Online events zijn nu relevant én toekomstbestendig: zo organiseer je ze

Events en congressen zijn momenteel verboden en daardoor hebben veel organisatoren ze afgezegd of verplaatst. Verschillende events waar ik aan meewerk zijn, te midden van de snelle ‘Amazonificatie’ van onze samenleving, versneld op een nieuwe trend aan het inspelen binnen de ‘Shut-In Economy’: het digitale event. Hoe ziet zo’n event eruit? Wat zijn de voor- en nadelen en hoe kun je er zelf een opzetten?

De cijfers liegen er niet om: de Nederlandse evenementenbranche ziet door corona dit jaar 3,5 miljard euro omzet verdampen en 48.000 werkplekken verdwijnen. Mogen er na 1 juni weer events georganiseerd worden? We weten het niet. Het gezaghebbende MIT schreef zelfs in een analyse:

We’re not going back to normal. Social distancing is here to stay for much more than a few weeks. It will upend our way of life, in some ways forever.

Pijnlijk, als je een jaar keihard hebt gewerkt om een event neer te zetten en daar jouw inkomen uithaalt. Ik probeer deze situatie op een positieve manier te benaderen en heb met mijn klanten vooral gekeken naar de kansen en mogelijkheden.

Digitaal wordt het nieuwe normaal

Digitale events bestaan al langer. Het meest recente Apple-event werd door 1.8 miljoen mensen live bekeken en er zijn ook al genoeg events die tienduizenden bezoekers online aantrekken om in verschillende digitale omgevingen een event te beleven: keynotes kijken, dialogen aangaan en netwerken.

Microsoft kondigde aan dat al haar interne en externe events in 2020 zelfs allemaal digitaal gaan, uiteraard ook mede door corona, maar dat dit ook de norm voor hen gaat worden. Gartner verwacht dat in 2024 nog maar een kwart van alle zakelijke events offline plaatsvindt, waar dat afgelopen jaar nog 60% was.

Van de problemen een uitdaging maken

De voordelen die ik zie en momenteel ervaar, stapelen zich op. De significantie reductie in kosten voor zaken als locatie, techniek, catering en sprekerslogistiek geeft veel ruimte. Bijvoorbeeld voor het ontwikkelen en opzetten van mooie nieuwe initiatieven, het investeren in marketing, een nog betere programmering en brede digitale verslaglegging. Uiteraard kun je niet dezelfde ticketprijzen vragen als voor een offline event, maar de marge bij een online event die overblijft is wel veel groter.

Duurzaamheid is inmiddels in de event-industrie geen wens meer, maar een must. Dit omdat het niet alleen voor millenials de grootste zorg is, maar volgens onderzoek door bedrijven en leidinggevenden ook wordt gezien als hun grootste bedreiging.

Door events digitaal te organiseren behaal je niet alleen een significante CO2-reductie, maar voorkom je bijvoorbeeld ook (plastic) afval, voedselverspilling en goodiebags waar niemand op zit te wachten. Er is nog geen onderzoek naar een mogelijke besparing of juist toename van het gas-water-energie gebruik, wat in de sector wel hoog ligt. Maar of het juist minder wordt als iedereen digitaal inlogt? Dat is nog onbekend.

De sprekers zijn zeer te spreken

Veel digitale events zien bevestigingen van goede sprekers sterk toenemen, omdat die niet meer hoeven te reizen of ergens voor langere periode fysiek aanwezig moeten zijn. Vanuit het thuiskantoor of zelfs de bank spreken ze het publiek toe. Het gaat niet om de locatie, maar hetgeen hij of zij te vertellen heeft.

Ook bezoekers genieten van deze voordelen. De vaak kostbare reis- en verblijfkosten vallen weg. En door alle digitale mogelijkheden netwerken en contentbeleving kan het event nóg beter worden beleefd en geconsumeerd. Waar en wanneer je maar wil.

