Hoe introduceer je een contentkalender in je organisatie? [download het template]

Met veel mensen tegelijkertijd aan je content(strategie) werken, dat kan onoverzichtelijk worden. Hoe introduceer je een contentkalender? Wat moet daarin staan? En hoe krijg je je collega’s zo ver dat ze ermee gaan werken? In dit artikel geeft contentstrateeg John Verhoeven antwoorden op brandende vragen.

Q

Ik werk voor een organisatie die dagelijks veel en diverse content maakt voor een grote groep externe lezers. Het plannen en bijhouden van de content is een probleem. Na lang speuren naar allerlei tools (Trello? Iets anders?) toch besloten om in spreadsheets te werken, omdat dat beter in onze organisatie past. Maar het kan al snel onoverzichtelijk en ingewikkeld worden, zeker als je met meer mensen tegelijk erin werkt. En het is tóch weer een spreadsheet erbij… Dus m’n vraag: hoe introduceer je een contentkalender in je organisatie? En hoe krijg je vervolgens je collega’s mee om er ook mee te werken?

A

Het goed organiseren van je content is een van de hoekstenen van je strategie. Dat hoef ik jou niet te vertellen. Je wil niet hap-snap werken, ad hoc dingen bedenken, of alleen maar reageren op wat anderen van je willen. Een kalender is nodig om overzicht te geven van:

• wat er zoal bedacht en uitgevoerd wordt,
• wie verantwoordelijk is voor wat, en
• hoe de content wordt uitgesmeerd over het hele jaar.

In mijn benadering is een kalender ook een tool waarmee je bijhoudt welke soorten content je maakt, op welke kanalen en voor wie. Ook de wijze van aanpak, de variatie van invalshoeken, en andere inhoudelijke afwegingen moeten daarin een plek krijgen. Ik denk dan vooral aan de pijlers die je hebt ontwikkeld om je content zo interessant mogelijk te maken voor al je publieksgroepen.

Contentkalender [nu versie 2023 beschikbaar!]

Bij mijn boek Het Wat en Hoe van Contentstrategie heb ik daarom ook een kalendertool ontwikkeld die precies dit probeert te doen.

Dit is een op Excel gebaseerde template waarin je de bekende dingen vermeldt als publicatiedatum, onderwerp, kanaal en de naam van de maker. Maar er is ook ruimte voor het aanvinken van de inhoudelijke pijler die je met dit stuk content wil bestrijken. En daarnaast kun je aanvinken voor welke publieksgroep het bedoeld is, voor welk het kanaal, en de vraag of je er wel of geen interactie mee nastreeft. En zo ja, wie gaat die interactie dan handen en voeten geven? Dit hoeft natuurlijk niet degene te zijn die het stukje content heeft gemaakt. Het aangaan van interactie is een specialisme dat ik specifiek bij een of meerdere teamleden zou neerleggen. Je wil het niet overlaten aan het toeval.

Zo zijn er een heleboel afwegingen die je per stukje content kunt maken. Dit Content Canvas is geen dwingend format – je mag dingen overslaan of gewoon blanco laten. Het prikkelt je wel om steeds na te denken over de vraag of je wel voldoende variatie in je content aanbrengt, zowel inhoudelijk als qua vorm en kanaal. Of je wel alle publieksgroepen bestrijkt die je hebt afgebakend. En of je wel een goede balans vindt tussen de verschillende pijlers die samen jouw contentstrategie vullen.

Bewust kiezen en bijsturen

Een andere niet te onderschatten eigenschap van een goede kalendertool is de mogelijkheid om jouw keuzes en beslissingen letterlijk ‘te laten zien’ aan je hele team en aan je collega’s van andere afdelingen. Ik zou wekelijks nieuwe prints maken van de kalender, per maand geordend, en die ophangen op een groot planbord in je werkruimte of de hoek van de kantoortuin waar jouw team zit. Zo’n printje op het prikbord geeft jou en je team een globaal snel overzicht van de verdeling van de content over de pijlers. Je ziet bovendien in een oogopslag welke perioden al ‘vol’ zitten en welke weken nog ruimte hebben. Omdat elke pijler in mijn kalender zijn eigen kleur heeft, zie je in een oogopslag hoe de pijlers je contentschema inkleuren. Te veel rood? Te weinig blauw?

Balans in je contentkalender

Bij elke wijziging of aanvulling van de kalender kun je eenvoudig checken welke content je kunt maken in welke pijler en voor welke doelgroep. Bij elk nieuw idee kun je vervolgens direct bijsturen. “Leuk onderwerp, maar kunnen we dit in deze pijler laten vallen? En iets bedenken voor die publieksgroep? Op die manier, en op dat kanaal?” Dit is een overzichtelijke en transparante manier om de balans in je kalender in orde te houden. Je voorkomt daarmee bovendien dat je teamleden (en jijzelf!) vooral op hun eigen gevoel afgaan bij het maken van keuzes.

