3 tips om de productiviteit van je marketingteam te verhogen

Elk marketingteam krijgt er op een bepaald punt mee te maken. Onderbezetting. Wat kun je doen als het water je aan de lippen staat en je om komt in het werk? In dit artikel ga ik in op drie tips voor een hogere productiviteit. Hier kun je op zo’n moment op terugvallen.

Het was een regenachtige woensdagochtend. Ik kwam aan bij een van de kantoren van mijn klanten om hun marketingmanager te ontmoeten. Terwijl ik een poging deed mijn kletsnatte paraplu op te vouwen, zag ik dit hoopje ellende naar me toe komen. Ze had een kop koffie vast die zo sterk was, dat ik me door de geur alleen al wakkerder voelde.

‘Goedemorgen’ – mompelde ze.

‘Goedemorgen’ – antwoordde ik – ‘Wat is er aan de hand? Met alle respect, maar je ziet eruit alsof je bent gemarteld in een middeleeuwse gevangenis. ‘

‘Ja, zoiets. Ik ben overwerkt. We hebben te weinig mensen zitten op marketing. Ik heb zoveel te doen dat ik amper tijd heb om naar de wc te gaan. ‘

‘Ow, crap’ – dacht ik bij mezelf – ‘Niet weer …’

Ik zei dat ze moest ontspannen en even moest gaan zitten. ‘Laten we de situatie even bekijken. Ik weet zeker dat je niet zo gestrest hoeft te zijn en we een oplossing kunnen bedenken voor je problemen. ‘- stelde ik voor.

We spraken twee uur lang over hoe moeilijk het is om dingen gedaan te krijgen en resultaten te boeken met zulke beperkte middelen. Maar uiteindelijk was de conclusie van dit gesprek duidelijk: ze deden te veel dingen tegelijkertijd en te veel handmatig.

Na met verschillende vergelijkbare klanten te hebben gewerkt, kwam ik tot de conclusie dat zich vaak dezelfde fouten herhalen en dat veel teams te veel hooi op hun vork nemen. Op basis daarvan hebben we een plan bedacht dat waardevol is voor elk bedrijf. Hier zijn 3 bruikbare tips voor een hogere productiviteit, voor onderbezette marketing teams die verdrinken in het werk:

• 1. Bouw een schaalbare infrastructuur
• 2. Focus op klantbehoud in plaats van acquisitie
• 3. Pas het Pareto-principe toe

1. Bouw een schaalbare infrastructuur

Ik weet dat het kopen van bloemen voor je vriendin romantisch is… Maar is het efficiënt? Zou het niet beter zijn om bollen voor haar te kopen, zodat ze deze in de grond kan zetten en ze altijd bloemen heeft?

Ik hoor je zeggen: ‘Wat hebben bloemen in vredesnaam met marketing te maken!?’ Wat ik hier bedoel is dat je sommige dingen een keer op moet zetten en deze later voor je moet laten werken terwijl je het te druk hebt met andere dingen.

Hier zijn twee dingen die je kunt doen om dit mogelijk te maken:

• Marketing automation
• Templates en processen

Marketing automation

Automatiseer je dagelijkse marketingactiviteiten. Voorbeeld:

Besteed je een groot deel van je tijd aan het opnieuw volgen van mensen op Instagram of Twitter en aan contact met ze opnemen? Dat is briljant! Het is heel effectief. Maar niet altijd efficiënt… Wist je dat je dit kunt automatiseren en je leven op deze manier veel makkelijker kunt maken?

Als je veel tijd kwijt bent aan dit soort repetitieve taken, raad ik je aan om beste vrienden te worden met Zapier. Het is een service waarmee je honderden andere online apps en systemen kunt verbinden met eenvoudige triggers, filters en acties.

Moet je ervoor zorgen dat nieuwe leads van je website automatisch worden bijgewerkt in zowel uw CRM als het e-mailsysteem? Daar is een Zap voor.

Wil je elke keer dat je op Twitter wordt genoemd een rij in een Google-spreadsheet bijwerken en een bedankbericht sturen? Met Zapier heb je hier geen omkijken meer naar.

E-mailmarketing

Waar je nog meer enorm veel kunt automatiseren, is op het gebied van e-mailmarketing. In plaats van tijd te verspillen aan om de dag e-mailcampagnes versturen: denk eens aan hoe je jouw e-mailmarketing op de automatische piloot kunt zetten. Denk aan een goede e-mailflow die is gebaseerd op de customer lifecycle van jouw klanten.

