat op de doelgroep is toegeschreven.

Bij hergebruik van bestaande berichten kan een lichte redactie voldoende zijn. Een interview of een blog vraagt vaak om meer voorbereiding , wat ook een langere doorlooptijd betekent. Bij een handreiking zullen bovendien verschillende deskundigen nodig zijn, waarbij de inhoud nauw komt en van alle betrokkenen akkoord nodig is. In deze situatie zijn meerdere iteraties (herhaalde processtappen) nodig.

Praktisch is om elk bericht in een apart werkdocument uit te werken. Consequent maakt de redacteur gebruik van de kopstructuur vanwege digitale toegankelijkheid. De redacteur bepaalt de tags (trefwoorden). Deze legt hij vast evenals de stappen die hij heeft gezet en op welke momenten en met wie afstemming heeft plaatsgevonden. Concept- en eindversies worden telkens in de online werkomgeving opgeslagen.

Tip

Elimineer zoveel als mogelijk PDF’s en werk met eenvoudige tabellen. Een PDF is een ‘printformat’ en het is niet voldoende digitaal toegankelijk. Zo is voor voorleessoftware het ontcijferen van teksten en tabellen in PDF’s een hele opgave of zelfs onmogelijk. Vaak blijkt het maken en verspreiden van PDF’s een gewoonte, zonder dat er een duidelijke reden is om ze te gebruiken.

Maak de afweging of informatie ook als ‘gewone’ webcontent is op te nemen, zodat iedereen het direct op de site zelf kan lezen. Tabellen kunnen wel digitaal toegankelijk zijn als ze in HTML zijn opgemaakt. Advies is om tabellen eenvoudig en vooral overzichtelijk te houden. Let op: als een redacteur een PDF of tabel gebruikt, moet hij/zij alsnog ook een uitgewerkte tekst maken.

Fase 4: tegenlezen opbouw van de tekst

Een collega van de redactie leest vervolgens het bericht of artikel tegen. Idealiter is dit de regisseur, hoofdredacteur of een collega-redacteur. Hij/zij geeft feedback op de opbouw van de tekst, inhoud en kernboodschap, consistentie met andere berichten over hetzelfde thema. Ook verwijst hij/zij naar eventueel gerelateerde bronnen en doet een voorstel voor een mogelijke publicatiedatum.

De feedback ziet op de kernboodschap, inhoud en eventueel een heldere call-to-action (het handelingsperspectief). Eindredactie vindt later in het redactieproces plaats, dat is niet aan de regisseur.

De reactie wordt toegevoegd aan het werkdocument en in de online werkomgeving. Afhankelijk of er feedback is gegeven, gaat het bericht terug naar fase 3 of door naar de volgende fase.

Fase 5: inhoudelijk toetsen (optioneel)

Inhoudelijk tegenlezen is meestal relevant bij de zelf ontwikkelde, meer diepgaande, inhoudelijke en/of vaktechnische berichten en artikelen. De redacteur overlegt in deze fase de tekst met de juiste deskundige(n) binnen de organisatie. Deze deskundige hoeft zelf geen lid te zijn van de redactie zelf.

Deze persoon wordt gevraagd het inhoudelijke bericht te beoordelen op juistheid en consistentie. Naar het inzicht van de inhoudelijke deskundige vindt verdere afstemming over de inhoud plaats.

De feedback wordt aan het werkdocument toegevoegd en bij voorkeur weer in de online werkomgeving geplaatst. Afhankelijk of er feedback is gegeven, gaat het bericht terug naar fase 3 of door naar de volgende fase. Mogelijk beslist de deskundige om het artikel aan te houden of voor te leggen aan een tweede deskundige.

Fase 6: finaal beoordelen (optioneel)

Deze fase is meestal alleen relevant bij de zelf ontwikkelde berichten. De tekst is klaar en inhoudelijk getoetst. Voorafgaand aan de fase van eindredactie wil de regisseur of hoofdredacteur het bericht nog eerst zien.

Mocht feedback worden gegeven, kan het bericht opnieuw terug worden gezet naar fase 3.

Fase 7: eindredactie

De eindredacteur beoordeelt of de tekst goed is geschreven. Daarbij kijkt hij/zij naar spelling, zinsbouw en tekststructuur. Het bericht wordt gecheckt aan de hand van de richtlijnen van digitale toegankelijkheid. De eerder voorgestelde publicatiedatum wordt overwogen en zo nodig geactualiseerd.

