Waarom een website-briefing niet langer op één A4’tje kan

Nieuwe website nodig? Om je wensen en eisen duidelijk te maken aan potentiële internetbureaus, stel je een website-briefing op. Nog niet zo lang geleden werd je aangemoedigd om dat document vooral zo kort mogelijk te houden. Met het tweede decennium van deze eeuw voor de deur, vragen website-briefings om een andere aanpak.

Waarom ook alweer een website-briefing?

Vanuit de opdrachtgever bekeken dient de website-briefing verschillende doelen. Allereerst schept zo’n document interne helderheid. Voordat je iets op papier zet, moeten alle neuzen dezelfde kant op staan. Dat betekent trouwens niet dat een website-briefing een onwrikbaar plan presenteert. In een dynamische wereld zijn wijzigingen onvermijdelijk. Een website-briefing is er om een stevige fundering te leggen voor de uiteindelijke overeenkomst, die in details kan verschillen.

De opdrachtgever bereikt ook iets anders met een website-briefing: door alle webbureaus van dezelfde informatie te voorzien, is het makkelijker om de voorstellen van deze bureaus te vergelijken.

Voor het internetbureau is het prettig om te weten dat dezelfde briefing (en geen aangepaste versie) naar andere bureaus is gegaan. Het creëert een level playing field waarop alle spelers dezelfde kansen hebben om te scoren.

Tot slot geeft de briefing het bureau een eerste indicatie van hoe een samenwerking met deze opdrachtgever zou verlopen. Het laat zien hoe reëel de ambities en de eisen van de opdrachtgever zijn en in welke mate er ruimte is in de planning en budget.

Wanneer je wel of geen website-briefing schrijft

Een website-briefing helpt jou en het internetbureau om een project in goede banen te leiden. Aan het budget valt vaak al af te lezen hoe groot zo’n project is. Een eenvoudige themawebsite vereist over het algemeen minder functionaliteiten dan een bedrijfskritische website met koppelingen waar een multidisciplinair team aan werkt. Als vuistregel hanteren wij: bij een budget van € 10.000,– of meer is een website-briefing aanbevolen.

Schrijven is schrappen, maar…

Zo’n vijf jaar geleden bestond nog het idee dat zo’n projectplan het liefst bondig moest zijn. Als de briefing op één A4’tje past, geweldig! (Dat er een bijlage van meerdere pagina’s nodig was om de punten op dat A4’tje toe te lichten, werd tussen neus en lippen vermeld.) Eventuele onduidelijkheden zouden tijdens een persoonlijk gesprek worden opgehelderd.

Het streven om gedachten kort en krachtig op papier te krijgen, is nobel. We kennen het uit de wereld van het recruitment: probeer je cv op één kantje te printen. Of het ondernemerschap, waarin je wordt uitgedaagd om je bedrijfsplan op één A4 te zetten. Schrijven is schrappen, en informatie tot de kern destilleren is een ware kunst. Maar zelfs als jij zo’n kunstenaar bent, is de kans miniem dat jij jouw website-briefing dusdanig kunt inkorten. Daarnaast is het de vraag of je dat wel moet willen.

Je briefing verdient beter

Anno 2020 hoef je jezelf niet meer te pijnigen om die website-briefing tot het minimum te reduceren. Want uiteindelijk roept zo’n abstract meer vragen op dan dat het beantwoordt. Eén van de doelen is internetbureaus met elkaar vergelijken en dat is stukken lastiger als elk bureau een ander beeld bij jouw wensen heeft.

Zo’n belangrijk project als een nieuwe website verdient simpelweg beter. Een goede briefing bestaat uit veel onderdelen waarop je geen concessies wil doen.

Structuur van een complete website-briefing

Een internetbureau doet niets liever dan websites bouwen. De basis daarvoor is een website waarin de opdrachtgever zich helemaal kan vinden: qua design, structuur, user experience (UX), functies en ga zo maar door. De website-briefing is bedoeld om de verwachtingen op dat gebied uit te spreken.