Zo zorg je ervoor dat je een vloeiend lopende machine bouwt die op het juiste moment de juiste mail naar de juiste persoon stuurt. Pak een kop koffie en zie hoe de resultaten omhoogschieten. Precies zoals wij deden voor een van onze e-commerce klanten. Dit is was er gebeurde met de omzetgrafiek toen we een paar eenvoudige geautomatiseerde e-mailflows bouwden:

Zodra deze krachtige machine loopt, houd je voldoende tijd over om je te concentreren op projecten waaraan je altijd al aan wilde werken, maar nooit tijd voor had.

Dit zijn slechts twee voorbeelden van marketing automation die je kunt toepassen, maar eigenlijk is er tegenwoordig binnen elk marketingkanaal wel een mogelijkheid tot automatiseren. Ga eens bij jezelf na waar je nu het meeste tijd aan kwijt bent en zoek uit of er een mogelijkheid bestaat om te automatiseren.

Templates en processen

Templates, cheat sheets, processen, checklists… Wij growth hackers houden ervan. Voordat we ook maar iets gaan doen, checken we eerst of er een template klaar is voor gebruik of dat er een proces is dat kan worden gevolgd. Als die er niet zijn, maken we er een en delen deze met het team. Zo hoeft niemand de volgende keer het wiel opnieuw uit te vinden.

Elke keer dat we bijvoorbeeld een marketingcampagne opzetten, maken we een template voor het promotiemateriaal dat we in de toekomst weer opnieuw kunnen gebruiken. Het veranderen van afbeeldingen en tekst kost veel minder tijd en moeite dan het helemaal opnieuw ontwerpen van een advertentie. Zorg ervoor dat je alle materialen op één plek bewaart waar iedereen in je team gemakkelijk toegang tot heeft.

Bij RockBoost zijn processen heilig. Elke maand verzamelen we ons en stellen de vraag: ‘Wat is het proces dat ik zou kunnen maken om tijd te besparen voor mezelf en het hele team?’ Vervolgens identificeren we knelpunten en moeilijkheden die ons ervan weerhouden het werk op tijd af te leveren. Iedereen uit het team zegt toe ten minste één proces te maken en deze met de rest van het team te delen. We houden het bij in een sprintbord.

Je kunt je niet voorstellen hoeveel tijd dit bespaart. En we zitten niet in ‘diepe sh*t’ wanneer iemand ons team verlaat zonder de kennis door te geven aan anderen of wanneer onze collega’s op vakantie zijn. Om standaardprocessen succesvol in jouw organisatie te kunnen implementeren, zorg er dan eerst voor dat het team het belang begrijpt. Accepteer geen excuses voor het niet creëren van processen en plan elke week tijd in voor je team om zich hierop te focussen.

 En het beste is: na de implementatie zul je merken dat je minder werkt en meer gedaan krijgt. Hier zijn enkele goede boeken over dit onderwerp:

• Extreme Ownership, door Jocko Willink en Leif Babin
• Work The System, door Sam Carpenter

Hoe begin je met processen?

De belangrijkste procedure en degene die je als eerste zou moeten maken, is een onboardingsproces voor nieuwe medewerkers.

Dankzij zo’n document hoef je onze nieuwe collega’s niet uit te leggen hoe dingen werken. Het enige dat je hoeft te doen, is hen toegang geven tot het gedocumenteerde onboarding-proces. Hij of zij zal kunnen lezen over alle basisdingen die nodig zijn om zo snel mogelijk aan de slag te gaan. Vergeet niet om dit proces elke keer dat er een nieuw lid in het team komt te verbeteren. Vraag hen hierbij te helpen!

2. Focus op klantbehoud in plaats van acquisitie

Als automatisering en standaardprocessen niet genoeg zijn om het tempo bij te houden, schakel dan de overlevingsmodus in. In deze modus richt je je vooral op klantenbinding, niet op acquisitie.

Waarom? Omdat het goedkoper, sneller en dus efficiënter is. In plaats van je middelen te investeren in het verwerven en aan boord krijgen van koude leads, richt je je aandacht op degenen die je al kent – warm en klaar om te kopen (of opnieuw te kopen).

