4 lessen die videoteams kunnen leren van IT

Technologie drukt op meer manieren een stempel op bedrijven dan je misschien zou denken. Nu IT een steeds grotere rol speelt in alle bedrijfsprocessen, wordt weleens gezegd dat elk bedrijf zo onderhand een IT-bedrijf wordt. Neem als voorbeeld elke willekeurige grootbank: de IT-afdeling is daar uitgegroeid tot het kloppende hart van de organisatie. Wat misschien wat minder zichtbaar is, is dat IT ook veel invloed heeft op de manier waarop mensen binnen teams met elkaar samenwerken. En dan heb ik het niet over projectmanagement-software of digitale communicatiekanalen. Wat IT’ers heel goed kunnen, is nieuwe manieren bedenken om beter, efficiënter of flexibeler met elkaar samen te werken.

Een voorbeeld: agile werken, of scrummen, vindt zijn oorsprong in IT. Het idee daarachter is dat softwareontwikkelaars vroeger werkten in planningen die vaak in de soep liepen. Dat heette de ‘watervalmethode’. Softwareontwikkeling bestaat in deze methode uit een aantal stappen. Je gaat pas verder met stap twee als stap één klaar is, en ga zo maar door. Developers die agile werken, knippen projecten op in kleine sprints, waarbij ze niet hoeven te wachten met de start van sprint drie totdat sprint twee helemaal is afgerond. Daarmee voorkom je een boel vertraging en frustratie. Agile en scrum hebben hun weg inmiddels gevonden naar andere afdelingen, waaronder marketing.

Slimmer werken aan videoprojecten

Er zijn nog andere manieren van samenwerken die binnen IT al aardig zijn geworteld, maar die eigenlijk ook prima van pas kunnen komen bij andere teams. Dat geldt in elk geval voor videoteams. Ook zij hebben (net als IT’ers) te maken met een snel veranderende werkelijkheid. Bovendien is de impact van video steeds meer zichtbaar in de hele organisatie – volgens de Online Video Monitor wordt video bij veel bedrijven over een paar jaar zelfs de primaire vorm van communicatie.

Kortom: laten we eens kijken naar andere lessen die videoteams kunnen leren van IT.

1. Bimodal

Bimodal is een ander woord voor werken in twee snelheden. Aan de ene kant heb je de dagelijkse werkzaamheden, die altijd door moeten gaan. Tegelijkertijd wil je als team blijven innoveren. Daar moet je af en toe tijd en budget voor vrijmaken.

Dit gedachtegoed wordt onder meer geïllustreerd door bedrijven als Google. Medewerkers krijgen twintig procent van hun werktijd de ruimte om te werken aan innovatieve projecten. Ook zou je de splitsing van Google en Alphabet kunnen zien als een bi-modal aanpak: onder de eerste tak vallen alle producten en diensten waar Google nu geld aan verdient, Alphabet is verantwoordelijk voor het nieuwe, innovatieve portfolio.

Videoteams zitten vaak in een flow die wordt gedirigeerd door een contentkalender, waarin het ene videoproject het andere opvolgt. Daarom zou een bi-modale aanpak ook prima kunnen werken voor video. Zorg ervoor dat er tijd vrij wordt gemaakt om te kijken naar innovatieve en toekomstige vormen van video. Wie houdt bijvoorbeeld de ontwikkelingen en mogelijkheden van augmented en virtual reality in de gaten? En is je team nog wel op de hoogte van alle mogelijkheden op het gebied van live-video (al dan niet via social kanalen)?

Bimodal is geen garantie voor innovatie. Het dwingt teams in elk geval wel om regelmatig stil te staan bij wat de toekomst in petto heeft.

2. Continuous delivery

Nog zo’n ontwikkeling binnen IT is continuous delivery. In vroegere tijden – zeg maar voor het tijdperk van cloud computing – werkten developers één of misschien twee keer per jaar toe naar de lancering van een nieuwe versie van software. Als die beschikbaar was, kregen alle gebruikers een cd-rom toegestuurd om de software te updaten. Fast forward naar 2019, waarin veel software in de cloud wordt afgenomen. Nieuwe features worden zo’n beetje elke week of zelfs dagelijks vrijgegeven. Sterker nog, als gebruiker heb je het nauwelijks door. Als je de volgende keer inlogt op Facebook, dan zou het zomaar kunnen zijn dat er nieuwe reactiemogelijkheden zijn bijgekomen of dat de indeling is veranderd. En dat allemaal zonder een heuse software-update.

Continuous delivery betekent dus eigenlijk het continu leveren van nieuwe knopjes en functionaliteiten. Niet alles is een mega-onderneming. Kleine projectjes zijn ook af en toe nodig.

