Haal het meeste uit thuiswerken: verbeter je werkprocessen

Door de coronacrisis is je planning in de war geschopt, de omzet loopt terug en er is niets dat je ertegen kunt doen. Althans… Nu je dan toch thuis zit, kun je er maar beter het beste van maken. Mogelijk kun je je voordeel doen met deze situatie, misschien zelfs voor erna. Hoe? Door het herindelen van werkprocessen.

De coronapandemie heeft de wereld in zijn greep. Grote kans dat je dit leest vanaf de geïmproviseerde werkplek aan de keukentafel, in plaats van je vaste bureau op kantoor. Het is even wennen, nu je leidinggevende is vervangen door je jongste dochter. Misschien ben je extra productief in de rustige werkomgeving van je woonkamer, of heb je daar toch de motiverende houding van collega’s voor nodig. Hoe dan ook, dit is hét moment om dingen uit te proberen.

Breek uit de routine

Je hebt het vast wel eens gehoord: “…maar dat doen we al jáááren zo!” Het handelen uit gewoonte is een natuurlijke, energiebesparende gedraging. Maar gewoontes kunnen je ook tegenwerken, zo schrijft James Clear in de New York Times-bestseller Atomic Habits (aff.). Als een gewoonte, zowel zakelijk als privé, je tegenwerkt, wil je deze veranderen. Dit is ontzettend lastig en er is veel geduld voor nodig. Je begint met kleine aanpassingen, die pas effect hebben op de lange termijn. Clear geeft aan:

If you want better results, then forget about setting goals. Focus on your system instead.

Vastgeroeste werkprocessen

In dit artikel ga ik het hebben over gewoontes in de zakelijke sfeer. Veel werkprocessen binnen organisaties zijn zo vanzelfsprekend, dat niemand er nog over nadenkt hoe het misschien beter kan.

Een simpel voorbeeld: terwijl je even meekijkt met een collega in Word doet hij ineens iets bijzonders (bijvoorbeeld het selecteren van een volledige tekst in één keer met de sneltoets Crtl+A, terwijl je hier zelf handmatig de muis voor gebruikte). “Oh, kan dat ook zó?!” reageer je verrast en gefrustreerd tegelijk, denkend aan alle tijd die je had kunnen besparen als je dit trucje eerder kende. Later op de dag blijkt het echter verrassend moeilijk om dezelfde truc uit te voeren. “Hoe zat het nou ook alweer…” Logisch gevolg: je blijft het doen op de oude manier.

Contextverandering

Gewoontes worden grotendeels beïnvloed door je fysieke en sociale omgeving. Als collega’s de standaardprocedure volgen, zul jij daar ook niet snel van afwijken. Een verandering van de omgeving is een stimulans voor verandering van gewoontes. Grote kans dat je een andere computer gebruikt dan op kantoor, of misschien werk je zelfs op een tablet. Er is geen gezamenlijke lunch om half één en geen praatje bij het koffiezetapparaat. En de pianokruk zit toch anders dan de ergonomische bureaustoel op kantoor.

Doordat je deze en andere veranderingen merkt, word je je bewust van een aantal gewoontes. Laat deze bewustwording je helpen om je werkprocessen van een afstand te kunnen bekijken. Thuiswerken biedt een mooie kans om je routinehandelingen te ontleden en om de indeling van je werkdag opnieuw op te bouwen. Neem dan ook goed de tijd om te schakelen tussen de oude en nieuwe werkomgeving.

Nieuwe werkprocessen

Gewoontes veranderen is erg moeilijk. Soms hebben we situaties van overmacht nodig om mogelijkheden te zien. Stel je voor, je krijgt normaal gesproken elke offerte uitgeprint op je bureau zodat je je feedback met potlood kunt aangeven. Eenmaal thuis aan het werk blijkt je printer niet naar behoren te functioneren. Gedwongen om digitale aantekeningen te maken, kom je erachter hoeveel deze manier scheelt in tijd en leesbaarheid.

Een ander voorbeeld: meetings. Nu jij en je collega’s online moeten samenkomen, vergt dit een andere aanpak. Grote kans dat er nieuwe afwegingen worden gemaakt over de invulling of noodzaak van de maandagochtend-vergadering. Wellicht blijkt uit je aantal telefoontjes naar de afdelingsleider hoe hard je haar nodig hebt, of dat je eigenlijk heel goed zelfstandig werkt.

Bron voor inspiratie

Laat je inspireren door je nieuwe werkomgeving. Probeer nieuwe zitplekken uit, varieer in achtergrondgeluid, pak pen en papier of leg het juist weg. Alles is mogelijk. In de huidige situatie gaat het niet om één dagje thuis, dus je hebt de tijd om te controleren welke manier het beste werkt. Op deze manier kom je erachter welke processen vitaal zijn voor het bedrijf en welke processen wellicht anders kunnen. Eventuele aanpassingen als gevolg van het verkregen inzicht in je werkprocessen hoeven natuurlijk niet tijdelijk te zijn. Het is ontzettend interessant om juist deze veranderingen proberen te blijven gebruiken wanneer je over een tijdje weer op kantoor kunt werken. Probeer het uit, dit is het moment.

Werkprocessen monitoren op afstand

Ben je ondernemer of heb je een leidinggevende functie? Dan is niet alleen inzicht in je eigen werkprocessen van belang, ook wil je de werkzaamheden van je team kunnen monitoren. Welke resultaten hebben zij vandaag bereikt, hoe declarabel zijn ze? Wie richt zich op nieuwe business en wie houdt zich bezig met de huidige projecten? Zijn er onverwerkte aanvragen of openstaande facturen?

Het is niet ondenkbaar dat de productiviteit van je team daalt door het thuiswerken in deze situatie. Daarnaast is het door de economische impact van de coronacrisis nu belangrijker dan ooit om je cijfers op orde te hebben. Ook deze uitdaging kan voor nieuwe inspiratie zorgen, die de productiviteit van het team op lange termijn kan bevorderen.

Voor managers en leidinggevenden is de huidige situatie namelijk eveneens een kans om dingen uit te proberen. Mocht de poging om overzicht te houden je tegenvallen, dan zijn er digitale hulpmiddelen beschikbaar. Online tools als PowerBI en Google Data Studio ondersteunen bij het monitoren en aansturen van je team en hun werkzaamheden. Vergeet niet om je team om hun inbreng te vragen, zij zitten vast boordevol goede ideeën. Laat de nieuwe werkelijkheid je inspireren!

Graag hoor ik hoe het thuiswerken voor jullie uitpakt. Natuurlijk zijn overige tips altijd welkom.