Het uitprinten van Excelletjes op een prikbord klinkt misschien een beetje primitief. Maar het is een erg effectieve manier om, letterlijk, zichtbaar te maken voor je team waar je mee bezig bent. Die geprinte maandschema’s zullen iedereen in je organisatie ervan doordringen dat jullie ‘een plan’ hebben. Je kunt dus niet zomaar even alles opzij gooien om dat idee van een staflid te gaan uitvoeren die deze ochtend onder de douche een leuke inval heeft gehad en dat meteen maar even bij je dropt. Het letterlijk ‘zichtbaar maken’ van je planmatige aanpak voor jezelf, je team en de collega’s om je heen is een belangrijk signaal van de structuur waarbinnen je werkt en de doelen die je nastreeft.

Bovendien weten we uit onderzoek dat mensen digitale communicatie gemakkelijker vergeten dan dingen die een tastbare vorm krijgen. Iets dat aan de muur hangt is een veel levendiger bewijs van je planmatige aanpak dan een Excel die ergens op een gezamenlijke schijf staat.

Zelf de contentkalender invullen?

Vervolgens schrijf je dat je een tool zoekt waarmee al je collega’s zelf in de kalender dingen kunnen aanpassen. Nou, eerlijk gezegd: het is maar de vraag of het goed is om al je collega’s zelfstandig in de agenda te laten werken. De essentie van het overzicht dat je zoekt, is nou juist dat alle afspraken, en de wijzigingen daarop goed worden afgewogen voor de onderlinge balans. Als iedereen op eigen houtje dingen mag gaan aanpassen is de balans in het totaal al snel zoek. Dan wordt de kalender een soort agenda waarin gewoon alles netjes staat vermeld. De functie van een goede contentkalender die ik veel belangrijker vind – het realiseren van een inhoudelijk overzicht van de keuzes die je maakt – is dan snel zoek.

Het idee van een contentstrategie is nou juist dat de kalender inzicht geeft in het totaal van keuzes. De balans tussen verschillende soorten content voor verschillende soorten publieksgroepen. Dat werkt volgens mij het beste als een persoon (een functioneel hoofdredacteur of een hoofd content) het overzicht houdt en knopen doorhakt. Deze persoon kan beslissen vanuit het belang van het geheel. Niet vanuit het deelbelang dat elke redacteur of schrijver nou eenmaal heeft.

Wie is de baas?

Dit klinkt misschien een beetje als ‘de baas spelen’. Vandaag de dag zien we in de wereld van de communicatie vaak teams die min of meer zelfsturend zijn. Daar wordt meestal nogal enthousiast over gedaan. Voor de mensen zelf is het natuurlijk fijn als je kunt doen wat je zelf wil, in afstemming met je collega’s. Mijn ervaring is echter dat je dan al snel een team krijgt dat te veel inhoudelijk doorslaat naar de ene kant of de andere. Het ene soort content floreert, omdat de mensen daar zelf ook het meeste gevoel bij hebben.

Maar de andere soorten content (voor die publieksgroep die wat verder van je afstaat of waar je minder gevoel bij hebt) komt minder goed van de grond. In een zelfsturend team wordt dat vaak laat of helemaal niet opgemerkt. Of in elk geval minder als een probleem ervaren. Omdat je als collega’s onderling knopen doorhakt ontstaat er al snel een soort uitruil. Jij laat je collega’s leuke dingen doen, en in ruil daarvoor mag jij ook de dingen doen die je leuk vindt.

Personal assistant

Zit je in een team waar één iemand eindverantwoordelijk is voor het geheel en dus de knopen mag doorhakken? Dan is het diens taak om de witte vlekken aan te wijzen en mensen te prikkelen daar iets aan te doen. Een contentkalender hoeft dus niet iets te zijn waar iedereen zelf zijn eigen dingetjes invult. Je hoeft dit natuurlijk niet allemaal zelf bij te houden. Ik begrijp uit je mail dat je veel content maakt. Je zult dus een redelijk groot team tot je beschikking hebben. Daar zit vast wel een stagiair of junior-collega bij die op dit punt als een soort personal assistant voor jou kan functioneren. Iemand die alle besluiten die jij met je team maakt, centraal in de agenda verwerkt. Trouwens, een personal assistant hebben is ook gewoon heel erg fijn, en in jouw pittige rol zeker geen overbodige luxe!

Welke tool of tools gebruik jij voor een contentkalender? We horen het graag via de reacties hieronder.