Zo stel je een persprotocol op. Short & simple!

“Oh maar die vraag kan ik toch ook gewoon zelf beantwoorden?”, is een zin die je als woordvoerder liever niet van een collega hoort als hij een journalist aan de lijn heeft. Natuurlijk kan jouw collega gepassioneerd vertellen over jullie product of dienst. Maar een journalist te woord staan is een ander vak. Een verkeerde soundbite en jij bent alsnog het bokje, om het recht te praten welteverstaan. Daarom wil je een persprotocol hebben.

Ooit werkte ik bij de Koninklijke Porceleyne Fles, een fabrikant gespecialiseerd in Delfts blauw aardewerk. Dit trekt veel toeristen uit onder andere Amerika en Japan. Die toeristen konden ook zelf aan de slag om een Delfts blauw tegeltje te schilderen en deze werd dan na het afbakken verscheept naar Japan of Amerika. Lang intro maar even nodig om het beeld te schetsen. Mijn collega daar werd geïnterviewd door een krant over die tegelworkshop. De journalist vroeg wie beter konden schilderen, de Japanners of de Amerikanen? “Duh, de Japanners natuurlijk”, zei mijn collega. De dag erop stond op de voorpagina (komkommertijd) met dikke letters “Amerikanen kunnen niet schilderen!” Er ging niemand dood maar handig voor de zaken was het niet.

De pers zoekt een verhaal

Een journalist zoekt een verhaal en dan het liefst nog een smeuïg verhaal. Die Amerikanen liggen nu nog te wenen in hun bedje dat ze het schildertechnisch afleggen tegen de Japanners en dat was niet de bedoeling van mijn collega. Ze wilde juist schetsen dat Japanners een prachtig alfabet hebben en door die technieken nu eenmaal beter in staat zijn om te priegelen op zo’n tegeltje – maar dat verkoopt geen krant.

Dus beste mensen, als je iets moet regelen dit jaar, regel dan een persprotocol. Ik bedoel geen dik boekwerk geschreven door een externe die daar drie maanden voor nodig heeft. Nee, een persprotocol kan ook in twee A4’tjes en die schrijf je in een handomdraai. Dit geldt ook voor bedrijven waar geen woordvoerder aanwezig is. Juist dan is het nog belangrijker om hier goed over na te denken. Volg dan vooral de stappen hieronder en sluit af met het aanwijzen van een woordvoerder. Het is een prachtvak, maar kan in veel gevallen (lees midden- en kleine bedrijven) ook als extra taak worden uitgevoerd naast je reguliere baan.

Wat moet er in een persprotocol staan?

Neem een uurtje de tijd om met een of meerdere collega’s te brainstormen over wat er vooral in moet komen te staan. En nogmaals, maak het niet te moeilijk.

Wie is de woordvoerder?

Start met wie de woordvoerder(s) in jullie bedrijf is of zijn. Zorg voor een achtervang bij ziekte en vakantie, en benoem ook die achtervanger.

Wie is de pers?

Omschrijf de pers. Wie zijn het? Benoem de verschillende pers-soorten waar je mogelijk mee te maken kunt krijgen. Denk aan bijvoorbeeld aan de krant (ook het lokale sufferdje), radio, televisie of een onlinemedium.

Mogelijkheden

Som alle mogelijkheden van contact met de pers op.

Hoe gaan je collega’s om met de pers?

Schrijf dat ze (je collega’s) nooit antwoord mogen geven op inhoudelijke vragen. Benadruk het volgende: ook al weten ze het antwoord op de vraag, ze mogen het NIET zeggen.

Doorverbinden

Heeft je collega een journalist aan de lijn, zorg dat hij hem doorverbindt aan jou of je collega. Bij afwezigheid laat ze het nummer noteren met het verzoek of jij ze later kunt terugbellen.

Media-uitingen

Zet op papier dat alle media-uitingen langs jou moeten. Dan gaat het om alles wat gecommuniceerd wordt naar buiten. Een interview, een post op social media, een vermelding op een website van een leverancier… Dus overal waar je de naam noemt van je bedrijf. Zo weet jij van de hoed en de rand en word je niet verrast. Het is per slot van rekening jouw taak om alle negatieve mogelijkheden van aandacht te elimineren.

Telefoonnummer

Zorg dat je telefoonnummer in het document staat!

Andere aandachtspunten

• Check elk jaar of de tekst nog klopt. Veroudering in documenten is killing.
• Vermijd vakjargon, je hoeft geen indruk te maken op je collega’s.

Het persprotocol naar je collega’s

Dan heb je een prachtig persprotocol voor je snufferd liggen en dan? Hoe zorg je ervoor dat je collega’s lezen hoe het nu zit met die pers en het niet antwoorden? Je kunt beginnen om het protocol op het intranet te zetten. Als dat er niet is, mail het document naar iedereen. Print het uit, dubbelzijdig dan hé, plastificeer die handel en deel het uit aan je receptionist of front office. Desnoods sluit je aan bij vergaderingen van je collega’s en leg ze daar persoonlijk uit wat er in het stuk staat.

Vertel (en schrijf) het zo helder dat als jij je collega’s in het midden van de nacht belt, ze moeiteloos kunnen opdreunen wat er in het stuk staat en vooral wie er in jullie bedrijf verantwoordelijk voor is. Dan is je persmissie wat mij betreft helemaal geslaagd.