5 tips om je project van de grond te krijgen

Een ijzersterk projectplan schud je niet zo maar even uit je mouw. Hier gaat commitment, tijd en kennis in zitten. In dit artikel lees je 5 handige tips om jouw voorstel van de grond te krijgen.

Tijdgebrek, slechte communicatie, details uit het oog verliezen, verkeerde tools. Er zijn verschillende redenen waarom een project faalt. Omzeil de valkuilen en vergroot de slagingskans van jouw project:

1. Baseer je project op data

Het wiel opnieuw uitvinden? Niet nodig. Baseer je project op data. Wat kun je gebruiken van deze data? Welke gegevens heb je nodig om jouw project tot een succes te maken? Wanneer is deze data betrouwbaar? Wat zijn je drempelvoorwaarden? Het is goed om je onderzoek af te kaderen, zodat je overzicht houdt.

Hoe doe je dat dan, wil je weten? Analyseer beslissingen, resultaten en oorzaken van eerdere onderzoeken. Kader af wat interessant is voor jouw project. Waarmee haal je beoogde resultaten? Zijn er verbeteringen denkbaar? En welke kennis uit voorgaande onderzoeken en projecten neem je vooral niet mee?

2. Vind een reflectiemaatje

Soms heb je iemand nodig die je hand vasthoudt op de werkvloer. Nee, niet letterlijk. Spreekwoordelijk. Iemand die je ondersteunt als je project niet van de grond komt. Of erger: als-ie met de grond gelijk wordt gemaakt. Je hoeft het niet alleen te doen. Zorg dat mensen achter je staan. Niet alleen om je te steunen, maar ook om kennis en inzichten te delen. Een klankbord. Als je tussentijds spart, is je project al beter voordat je het presenteert.

Natuurlijk kan dat je collega zijn waarmee je al je weekendplannen bespreekt en die ook fungeert als motivational speaker. Maar als je slim bent, zoek je die collega die dit traject al eens heeft meegemaakt of hiërarchisch boven je staat. Hij of zij weet van de hoed en de rand.

3. Een voorbereid mens telt voor twee

Kom beslagen ten ijs. Een inkoppertje, denk je? In de praktijk krabben collega’s zich nog wel eens achter de oren als hen wordt gevraagd wat een project oplevert of hoe de voortgang wordt bewaakt.

Bereid je voor op een vragenvuur:

• Hoe is het idee ontstaan: bij wie, wanneer en waar?
• Voor wie is het project bedoeld? Wie wil je bereiken?
• Waarom spreekt het project de doelgroep aan?
• Wanneer start en eindigt het project?
• Past het project bij onze visie, missie en doelen?
• Is er draagvlak voor het project? Waarom?
• Wat levert dit project op – in tijd, middelen en geld?
• Zijn er kansen en bedreigingen? Tip: maak een SWOT-analyse.
• Hoe wordt de voortgang van het project bewaakt?
• Hoe wordt de voortgang gerapporteerd? Door wie?

4. Trigger het juiste publiek

Stem je boodschap af op je publiek. Bedenk van tevoren waar jouw publiek gevoelig voor is en neem dit mee in jouw pitch. Wordt je opdrachtgever of collega blij van structuur? Schenk extra aandacht aan je lay-out. Financiën? Maak een begroting om mee te pronken, en weet ‘m te onderbouwen. Verdiep je in je publiek.

Wat wil je dat jouw publiek doet na jouw verhaal? Wat heb je van hen nodig: een applaus, mening, budget? Op welke vragen verwachten zij een antwoord? Welke bezwaren kunnen zij hebben? Hoe weerleg je deze bezwaren? Zorg voor een duidelijke boodschap en spreek de juiste personen aan. Super dat die collega van sales jouw verhaal aanhoort, maar als het om marketingbudget gaat, moet je bij een ander aankloppen.

5. Reflecteren en evalueren

Evalueer je project. Tussentijds – met je reflectiemaatje – en na afloop. Tijdens een evaluatie is het belangrijk dat je niet alleen alle feiten op een rijtje zet, maar dat je deze analyseert en er conclusies aan verbindt.

Deze vragen kun je stellen tijdens je project:

• Welk(e) effect(en) heeft het project tot dusver?
• Levert het project het beoogde resultaat op?
• Wat moet ik bijschaven om mijn doel te bereiken?
• Verloopt het project volgens schema?
• Blijft het project binnen begroting?
• Wat heb ik tot dusver geleerd van het project?

Deze vragen kun je na afloop stellen:

• Wat was het doel van het project? Heb ik dit doel bereikt?
• Wat zijn de succesfactoren van het project?
• Welke dingen heeft het project opgeleverd?
• Wat heb ik geleerd van het project?
• Welke ontwikkelingen zijn relevant voor een volgend project?

Bonustip: laat je niet uit het veld slaan wanneer anderen niet staan te juichen om jouw voorstel. Vraag om feedback en verbeter je plan. Maak fouten, daar leer je van. Zet ‘m op. Ready, set, launch!

Heb je tips die mij en anderen helpen? Laat het in een reactie weten.