Stap voor stap richting de implementatie van sociale technologie

Veel organisaties gebruiken sociale technologie. Dit doen ze lang niet altijd op een effectieve manier. Hoe implementeer je nieuwe technologie in een bedrijf zodat medewerkers het ook echt gaan gebruiken? Je wil er natuurlijk ook iets mee bereiken. Denk aan een betere kennisoverdracht en een hogere productiviteit.

In het boek De netwerkexpeditie (aff.) doet Geert Nijs een voorzet.

Sociale technologie?

Als je even op internet zoekt, verschijnen er verschillende omschrijvingen van sociale technologie. Bij mij kwam gelijk de gedachte op dat technologie eigenlijk altijd sociaal is. Het draagt bij aan een betere kennisoverdracht en een hogere productiviteit in organisaties. Denk bijvoorbeeld aan een kanaal als Yammer, waarop collega’s berichten kunnen plaatsen. Dit gaat van het tijdstip van een vergadering tot belangrijk nieuws over een project.

Natuurlijk is dit niet iets van de laatste tijd. Maar omdat dit soort dingen vaak komen en gaan, is het goed om er weer even aandacht aan te besteden. Welke technologie gebruik jij in je organisatie? Hoe? En werkt het, of juist niet?

De juiste mindset

Wat ik van De netwerkexpeditie leerde, is dat iedereen sociale technologie kent. Ook gebruiken we het waarschijnlijk allemaal. Maar de implementatie ervan gaat zelden succesvol. Dit komt doordat niemand zich focust op het veranderen van de mindset.

Sociale technologie vraagt om een nieuwe manier van denken. Om dit te veranderen, hebben we tijd en goede begeleiding nodig. Vooral bij dat laatste stond ik nooit echt stil. Mijn ervaring is dat bij de implementatie van een nieuw kanaal in een organisatie, het bedrijf vaak naar medewerkers roept dat ze het ‘maar even moeten proberen’. Dat is dus niet genoeg.

Sociale technologie implementeren

Eigenlijk is het implementeren van sociale technologie een reis. Om dat punt duidelijk te maken, ontwierp Nijs zijn boek alsof het een reisgids is. Eerst tref je voorbereidingen. Als je op reis gaat, doe je bijvoorbeeld onderzoek naar het land en bedenk je waar je naartoe wil. De implementatie van sociale technologie bereid je ook voor.

De belangrijkste les hierbij is dat je niet moet proberen je huidige werkwijze te digitaliseren. Je moet digitaal samenwerken uitvinden. Een voorbeeld: ons brein denkt op het werk spontaan aan e-mail als we digitaal willen communiceren. Er is een herbekabeling van onze hersenen nodig om sociale technologie op volle kracht te gebruiken. Hoe je dat doet? Door nieuwe gewoontes te ontwikkelen.

Een goede reisleider

Experimenteren met sociale technologie kan lastig zijn en vraagt om een goede leider. Daarnaast kun je alleen nieuwe gewoontes ontwikkelen als je een goede reisleider hebt. Een reisleider moet zich bewust zijn van zijn of haar eigen denkkader en bereid zijn om dit te veranderen.

Een belangrijk advies aan reisleiders is om voorafgaand aan de implementatie eerst zelf te proberen om nieuwe gewoonten aan te leren. Door zelf de eerste stappen te zetten en te ervaren hoe het is om met sociale technologie te werken, kun je de rest straks makkelijker meenemen.

Samen op reis

Aan het begin van iedere reis vermeldt Nijs de duur, moeilijkheidsgraad en de nodige voorbereidingen ervan. Dat geeft het gevoel dat je echt samen iets gaat ondernemen. Ik raad je dan ook aan het boek op die manier te lezen. Iedere reis is eigenlijk een klein stapje richting de implementatie van sociale technologie in het dagelijks werk.

Microbloggen over het werk

Om in te gaan op wat je wil bereiken met het implementeren van sociale technologie, vind ik het leuk om ‘tocht 2: microbloggen over het werk’ te bespreken. Tijdens deze specifieke reis ontdek je dat microbloggen een ideale manier is om kennis binnen teams te documenteren en te delen. Je kunt heel klein beginnen. Iedere keer dat je iets over werk aan een collega vertelt, kun je dat ook online delen met de rest van je collega’s.

Het werkt wel twee kanten op: je kunt berichten plaatsen, maar het is net zo belangrijk om te reageren op wat collega’s delen. Wees zo concreet mogelijk. Schrijf bijvoorbeeld: ‘Dank voor het delen. Ik werk aan hetzelfde project en met de tip die je geeft, kan ik meeting X beter voorbereid in.’ Je moet hier misschien even aan wennen. Maar door het te doen, en ook te blijven doen, leer je jezelf een nieuwe gewoonte aan.

Evalueren & inspireren

Na iedere stap ga je evalueren. Hierbij is het belangrijk om je eigen ‘reisverhaal’ te delen. Bespreek niet alleen de eindbestemming, maar ook hoe je daar kwam. Dat werkt namelijk als inspiratie voor anderen. ‘In het begin vond ik het niks, maar door iets te posten op een vast moment van de dag werd het heel normaal en nu doe ik het automatisch.’

Bespreek in een teammeeting bijvoorbeeld of collega’s het gevoel hebben dat ze beter geïnformeerd zijn over elkaars werk sinds jullie startten met microbloggen. Leerden jullie nieuwe dingen? Voel je meer verbondenheid? Het doel van zo’n teamgesprek is om mensen die successen boekten, dit te laten delen en op die manier andere collega’s te inspireren om ook aan de slag te gaan met sociale technologie.

Stap voor stap richting de implementatie

Zo kom je met iedere reis een stap dichterbij het implementeren, accepteren en succesvol inzetten van sociale technologie in je organisatie. In ieder hoofdstuk van De netwerkexpeditie staan veel praktische tips, praktijkvoorbeelden en verwijzingen die je kunt gebruiken om meer te weten te komen over een bepaald onderwerp. Het boek is wat mij betreft zeker waardevol voor iedereen die verantwoordelijk is voor het uitrollen van een nieuw kanaal, zoals project- en communicatiemanagers.

Over het boek

Titel: De netwerkexpeditie – Slimmer samenwerken met sociale technologie
Auteur: Geert Nijs
Uitgever: Uitgeverij Lannoo
Jaar: 2019
ISBN: 978940145603
Mediatype: boek, 240 pagina’s
Prijs: €29,99 paperback
Bestellen: Managementboek (aff.)