Digitale goodiebags en VR sponsor-booths zijn de nieuwe norm

Partners en sponsoren van digitale events hoor ik ook steeds positiever, omdat digitaal geweldig veel interessante data-analyses te maken zijn. Meer dan bij reguliere offline events. Daarnaast zijn ze niet zomaar weggestopt in de hoek van een locatie met een stand, maar kunnen ze nu prime-time op veel manieren hun branding ten tonele laten verschijnen. Vaak door de gebruikte online platformen zelfs ook nog specifiek gericht op bepaalde typen bezoekers.

Daarnaast kun je veel bredere en betere data-analyses maken op basis van het digitale gedrag van bezoekers. Digitale goodiebags zijn niet alleen beter voor het milieu, maar zorgen voor een significant hogere conversie. En natuurlijk ook interessante data over het gebruik.

Traditionele lounges met een rollup-banner worden vervangen door Virtual Realty omgevingen zoals McDonalds creëerde met de Happy Meal-doos waar je door heen kon lopen.

Intellectuele intimiteit mist

Uitdagingen om het geheel digitaal te organiseren zijn er ook zeker. Toen ik vroeger TEDx-events organiseerde, was ik altijd in positieve zin verbaasd over het feit dat we soms duizenden mensen op de wachtlijst hadden staan om deel te nemen. De talks werden meestal binnen een week gratis online gezet, dus die kon je op je luie gemak lekker kijken waar en wanneer je dat wilde. De reden waarom iedereen braaf achter de rode loper bleef staan, hopende op een kaart? De totaalbeleving.

De emoties die je voelt als je in de zaal zit te luisteren: een droge keel, tranen in de ogen, geluk, gelach, verbazing, trots. Intellectuele intimiteit. Dat gevoel wat je met de andere bezoekers probeert te delen tijdens de sessie en in de pauze. Dat gevoel is lastig digitaal te faciliteren.

Er zijn wel start-ups die bezig zijn met het bouwen van de meest geweldige VR-omgevingen. Maar die komen nog lang niet in de buurt van de revolutionaire oplossingen die er in de VR-‘adult entertainment industry’ worden aangeboden en leiden tot allerlei bizarre resultaten.

De onverwachte kruisbestuivingen

De belangrijkste reden voor het bezoeken van een event blijft volgens vele onderzoeken en branche-organisaties netwerken. Bestaande relaties een hand schudden en nieuwe mensen leren kennen.

Ook hier ligt zeker nog een uitdaging, al liggen er al heel wat digitale oplossingen klaar. Als ik eerlijk ben, ontmoet ik de meest bijzondere mensen op events altijd bij toeval. Bijvoorbeeld in de rij bij het toilet of voor het buffet. Aan de andere kant zijn er al geweldige oplossingen om dit digitaal en zelfs nog veel effectiever mogelijk te maken.

Zo heb ik al een keer op een event gebruik gemaakt van een app die mij op basis van steekwoorden en mijn LinkedIn-profiel een ‘must meet’-lijst voorschotelde. Effectief was het helaas niet. Maar dat zal wel komen omdat ik het vooral als excuus gebruikte om op knappe mannen af te stappen met de openingszin ‘AI zegt dat we een match hebben’.

De technologie op dit vlak is echter razendsnel ontwikkeld in de afgelopen jaren. Er zijn al veel goede apps die dit soort matches realtime en op een steeds vernuftigere wijze maken. Niet alleen op het event, maar ook daarvoor al. Zodat je tijdens het event gericht kunt afspreken en niet lukraak mensen moet gaan aanspreken.

Waar is de focus?

Een laatste uitdaging die ik heb ervaren, is het houden van focus. Een gemiddeld dag-event duurt 8 uur. Dat is offline prima vol te houden met beweging tussendoor. Maar om mensen 8 uur achter een scherm scherp te houden is een uitdaging.

Aan de andere kant is het een geweldige kans om mensen gezonder uit een digitaal event te krijgen door middel van bijvoorbeeld een paar kleine workouts tussendoor. Aangezien digitale prikkels volgens onderzoek voor veel meer stimulans zorgen bij mensen om te gaan sporten, dan offline prikkels.

Jouw event in de cloud knallen

Een digitaal event is in mijn optiek iets meer dan het simpel aanbieden van een livestream. Livestreamen is hot: Facebook Live genereert 10 keer zoveel bereik als reguliere video’s en recent onderzoek laat zien dat 44% van de ondervraagden meer live-streamed events bekijken dan reguliere TV.

