Afrekenen met drukte? Ga eens op werkdieet

De meesten van ons hebben een vak geleerd en worden daar al doende steeds beter in. Tegelijkertijd zijn er delen van je werk die je minder professioneel doet: een dag indelen, je takenlijst opstellen en afwerken, beschikbaar zijn voor anderen, slapen, eten en drinken. Veel van die dingen doe je op automatische piloot. Totdat het niet meer werkt en je gedwongen wordt je te verdiepen in die gebieden. Ga eens experimenteren! Vind uit wat voor jou nodig is om beter te werken, meer energie te hebben en gelukkiger te zijn met wat je doet en hoe je dat doet.

Wat is kenniswerk en hoe word je er goed in?

In de inleiding van Elke werkdag een topdag. Reken af met je drukte en doe wat er echt toe doet (aff.) vraagt Mirjam Wiersma: “Wie heeft je leren werken?” Je hebt van alles geleerd in je leven, maar hoe werk werkt hoort daar zelden bij. De meesten van ons hebben de vrijheid zelf een dag in te delen, taken en projecten te organiseren, vergaderingen te doen, e-mail te verwerken. En de meesten van ons doen dat gewoon. Misschien heb je een keer een tip gehad over e-mails verwerken. Maar doorgaans doe je je werk zonder al te veel stil te staan bij hoe werk werkt. Of nog beter: hoe jij het best werkt.

Als je besluit dat je van werk werk gaat maken, dan is het nog niet zo makkelijk om de juiste stappen daartoe te vinden. Wat helpt? Staand werken, middenin taken stoppen, geen koffie? Of optimale productietijdstippen inzetten, een smartphone-dieet, koud douchen, niet snoozen, taken concreet maken en je takenlijst gelaagd?

Er is geen officiële almanak van kenniswerk. Kenniswerk is geen beschermd beroep met een vastgestelde opleiding met eindtermen. Sterker nog, het lijkt wel of niemand precies weet wat dat kenniswerk is, dat naar schatting vijf miljoen Nederlanders doen. Dus hoe word je daar dan heel goed in? 

Wiersma besloot een jaar lang een hele reeks experimenten te doen om uit te vinden wat nu wel en niet werkt. Uit dat jaar is een tienweken-programma voortgekomen dat het boek is geworden.

De kracht van diëten

Iedereen die wel eens een dieet heeft gevolgd zal een verbetering gemerkt hebben. Los van de geboden en principes van je dieet werd je gedwongen bewuster te kijken naar iets wat tot dan toe vrij automatisch ging, namelijk eten. Door bewuster te kijken naar je eten, boek je al direct een vooruitgang. Het maakt daarvoor niet eens uit wat je precieze dieet is. Eetmomenten bepalen, vaststellen wat je wel en niet in welke hoeveelheden wanneer eet, helpt.

Het experiment van Wiersma heeft een vergelijkbare insteek: er zijn zoveel productiviteitstips en -inzichten die allen met elkaar overeenkomstig hebben dat je bewuster kijkt naar hoe je je werk doet. Automatismen trek je in twijfel en bewust gedrag neemt daar de plaats van in. Dat is, los van wat je meer gaat doen, al winst.

Tien weken experimenteren

In het tienweken-programma laat Wiersma zien hoe je met beproefde methoden aan de slag kunt gaan en hoe je van een aantal aangeleerde verbetering tot gewoonten kunt komen. Daarmee bevat het boek een catalogus aan productiviteitsadviezen:

• De concrete workflow-verbeteringen van Getting Things Done (GTD). Wiersma loopt wat van de best practices door die kenniswerkers helpen om meer controle en overzicht over hun verplichtingen te krijgen. Zoals het vastleggen van alle potentiële acties, het concretiseren van acties die je ook echt wil doen, ruimte in je agenda houden voor reflectiemomenten en onderhoud aan je lijsten
• Technieken om meer focus te ervaren door meditatie en ademhalingsoefeningen. Met een korte oefening, waarin je bewust ademt, kun je jouw focus hervinden als je onrustig en afgeleid bent
• Technieken om tot lef en creativiteit te komen. Door bijvoorbeeld drie dingen te doen die je eigenlijk niet durft. Zoals: loop eens een organisatie binnen waar je niemand kent en maak met iemand die iets voor je kan betekenen een koffie- of lunchafspraak. De beroemde psychiater Albert Ellis (auteur van How To Stubbornly Refuse To Make Yourself Miserable About Anything-yes, Anything!) had het metro-experiment. Om te illustreren dat je waarschijnlijk te veel aanneemt dat anderen een mening over je zullen hebben als je iets probeert, gaf hij een cliënt de opdracht de metro in te gaan en luid elke volgende halte om te roepen. Je kunt je voorstellen dat iedereen er tegen op ziet en het lastig vindt. Maar iedereen die het deed was verrast over hoe weinig het mensen kon schelen. Een enkeling kijkt op en gaat daarna weer verder met zijn eigen zaken. Het zijn manieren om te merken dat je jouw aannames over wat anderen normaal of vreemd zullen vinden af en toe moet testen.
• Verbetering van je werktechnieken. Je kunt bijvoorbeeld sneller leren lezen of je geheugen beter gebruiken. Een snelle entree in deze wereld is het door Wiersma aangehaalde Lezen, weten en niet vergeten van Mark Tigchelaar. Gebruik bijvoorbeeld bij het lezen een pen en beweeg die onder de zin die je leest. Voer nu geleidelijk de snelheid op ook al denk je dat je zo snel niet zult kunnen lezen. Lees een poos op deze hoge snelheid en ervaar hoeveel goed je gelezen hebt.

