De switch van fysieke trainingen naar online: uitdagingen & learnings

De goedbedoelde opmerking die ik deze dagen het meest hoor: “Dan geef je je trainingen toch gewoon online?” Spoiler alert: ik ga je als een malle enthousiasmeren om aan de slag te gaan met online trainingen, maar eerst een moment van bezinning.

Je fysieke trainingen naar een online variant vertalen of zelfs volledig digitaliseren doe je niet zomaar. En het is niet altijd de meest logische oplossing. De fysieke vorm is namelijk niet de enige reden dat het nu niet doorgaat. Maak geen overhaaste beslissingen. Neem even de tijd om na te denken.

• Heeft de beoogde afnemer van deze training er nu budget én tijd voor?
• Welke training of kennis is nu geschikt voor een online variant? Wat willen mensen juist nu oppakken?
• Weegt de investering op tegen de potentiële afname?

Een fancy digitale tool is in ieder geval niet dé oplossing.

Slides en video’s streamen is nog eenvoudig. Opdrachten maken ook, het vereist wat meer creativiteit en variatie. Interactie met je deelnemers wordt een uitdaging. En Interactie tussen je deelnemers onderling is bijna onmogelijk.

Uitdagingen bij het digitaliseren van een fysieke training

Zo zie ik nog een paar belangrijke uitdagingen:

👉 Geef je normaal trainingen van een hele dag? Deelnemers kun je in een fysieke ruimte prima een dag lang betrokken houden. Niemand houdt echter een digitale les van 6 tot 8 uur vol. Deelnemers niet én teachers niet.

👉 Digitale omgevingen met video en audio zijn voor veel deelnemers onwennig. Dat gaat ten koste van hun betrokkenheid en daarmee hun resultaat.

👉 Je wandelt tijdens opdrachten niet even rond voor individuele hulp op fluisterstand. Maar met tien deelnemers wil je ook niet eenieders opdrachten ‘klassikaal’ bespreken, dat verhoogt het afhaak-risico.

Je hebt een mindshift nodig

Deelnemers zitten niet naast elkaar in een workshop ruimte gericht op jou en het beeld achter je. Elke deelnemer zit thuis aan een tafel voor een scherm. Er is geen momentje bij het koffie-apparaat, geen contact met ‘de buur’ tijdens opdrachten en lunchen doet iedereen in zijn eigen omgeving.

Dat is echt anders. Zoals Amerikaanse collega’s het zo mooi zeggen:

You have to flip the classroom.

Never ever wil ik je demotiveren om online te gaan trainen. Wel wilde ik je even pauzeren in je enthousiaste run richting fancy tools met je creditcard in de aanslag. Want hey, er zijn legio voordelen! De leukste:

• In een digitale chat-omgeving krijg je niet alleen meer vragen, maar zijn de vragen diepgaander en beter. Why? Omdat niemand met een ‘domme vraag’ meeluistert. Vooral als je werkt met een-op-een breakout rooms*.
• Deelnemers zijn comfortabeler in hun eigen omgeving. En fitter omdat ze niet hoeven te reizen. En daarmee actiever en betrokkener.
• Een online versie van je fysieke training is een mooi eerste stap naar een volledig online en daarmee schaalbare training. High five!
• Je hoeft je maar voor de (bovenste) helft aan te kleden en iedereen kan lekker op z’n sloffen deelnemen. 👇

* Breakout rooms zijn extra digitale rooms in dezelfde omgeving waar je via een link naartoe gaat. Iedereen kan switchen tussen een breakout room en de training room. Breakout rooms kun je inzetten voor werken in groepjes of een-op-eenmeetings.

Elke training kun je uitkleden tot drie elementen

Een training kun je splitsen in drie elementen:

1. Kennisoverdracht. Denk aan slides, video’s, verhalen, voorbeelden en dansjes. Jij vertelt, deelnemers luisteren en noteren.
2. Toepassen van de nieuwe kennis. Opdrachten dus. Denk aan oefeningen, analyses, research, quizzen, puzzels… De deelnemers zijn aan het werk, jij helpt.
3. Interactie. Denk aan: vragen beantwoorden, discussie, reflectie. Jij faciliteert, deelnemers interacteren.

En hier zie ik eigenlijk de mooiste kans: als je bovenstaande elementen stapsgewijs digitaliseert, creëer je een mooie stap naar een volledig digitale workshop. Denk: tienduizend deelnemers in plaats van tien. Ja toch?

Ik heb redelijk wat eigen ervaring, vele Amerikaanse voorbeelden bestudeerd (die altijd weer vooroplopen) en alle learnings en tips voor verzameld. Zo kun je goed voorbereid jouw fysieke training omtoveren naar online.

Het is een goed begin en ik nodig je uit om aan te vullen met jouw relevante learnings en tips, graag zelfs! Dan beloof ik dit artikel steeds te updaten en helpen we samen collega-trainers en docenten.