Hier zijn enkele ideeën om mee van start te gaan:

• Als je een e-commercebedrijf hebt, zorg er dan voor dat je goed gebruik maakt van up-en cross-selling.
• Identificeer jouw high-touch klanten en geef deze de beste ervaring. Neem regelmatig contact met ze op en zorg ervoor dat ze zich geliefd voelen.
• Analyseer het gedrag van terugkerende klanten en ontdek waar en wanneer het ‘aha-moment’ zich voordoet. Probeer dit gedrag vervolgens te kopiëren-plakken op de rest van het klantenbestand.
• Zorg ervoor dat elk contact met de klant persoonlijk is. Analyseer hun persoonsgegevens, hun zoekgeschiedenis, gedrag online en binnen je product en benader deze in overeenstemming daarmee.
• Verbeter de klantervaring op alle contactpunten.
• Interview een aantal van je meest loyale klanten. Waarom zijn ze zo loyaal en hebben zij opmerkingen over hun klantreis?

Wanneer je deze retentiemachine goed opzet, is de kans groot dat je verrassend veel tijd en geld bespaart. In plaats van budget te pompen in het genereren van leads die uiteindelijk één keer bij je kopen, werk je een systeem uit dat de bestaande klanten op de hoogte houdt. Door dat te doen, genereer je een mooie omzet die je opnieuw kunt investeren in nieuw personeel om u te helpen weer op weg te komen bij het werven van nieuwe klanten.

3. Pas het Pareto-principe toe

Iedereen kent wel iemand die een miljoen nieuwe ideeën per minuut heeft en op de een of andere manier moeten ze allemaal meteen worden uitgevoerd. Klinkt het als je CEO? Of ben jij deze persoon?

Mijn advies voor jou is om niet gefixeerd te raken op dit briljante idee dat je afgelopen weekend had toen je bier dronk met een vriend of vriendin. Dwing jezelf of iemand anders niet om het zo snel mogelijk te doen. Als het je niet helpt of een van de meest winstgevende kanalen verbetert, doe dan geen moeite. Tenminste niet nu. Leg het een tijdje opzij totdat er meer mensen worden aangenomen.

Kortom, focus op de 20% die voor 80% van de waarde zorgt. Het staat bekend als het Pareto-principe.

Slechts een klein deel van de acties leiden tot resultaat. Het gaat erom te focussen op wat resultaten oplevert. Wij noemen dit ‘The Hustler Mindset’. Streef bovendien niet naar perfectie, maar naar actie. Soms vergt dat creativiteit, maar iets live is beter dan niets live.

Dit principe gaat perfect samen met de law of diminishing returns. Naarmate je onder andere meer tijd en energie in iets steekt, beginnen de opbrengsten uiteindelijk te dalen:

Pareto-principe voorbeeld

Een van onze klanten besteedde 10 uur per week aan het maken van Facebook-berichten, alleen omdat ze het belangrijk vonden om een ​​regelmatig bijgewerkte tijdlijn te hebben met elke dag een paar nieuwe berichten. Niemand kon uitleggen waarom het belangrijk was, terwijl organic search ten minste 15% van hun inkomsten genereerde, zonder dat er veel aan werd gedaan. Laaghangend fruit.

Na een snelle SEO-scan werden er tientallen optimalisatiemogelijkheden gevonden. Door meer in te zetten op SEO in plaats van Facebook werd er binnen drie maanden een omzetstijging van 20% gerealiseerd. Ondertussen hebben ze posts op social media kunnen automatiseren en op deze manier hebben we de tijd die ze eraan hebben besteed teruggebracht tot slechts vier uur per week. Vanaf dat moment bleef er meer tijd over om SEO te verbeteren en betere resultaten te behalen.

Actiepunt

Hier is een actiepunt voor jou: installeer een browserextensie voor tijdregistratie en volg elke minuut dat je aan iets werkt. Zo zie je aan het eind van de week (of maand) waar jij en je team de meeste tijd aan hebben besteed. Als je ontdekt dat het meeste gaat naar een tractiekanaal dat geen significante resultaten oplevert, dan weet je wat je te doen staat.

Als het een tractiekanaal is dat van groot belang is, bedenk dan wat je moet doen om de tijd die eraan wordt besteed te verminderen. Zijn er veel handmatige taken? Is het mogelijk om het te automatiseren met Zapier? Wees creatief. Alles is mogelijk. Heb je automatisering al ingesteld? Heb je een oplossing bedacht die tijd bespaart? Schrijf het op en deel het met je team zodat iedereen dit proces kan volgen. Veel succes met het verhogen van de productiviteit!