Ook LinkedIn heeft met Live goed op deze sterk groeiende trend ingespeeld. Maar wil je echt een digitaal event neerzetten? Dan komt er wat meer voorbereiding bij kijken om er ook écht voor te zorgen dat jouw event een succes wordt.

1. Why?

Begin met het omschrijven van een duidelijke ‘why’. Waarom organiseer je het event überhaupt? En waarom wil je het in de cloud hosten? Deze laatste vraag is in de huidige werkelijkheid wat makkelijker ingevuld, maar de eerste vraag is essentieel voor het verder uitwerken van onder andere het concept, de thematieken, de opzet van de marketing en briefing richting de sprekers.

Kijk ook goed naar wat je er zelf uit wil halen. Wat je wil bereiken. Hoe je succes meet en wanneer jezelf tevreden bent

2. Who?

Als je een bestaand event digitaal trekt, dan kun je in beginsel er vanuit gaan dat je eenzelfde doelgroep aantrekt. Maar je kunt ook goed nadenken over welke doelgroepen je misschien juist verliest? Welke je extra aantrekt, omdat de ticketprijs of bereikbaarheid ineens aantrekkelijker is? Bied je voor elk wat wils? Op welke manier laat je deze doelgroep aansluiten?

Een digitaal event vraagt verschillende andere disciplines in jouw organiserende team. Daarnaast vraagt het ook andere kennis en kunde van bijvoorbeeld een moderator. Het is voor veel events in Nederland een betrekkelijk ‘nieuw iets’, dus laat je hierin goed adviseren en ga niet zomaar zelf iets neerzetten met het risico om belangrijke elementen te vergeten.

3. How?

Wat voor format wil je gebruiken? Gewoon een webinar of livestream met Q&A of AMA? Of een panel discussie, fireside chat, demonstratie van een nieuw product, townhall, mastermind, breakout sessies of cocktail-receptie? Welke ingrediënten kies jij? Waar zit jouw publiek op te wachten en is dit organisatorisch ook haalbaar?

4. Where?

Een slechte verbinding kan roet in het eten gooien voor jouw livestream. Een goede voorbereiding is het halve werk. Dus kijk ook hier goed met een expert naar de juiste technologie en internetverbinding. Niet alleen bij jouzelf, maar test dit ook ruim van tevoren met sprekers.

5. Tools

• De socialmediakanalen Linkedin, Facebook en Twitter hebben slim ingespeeld op deze trend en hebben, zoals eerder besproken, prachtige functies om te livestreamen en een conversatie met het thuiszittende publiek op gang te brengen.
• Er zijn ook verschillende gave tools beschikbaar met nog heel veel meer praktische functies om het ook écht een digitaal event te maken. 6Connex, Hopin, vFairs en Run the World worden gebruikt om zelfs hele tradeshows te geven met digitale hallen, keynote areas, panel sessies, breakout sessies, sponsor lounges en verschillende netwerk omgevingen.
• Teooh is een soort ‘zoom-deluxe’ voor interactieve meetings tot een mannetje of 100, waarin ook prachtige content deel functies worden aangeboden.
• Miro is een geweldige gratis tool die ik graag gebruik voor ‘live note taking’.
• Whova won recent de award voor de ‘Best Event App’ en zorgt niet alleen voor een geweldige matchmaking tussen bezoekers, maar ook voor verschillende livestreaming oplossingen, integratie met vele tools als Zoom en YouTube en verschillende typen sessies als Q&A’s en virtuele meet-ups.
• De good old Slack wordt ook steeds vaker succesvol gebruikt voor digitale events. Met soms wel duizenden deelnemers die allemaal content delen, vragen stellen en netwerken.

Net als veel mensen kijk ik ernaar uit om weer op een offline festival te staan deze zomer, zonder technologie en met intimiteit zoals dat vroeger altijd ging. Maar digitale events zijn hier echt to stay en ik ben dan ook erg benieuwd naar alle mooie cloud-conferences die gaan komen.