Oké, here we go: hoe vertaal je een fysieke training naar een online variant? De eerste learnings, tips & trics.

Voorbereiding van je online training

➊ Breek een dagtraining in minimaal twee delen. Digitale focus is pittig. Deelnemers kunnen tussen de 2 dagdelen door nieuwe kennis even laten landen en werken aan een opdracht die tijd kost.

➋ Waarom zou je de slides live presenteren? Neem de kennis van tevoren op, kijk samen naar de video en start dan interactie. Er is geen verschil, behalve dat je niet onderbroken wordt. En je kunt de video hergebruiken!

➌ Maak je kennisvideo’s niet langer dan steeds 10 tot maximaal 15 minuten.

➍ Creëer breakout rooms voor opdrachten, waar je tijdens de opdracht ‘langsgaat’. Je voorkomt dat mensen individueel afhaken, en creëert onderling overleg.

➎ Zorg voor een chatfunctie. Stel tijdens je presentatie vragen of polls waar deelnemers simpel op kunnen antwoorden in de chat. Daar kun je weer op reageren.

➏ Maak opdrachten divers: niet alleen ‘en nu jij’. Denk ook aan:

• Optimaliseer deze post
• Schrijf een betere call-to-action
• Geef feedback
• Stem op deze stelling met een emoji
• Geef je antwoord op deze vraag in de chat.

➐ Bereid worksheets, cheatsheets in instructievideo’s voor die je deelt meet de deelnemers voor het uitvoeren van de opdrachten.

➑ Verwerk functies van de online omgeving in je opdrachten. Zoals een poll.

➒ Las meer pauzes in. In één dagdeel bijvoorbeeld twee keer 15 minuten chill-time. En doe je toch een hele dag, dan minimaal een uur voor de lunch-break. Geef mensen vooral nu de ruimte om thuis- of werkbrandjes tussendoor op te lossen.

Tijdens je online training

➊ Net als bij fysieke trainingen: wees er te vroeg en vertrek als laatste.

➋ Verwelkom iedereen persoonlijk, creëer zoveel mogelijk een groep. Stel een openingsvraag in relatie tot de leerdoelen van de training, dan went iedereen aan spreken en in beeld zijn.

➌ Maak duidelijke afspraken. Een paar voorbeelden:

• Culture of Quiet – mute als je achtergrondgeluiden hebt en no chit chat, alleen vragen.
• Deelnemers praten niet door de kennisvideo heen, maar stellen vragen alvast in de chat.
• Jij praat niet tijdens het maken van opdrachten. Als jij praat, schiet iedereen in luistermodus.
• Loop niet zomaar weg, laat in de chat weten wanneer je terugkomt.
• Laat weten wanneer en hoe lang de pauzes zijn.

➍ Oefen samen de techniek: muten en unmuten, chatten, emoji’s, breakout rooms betreden en verlaten, et cetera.

➎ Interactie aanjagen na een kennis-module is moeilijker online. Stel geen vragen als ‘Wat vinden jullie?’ of ‘Geef eens feedback op wat je gezien hebt’. Kader je vragen: ‘Bedenk drie verschillende call-to-actions bij dit voorbeeld en post ze in de chat. Je hebt vijf minuten de tijd. Ik ben stil als jullie aan het werk zijn, maar antwoord op vragen via de chat.’

➏ Na elke opdracht licht je één deelnemer uit op de hot seat en iedereen geeft feedback, niet alleen jij. Bespreek niet iedereens opdracht in de groep. Dat kost te veel tijd en is een afhaakrisico. De rest van de opdrachten behandel je in de chatroom, via e-mail of in een Facebook-groep.

➐ Houd het energieniveau hoog. Ga staan, geef structuur, vermijd lange discussies en opdrachten en talks. Ik vind energizers heel stom, maar digitale energizers … daar kan ik me wel wat bij voorstellen.

➑ Have fun. Really.

Algemene tips bij het geven van een online training

Tot slot nog een paar extra praktische tips die ik verder nergens kwijt kon.

• Voor je online training wil je een videomeetingtool waar iedereen kan deelnemen met minimaal video, audio, chat en schermdeling. Bij Frankwatching gebruiken we Whereby. Voor mijn eigen Kimpact trainingen gebruik ik Zoom. Er zijn legio artikelen te vinden over tools.
• Zorg voor een steengoede stabiele internetverbinding. 🙂
• Gebruik een goede webcam, goed licht licht en goede audio. Expert Pelpina Trip kan je daar meer over vertellen.
• Werk je met post-its tijdens je opdrachten? Probeer Note.ly.
• Een online training is niet goedkoper. Het resultaat is namelijk hetzelfde en deelnemers besparen op reistijd en -kosten. Mijn advies: try-out: halve prijs, bij succes: normale prijs.

Good luck, stay healthy en niet vergeten: ik kijk uit naar jouw aanvullende learnings en tips. Dan helpen we samen alle collega-trainers en docenten. ❤️