Waardevol bij marketing automation: goede workflows [7 voorbeelden]

Waar eerder alleen grote bedrijven als Coolblue en Bol.com marketing automation gebruikten, zetten tegenwoordig ook steeds meer kleinere bedrijven het in. Het belangrijkste voordeel is het automatiseren van taken waar eerder handmatige acties voor nodig waren. En belangrijk voor het goed inzetten van marketing automation zijn marketing automation workflows.

Wat zijn marketing automation workflows?

De meesten kennen het woord ‘workflow’ wel. Maar wat is het precies in combinatie met marketing automation? Met een workflow wordt een reeks gebeurtenissen automatisch getriggerd wanneer een bezoeker een bepaalde actie heeft uitgevoerd, zoals het downloaden van een whitepaper of het inschrijven voor een webinar.

Marketing automation-programma’s, zoals Act-On, ActiveCampaign en Hubspot, geven je de mogelijkheid workflows te bouwen die worden gestart bij de opgegeven trigger. De mogelijkheden voor workflows zijn bijna eindeloos. Hieronder zie je 7 voorbeelden van workflows die door bijna elk B2B-bedrijf kunnen worden ingezet wanneer je begint met marketing automation.

1. Nieuwsbriefinschrijving-workflow

Een uitgelezen moment om direct een goede indruk te maken is wanneer een contact zich heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief. Er is een interesse voor je organisatie, dus dit is een uitgelezen mogelijkheid.

Let op dat de inhoud van de mail niet te veel sales is.

Direct na de inschrijving voor de nieuwsbrief kun je bijvoorbeeld een korte mail sturen waarin je bedankt voor de inschrijving en waarin je aangeeft wat het contact kan verwachten nu hij is ingeschreven op jouw nieuwsbrief. In een mail daarna kun je wat extra informatie over je organisatie geven. Let er wel op dat de inhoud van de mail niet te veel sales is. Het contact is net toegevoegd aan de database, er is nog genoeg tijd om te nurturen (het warmer maken van leads voor jouw product of dienst).

2. Re-engagement workflows

Elke marketeer krijgt te maken met contacten die al een tijd niet op de website zijn geweest of die de nieuwsbrieven niet openen. Deze contacten vallen in het segment ‘inactive’. Het is per organisatie verschillend wanneer je iemand inactief noemt. De ene organisatie zegt na 2 maanden, de andere na 6 maanden, of een jaar. Het kan interessant zijn om deze contacten weer te activeren. Stuur bijvoorbeeld nieuwe content toe op een moment dat het actueel is of een ‘hot topic’ binnen de branche, of stuur een aanbieding toe die niet is te weerstaan.

3. Evenementen-workflows

Een veelgebruikte workflow is de evenementen-workflow. Wanneer er bijvoorbeeld een webinar gepland staat, kun je een serie met mails klaarzetten om contacten te informeren. Wanneer iemand zich heeft aangemeld, wordt de bedankmail verstuurd, waarin je twee weken voor het event alvast wat informatie geeft om in te lezen. Een week en een dag voor het event kun je dan een reminder mailen om iedereen er weer even aan te herinneren dat ze zich hebben ingeschreven.

4. Lost workflow

De kracht van workflows wordt nog sterker wanneer de marketing automation-software is gekoppeld aan het CRM-systeem of wanneer de software zelf over een CRM-module beschikt. Op die manier kunnen er ook triggers vanuit het salesproces komen. Bijvoorbeeld wanneer sales een contact/deal op ‘lost’ zet in het systeem. Dit is altijd een vervelend moment. Maar met behulp van een workflow kun je wel in contact blijven. Zorg dat de workflows worden ingesteld op de precieze reden van het verliezen van deze opportunity. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat je product bepaalde features mist. Voeg het contact dan toe aan een productupdate-workflow zodat ze kunnen zien of de feature alsnog toegevoegd wordt.

5. Asset workflow

Een van de belangrijkste manieren voor B2B-organisaties om leads te genereren is door het gated aanbieden van exclusieve content (achter een formulier). Het is belangrijk om deze content zo specifiek mogelijk aan te bieden: per branche of per onderwerp. Op deze manier kan er een workflow gestart worden die perfect aansluit bij de interesses van de lead. Een workflow kan er bijvoorbeeld zo uit zien:

– Mail 1: extra informatie in het verlengde van de download (blog, factsheet, infographic).
– Mail 2: case study uit de branche waar de lead in werkt.
– Mail 3: het aanbieden van een demo, informatiegesprek of proefperiode.

6. Warme lead aan accountmanager koppelen

Wanneer een lead warm genoeg is moet die worden doorgestuurd naar sales. Vaak gaat dit nog handmatig bij organisaties. Via een workflow kan dit volledig automatisch. Stel je voor dat een lead interessant is na het behalen van 100 punten. Dan is dit de trigger voor de workflow. Na het behalen van deze score wordt de lead doorgestuurd naar de accountmanager met alle informatie die de nodig is voor het contact.

Wanneer een nieuwe klant eenmaal binnen is hoeft de marketing natuurlijk niet te stoppen.

Bovenstaande tekst geeft geeft vooral voorbeelden van het sturen van interessante informatie naar een prospect of lead. Er zijn ook workflows voor bestaande klanten.

7. Nieuwe klant workflow

Wanneer een nieuwe klant eenmaal binnen is, hoeft de marketing natuurlijk niet te stoppen. Om een klant nog meer gevoel te laten krijgen bij je organisatie en je product, is het handig om regelmatig best practices of product updates te delen. Op die manier zien klanten dat je er niet alleen alles aan doet om ze binnen te halen, maar ook om ze binnen te houden. Wie weet zit er wel een upsell in als je de workflow goed regelt.

Begin vooral simpel

Tijd om zelf workflows te implementeren of je huidige workflows uit te breiden. Wanneer je begint met marketing automation en met workflows is het belangrijk om vooral simpel te beginnen. Het creëren en monitoren van workflows is erg arbeidsintensief. Daarnaast is meer niet altijd beter. Spendeer je tijd aan het maken van goede workflows met een goede segmentatie en goede content. Dit is veel waardevoller dan de hoeveelheid workflows.