Mocht feedback worden gegeven, kan het bericht opnieuw terug worden gezet naar fase 3.

Bij twijfel kan een laatste check plaatsvinden op de kernboodschap (regisseur) en/of een laatste inhoudelijke toets nodig zijn (inhoudelijke deskundige).

Stap 8: publiceren

De floormanager (uitvoeringscoördinator) plaatst de tekst online en/of op de socials. Het bericht wordt daarbij op basis van de kopstructuur stap-voor-stap overgenomen. Waar relevant worden links en tags toegevoegd. Hij/zij kiest ook het bijbehorende beeldmateriaal; vaak gaat het om stockfoto’s of beeldmateriaal van de organisatie zelf.

Rekening wordt gehouden met de vereisten van digitale toegankelijkheid, zoals tekststructuur, kleurcontrast, duidelijke benamingen aan bijlagen en afbeeldingen, leesbare hyperlinks en het openen van de link in hetzelfde tabblad.

Na plaatsing vindt meteen een visuele check plaats en worden links getest. De eindredacteur geeft waar nodig nog laatste aanwijzingen over de vorm.

Tot slot vermeldt de uitvoeringscoördinator dat het ticket administratief is afgesloten. Het ticket en de opgebouwde historie dienen te worden bewaard. Mocht actualisering nodig zijn van een geplaatste tekst, kan het ticket opnieuw worden geopend.

Eén online werkomgeving

Een redactie kan wekelijks met tientallen signalen aan de slag zijn, die elk acht redactiefases kunnen doorlopen. Een online werkomgeving (werkvolgsysteem) is dan al gauw een onmisbaar hulpmiddel. Niet alleen helpt het bij overzicht houden van het totale onderhanden werk van het team en het werk per fase. Het geeft ook op andere manieren direct inzichten:

• Hoopt het werk zich ergens op?
• Bevat de komende nieuwsbrief voldoende interessante items?
• In hoeverre is extra training nodig binnen het team?
• Rondom welke trefwoorden en tags speelt veel en kan de redactie een extra uiting organiseren?

Ook is een snel overzicht te maken over bijvoorbeeld eerder gepubliceerde berichten over een bepaald thema.

Commitment van het team

De beschreven 8 stappen zijn slechts een praktijkvoorbeeld. Bij het inrichten van een online werkomgeving is het belangrijk dat de redactie het bedrijfseigen proces als uitgangspunt neemt, met al z’n bijzonderheden. Het uitwerken van een procesplaat kan tijd vragen. Hoe logisch en vanzelfsprekend het ook lijkt, vraagt het documenteren ervan commitment van het hele team.

Het inrichten van de online werkomgeving met notificaties per gekozen fase volgt hierop. Eenmaal ingericht is het prettig om te kunnen sorteren op persoon, redactie en tags. En bij de aanpassing van de procesplaat moet het mogelijk zijn om het werkvolgsysteem makkelijk hierop aan te passen.

Behalve voor de toepassing van een contentproces leent deze online werkomgeving zich natuurlijk ook voor het gecontroleerd beantwoorden van vragen door de overheid in bijvoorbeeld een community. In dat geval is het wenselijk dat een gestelde vraag op zo’n site een automatisch startmoment vormt voor de interne afhandeling. Nog een toepassing: de inzet als kennismanagementomgeving bij het ontwikkelen van wet- en regelgeving.

Het beeld is dat het aanbod van opensource- en commerciële oplossingen voor een online werkomgeving zoals beschreven beperkt is. Voorbeelden van aanbieders zijn Drupal, WordPress en Pleio.

De voordelen

Voordelen zijn kortweg:

• Overzicht houden over signalen en onderhanden werk.
• Op elk moment verantwoording kunnen afleggen over alle ondernomen stappen.
• Tijd- en plaats onafhankelijk werken van de redactieleden.
• Kunnen terugvinden van gerelateerde berichten die eerder zijn gepubliceerd.
• Werk van individuele medewerkers kunnen beoordelen.
• Het kunnen optimaliseren van het bedrijfseigen proces: als redactieteam wil je erin slagen dat je op het juiste moment, de juiste taken door de juiste medewerkers laat uitvoeren.

Hoe ziet het redactieproces in jouw organisatie eruit? Ik hoor het graag in de comments.