Online video heeft eigenlijk vrijwel tegelijkertijd een soortgelijke ontwikkeling doorgemaakt. Nog niet eens zo heel lang geleden leverde het gemiddelde videoteam een paar keer per jaar een groot project op in de vorm van een bedrijfsvideo. De online wereld anno 2019 vraagt ook om korte video’s voor social media, regelmatige instructie- of inspiratievideo’s of beknopte video’s in een vast format.

Het grootste verschil tussen continuous delivery en de oude manier van werken is dat je werkt met een flexibele planning die – veel meer nog dan vroeger – continu moet worden bijgesteld en afgestemd met iedereen in het team. Bouw daarom vaste, korte werkoverleggen in om te bepalen waar je deze week met het team aan gaat werken en wat de verwachte opleverdata zijn.

3. DevOps

Softwareontwikkelaars werken in toenemende mate in DevOps-teams. In zo’n team zitten zowel ontwikkelaars als de mensen die software na de oplevering in beheer gaan nemen. Wat DevOps-teams vooral anders doen dan traditionele teams, is dat ze voortdurend nieuwe functionaliteiten testen bij de eindgebruiker. Daarmee voorkom je dat je weken zit te ploeteren aan een bepaald knopje of menu-item, om er vervolgens achter te komen dat de eindgebruiker daar helemaal niet op zit te wachten.

Ook videoteams doen er goed aan om regelmatig ideeën te testen bij de eindgebruiker, op basis van feedback aanpassingen door te voeren en daarna pas op te leveren. Ga dus niet maanden spenderen aan een groot project om er vervolgens achter te komen dat het niet het gewenste resultaat heeft. Als je een idee hebt voor een video, maak een storyboard en ga ermee de boer op om te testen of de doelgroep hier eigenlijk wel op zit te wachten. Pas vervolgens de insteek van de video aan op deze feedback. Zo ben je er iets zekerder van dat een video ook daadwerkelijk aanslaat.

4. Low-code

Nog eentje dan: low-code zou je kunnen zien als de democratisering van IT. Ooit moest je vier jaar lang informatica hebben gestudeerd om een beetje te kunnen programmeren. De laatste jaren komen er steeds meer ontwikkelplatforms op waarmee iedereen met een beetje feeling voor IT een eigen app of cloud-tool in elkaar kan flansen. Het Nederlandse bedrijf Mendix en het Portugese OutSystems zijn hier onder meer bekend mee geworden. Met zulke platforms kan ook iedereen zonder IT-achtergrond, met behulp van wat standaard bouwblokken, software ontwikkelen.

Het grote voordeel van low-code is dat het niet alleen meer de IT-afdeling (of een externe partij) is die nieuwe systemen ontwikkelt. Iedereen met een goed idee kan zelf aan de slag dankzij low-code. Precies hetzelfde speelt natuurlijk op het gebied van video. Het is gelukkig allang niet meer zo dat corporate content alleen gemaakt kan worden door de videocrew. Iedereen kan content maken die interessant is voor specifieke doelgroepen.

Video is dus eenvoudiger te maken en vindt veel meer zijn weg vanuit allerlei haarvaten van de organisatie. Het is dan wel nog belangrijk voor videoteams om als filter te fungeren. Zorg ervoor dat zorgvuldig wordt afgewogen welke beelden geschikt zijn voor de buitenwereld en welke misschien toch niet. En, vooral ook: hoe je toch een duidelijke stijl herkent die kenmerkend is voor je bedrijf.

Flexibeler, korter, interactiever

Als je erover nadenkt, is het eigenlijk niet vreemd dat er parallellen zijn tussen IT- en videoteams. Beide afdelingen hebben de afgelopen jaren in rap tempo een steeds grotere stempel op organisaties gedrukt. Een bedrijf zonder IT is als een marketingafdeling zonder video, dat is eigenlijk ondenkbaar geworden.

De nieuwe manieren van werken die IT zich eigen heeft gemaakt kunnen ook van pas komen op het gebied van video. De grote gemene deler van al deze ontwikkelingen is dat projecten flexibeler, korter en interactiever worden. Je kunt er als IT-team niet meer mee wegkomen om je de hele dag te verstoppen in een hoek van het bedrijf en dan een keer per jaar op de proppen te komen met een nieuwe versie van software die eigenlijk niet aan de verwachtingen voldoet. Wees eerlijk: datzelfde mogen we toch eigenlijk ook van videoteams verwachten?

Nu ben ik ook erg benieuwd naar de praktijk. In hoeverre passen videoteams deze manieren van werken ook daadwerkelijk toe? Deel je ervaring met me in de comments en ik verwerk ze in een vervolgblog.