In het slotwoord lees je welke veranderingen bestendig bleken en wat het meest opgeleverd heeft. Belangrijke conclusie daarin is dat een strakkere planning helpt, zeker als je er af en toe bewust voor kiest je er niet aan te houden en spontaan gaat hardlopen. Een bewuste keuze maken nadat je overzicht hebt gekregen over wat je wil doen, is een wezenlijk andere keuze dan impulsief gaan hardlopen en half in gedachten bezig blijven met de taken die je ook nog moet doen.

Lees het slotwoord vooral voor je de rest leest. Het geeft een mooie kijkwijzer op de experimenten en bevindingen in het boek.

“We overschatten het inzicht in eigen gedrag”

Voor iedereen die zijn werk naar eer en geweten doet, maar niet systematisch naar verbeteringen zoekt, is het boek handig. Ook als je een bepaald deel op orde hebt, dan zijn er onderdelen die je wellicht minder doordacht hebt, zoals slaapgewoonten, voeding of met lef werken.

De breedte van de experimenten maakt het interessant om juist een gebied te kiezen dat je doorgaans niet zo snel op zou pakken. Een boek over lef en creativiteit zou ik minder snel kopen. Maar het als één van de weekexperimenten lezen, is wel weer aantrekkelijk.

Door de tips in het boek te gaan doen, ontdek je vanzelf wat voor jou wel en niet werkt. En er is voortdurend de vraag aan jou hoe je het omzet naar gewoonten en hoe je de verbetering duurzaam maakt. Of dat het toch niks voor jou is (koud douchen!)

Sta bewust stil bij hoe je je werk doet. Het op routines en gewoonten inrichten van je werkdag laat allerlei beproefde methoden ongebruikt.

De gewoonte die je uit de Getting Things Done-gereedschapskist eraan toe zou kunnen voegen, is elke week een kort reflectiemoment inbouwen om na te gaan hoe je werkdagen gaan en waar verbeteringen nodig zijn. Zo doe je niet alleen enkele weken experimenten, maar zoek je week-in-week-uit naar verbeteringen.

Waar begin je? De bottleneck!

Het is opvallend hoe breed de wereld van productiviteit is en hoeveel kanten je op kunt met experimenten en verbeteroefeningen. Je kunt je energieker voelen door goed te slapen, gerichter werken door concretere taken op je takenlijst en ervaren dat je grenzen kunt verleggen door iets te doen dat je niet durft. Nadeel is dat er geen recept of stappenplan is dat aansluit bij die zaken die voor jou de snelste verbetering zullen brengen.

Waar begin je dan? Een beginpunt kan de vraag zijn wat in jouw werk en leven bottlenecks zijn. Wat zijn die zaken die de rode draad zijn in jouw mindere dagen? En wat doe je juist goed in je topdagen? Geef jezelf een rapportcijfer voor hoe productief je was en onderzoek wat je naar de voldoende brengt en wat je naar de onvoldoende brengt. Vraag jezelf vervolgens een aantal malen af waarom dat probleem bestaat. Waarom heb je een te lange takenlijst? Omdat je te veel rollen hebt. Waarom heb je te veel rollen? Omdat je veel werk van anderen krijgt? Waarom krijg je veel werk van anderen? Omdat je ‘nee’ zeggen lastig vindt.

Door aan de belangrijkste bottlenecks te werken, behaal je al snel winst. Sterker nog, verbeteringen die niet de bottlenecks aanpassen zijn geen echte verbeteringen. Oftewel: werk met de theorie van de beperking.

Over het boek

Titel: Elke werkdag een topdag – Reken af met je drukte en doe wat er echt toe doet
Auteur: Mirjam Wiersma
Uitgever: Haystack
Jaar: 2019
EAN: 9789461263308
Mediatype: Boek, 254 bladzijdes
Prijs: € 23,50
Bestellen: via Managementboek (aff.)