Een webinar organiseren: 8 aandachtspunten

Een webinar is dé manier om relatief eenvoudig in contact te komen met bestaande én nieuwe klanten. Het is voor jou heel budget-vriendelijk om te organiseren en de andere partij kan gratis aanschuiven, vanaf elke locatie. Maar hoe organiseer je een webinar? Ik geef je 8 aandachtspunten om rekening mee te houden en die je helpen om een succesvol webinar te organiseren.

1. Begin op tijd

Het klinkt misschien als een open deur, maar bij het organiseren van een webinar komt meer kijken dan je denkt en het duurt ook altijd langer. ‘Even een presentatie maken’, werkt in de praktijk zelden zo. Zeker als er een aantal collega’s bij betrokken zijn. Mijn regel? Zorg dat je eerst het verhaal en de presentatie af hebt en ga dan echt beginnen met plannen. Neem ongeveer vier weken vanaf het prikken van de data voor het webinar en het webinar zelf. Die tijd heb je echt nodig om je webinar goed te promoten en voldoende inschrijvingen te krijgen.

2. Kies het juiste talent

Wie gaat het webinar geven? Dat hangt uiteraard af van je doel. Kies in ieder geval iemand die comfortabel is met ‘voor de camera zitten en praten’. En iemand met voldoende kennis van het onderwerp. Juist omdat je niet face-to-face tegenover iemand zit, wil je dat iemand echt een helder verhaal kan vertellen en ook kan omgaan met bijvoorbeeld afleiding van een chat terwijl hij of zij praat.

3. Kies software die voor je werkt

Er zijn ontzettend veel soorten software geschikt voor webinars. Misschien gebruik je binnen de organisatie al specifieke software, anders is het belangrijk om goed onderzoek te doen. Hoeveel mensen moeten er kunnen deelnemen? Wil je ook een live-chat tijdens het webinar? Wil je het kunnen opnemen? Deelnemerslijsten inzien? E-mailings automatiseren? En ga zo maar door. Neem dus echt even de tijd om goed onderzoek te doen en test een aantal opties.

Zelf ben ik fan van Zoom, omdat het heel eenvoudig te gebruiken is. Ik word altijd een beetje zenuwachtig van té veel opties en met dit programma kan ik precies alles doen wat ik wil. Voor mij is het van belang dat deelnemers zich eenvoudig kunnen aanmelden en dat ik als organisator controle kan houden over de aanmeldingen: wie heeft zich aangemeld, wat zijn hun gegevens en dat ik eventueel mensen uit de lijst kan verwijderen. Denk aan bestaande klanten met wie er al contact is, of concurrenten, om maar eens iets te noemen. Daarnaast vind ik het belangrijk dat er een goede chatfunctie is en het webinar eenvoudig opgenomen kan worden.

4. Plan je één of meerdere data?

Dit vind ik een lastige vraag: plan je één of meerdere data/tijdstippen voor het webinar? Ik heb het tot nu toe bij één data en tijdstip gehouden. Dat is heel helder: iemand kan of niet. Met als optie dat als iemand wel interesse heeft, maar niet kan, we persoonlijk contact opnemen met die persoon. Maar het is maar net wat voor soort webinar je geeft en wat je insteek is.

Ik kan me voorstellen dat je begint met één of twee data/ tijdstippen, eens kijkt hoe dat gaat en vanuit daar verder experimenteert. Hou wel rekening met je publiek. Iemand zal midden op de dag waarschijnlijk geen tijd hebben, of kunnen maken, dus doe het bijvoorbeeld direct in de ochtend rond 10.00 uur, of aan het einde van de middag. Maar hou dan ook rekening met de mensen die misschien wel om 16.30 naar huis willen, voor de files. Probeer vooral!

5. Ga los met de promotie

Ben je bang dat er zich te veel mensen gaan inschrijven? Niet doen. Zorg dat je op tijd begint, dus zeker vier weken voor het webinar, met het uitnodigen. Op de één of andere manier duurt het vaak even voordat het echt begint te lopen. Misschien omdat mensen het een beetje eng vinden om zich te committen aan een ‘afspraak’. De kanalen die ik in ieder geval inzet:

• Een goede landingspagina met de agenda van het webinar en een duidelijk aanmeldlink.
• Mailings naar eigen (klant)database of een item in de nieuwsbrief
• Social media advertising
• Eventueel een externe advertorial

Monitor regelmatig hoe het met de inschrijvingen gaat en stel steeds bij. Als het nog wat traag gaat, is het misschien nodig om een extra kanaal in te zetten en als het wel prima gaat, kun je het nog even laten lopen.

Betrek je collega’s

Informeer je collega’s en vraag ze om mee te helpen met promoten van het webinar. Zeker als het een webinar is om nieuwe leads binnen te halen, mag je verwachten dat de sales-collega’s je helpen. Ze kunnen de uitnodiging delen op hun eigen kanalen en bijvoorbeeld relaties persoonlijk uitnodigen en zelf even aanmelden.

6. Doe een proefwebinar

Plan een proefwebinar. Laat je niet afleiden door ‘ja, ik weet echt wel hoe het werkt’. Doe het niet even snel, maar test echt het hele proces. Laat collega’s zich aanmelden, inbellen, stel vragen via de chat en wees kritisch op de presentatie. Een PowerPoint adviseer ik je overigens altijd te maken, want alleen luisteren, zeker voor een wat langere tijd, kan bijna niemand. Is alles helder? Praat de collega die het webinar geeft rustig? Kan hij of zij omgaan met de chat? Of is het misschien toch handiger als een tweede persoon de chat bijhoudt? Sluit de presentatie goed aan op dat wat je belooft hebt in de uitnodiging? Evalueer daarna met z’n allen waar het webinar nog aangescherpt kan worden en regel dat.

7. Houd rekening met een lage opkomst

Mensen gaan last-minute afzeggen. Hoe groot dat percentage is weet je natuurlijk niet, maar hou echt rekening met een lage opkomst en zet dus in op een hoog aantal inschrijvingen. Het ergste wat er kan gebeuren is dat de chat met vragen zo druk wordt, dat je die deelnemers later persoonlijk gaat benaderen om antwoord te geven op hun vragen.

8. Laat ze niet lopen

Als het webinar afgelopen is, volg je uiteraard goed op. Stuur bijvoorbeeld, als je het webinar hebt opgenomen, de link even door naar alle deelnemers in een toffe e-mail. Stem ook af met bijvoorbeeld sales welke rol zij spelen in de opvolging. En vergeet de mensen die er niet bij konden zijn ook niet. ‘Jammer dat je er niet was, maar we bellen je graag op om …’. Het is heel zonde als je niets doet met die nieuwe contacten.

Kortom, ga aan de gang met webinars! Het is een laagdrempelige manier om bestaande klanten te informeren en nieuwe klanten te overtuigen om voor jouw organisatie te kiezen.