Het is daarom beter om een briefing te schrijven die overcompleet is, dan een briefing die het webbureau op verschillende manieren kan interpreteren. Betekent dit dat je een essay van 25 kantjes moet schrijven? Zeker niet! 5 tot maximaal 10 pagina’s moet voldoende zijn.

Vanuit het perspectief van het internetbureau zijn de volgende hoofdstukken wat ons betreft onmisbaar in een goede website-briefing.

1. Bedrijfsinformatie

Een briefing begint met informatie over jouw bedrijf of instelling. Je vertelt heel kort over de geschiedenis van de organisatie en de missie. Je laat het internetbureau kennismaken met jullie aanbod van diensten en/of producten en deelt jullie toekomstvisie. Aan het einde van deze inleiding, die je voor de overzichtelijkheid in losse paragrafen opdeelt, maak je de koppeling met de nieuwe website: wat wordt de taak daarvan en wat zijn de doelstellingen? Wanneer is de nieuwe website voor de organisatie een succes?

2. Uitgangspunten

In dit gedeelte van de website-briefing leg je de ‘spelregels’ uit, de basisvoorwaarden voor het project. Daarbij kun je denken als de laadsnelheid, SEO en eenvoudig beheer. Dit is ook het hoofdstuk waarin je jouw ideeën over het webdesign kwijt kunt. Het helpt als het niet alleen bij vage termen als ‘fris’ en ‘modern’ blijft, maar je ook voorbeelden geeft van websites die je aanspreken (en uitlegt waarom).

3. Technische vereisten

Welke harde, technische vereisten zijn er? Gaat het bijvoorbeeld om één website of om een heel netwerk? Zijn er vertalingen nodig? Aan welk toegankelijkheidsniveau (WCAG) voor mensen met een beperking wil je voldoen? Wil je de website koppelen aan één van jullie systemen – bijvoorbeeld het CRM?

4. Planning

Zodra je bij dit punt aankomt, heb je (als het goed is) al lang een A4’tje gevuld. In het hoofdstuk over de planning laat je weten welke mijlpalen er zijn en welke deadlines je daarvoor in gedachten hebt. De eerste mijlpaal is uiteraard de selectie van het bureau en de allerlaatste stap uit het lijstje is het ‘live’ gaan. Het is voor het bureau overigens prettig als je laat zien dat er enige speling in de planning zit. Wellicht ben je een stap vergeten?

5. Budget

Belangrijk voor een internetbureau is een indicatie van het budget dat voorhanden is. Een krap budget kan ervoor zorgen dat niet al je wensen in één keer verwerkt kunnen worden. Je zult dan samen met de webbouwer keuzes moet maken. Een ruim budget biedt mogelijkheden wat betreft extra diensten zoals online marketing en doorontwikkeling. In de wereld van internetbureaus is de keuze reuze. Een budgetindicatie helpt daarmee ook de adviesrichting van de oplossing bepalen.

6. Presentatie

Je moet een website-briefing zien als een soort van aanbesteding: je nodigt bepaalde partijen uit om een offerte uit te brengen. Maar het gaat heus niet alleen om de prijs. Je vraagt webbureaus om een presentatie te geven waarmee je hen beter leert kennen, ziet in hoeverre ze ervaring met soortgelijke projecten hebben, hoort wat hun visie op jullie briefing is, en voelt of het ‘klikt’. In dit hoofdstuk van je briefing laat je weten wanneer en waar je die presentatie wenst, hoe lang deze dient te duren en welke personen van jouw organisatie aanwezig zullen zijn.

Hoe langer, hoe beter?

Door bovenstaande punten in een briefing te verwerken, kun je zomaar op 5-10 pagina’s uitkomen. En dat is helemaal niet erg, zolang de structuur maar duidelijk is en het bureau toestaat om snel van het ene onderdeel naar het andere te ‘springen’ bij de voorbereiding van de presentatie.

Dat je een onbekende niet wil vermoeien met een document van 40 pagina’s, mag duidelijk zijn. Maar aan de andere kant heeft een serieus internetbureau echt wel het geduld om zich in een al even serieuze website-briefing te verdiepen.

Hoe ervaar jij het schrijven of ontvangen van website-briefings? Geef je mening, of stel een vraag, via de reacties hieronder.