Laat je dromen wél uitkomen, zet je (business)plan op 1 A4 met OGSM

Een goed idee, maar hoe voer je het uit? Mooie plannen, maar het is er nooit van gekomen? Een goed voornemen, maar zo lastig vol te houden? Hoe zorg je er zelf voor dat jouw (business)plannen wél slagen? Door je plan met OGSM op één A4 te zetten en op een overzichtelijke en doelgerichte manier uit te voeren. In dit artikel leer je wat OGSM is en hoe deze krachtige methode je helpt je doel te realiseren.

Wat is OGSM?

Eerst antwoord op de vraag: wat is OGSM nu eigenlijk? De OGSM-methode is een strategische planningstool die richting geeft op weg naar de grote ambitie. Het staat voor: Objective, Goals, Strategies en Measures. Deze 4 onderdelen vormen de basis. Het resultaat van de OGSM-methode is het OGSM-plan voor jou, je bedrijf of jouw organisatie. Het is geschikt voor zowel grote bedrijven en organisaties als voor jou persoonlijk.

Eén van de ideeën achter de OGSM-methode is dat de doelen van de medewerkers en de doelen van de organisatie echt aan elkaar gekoppeld worden. Het samen doelen stellen en resultaten terugkoppelen geeft medewerkers motivatie en sterkt hen in het zien en voelen van de waarde van hun inspanningen. Dat vergroot vrijwel automatisch de kansen dat de ambitie ook werkelijk zal worden gehaald.

Het OGSM-plan, of kortweg OGSM, moet altijd op 1 A4 passen. Dus een zo scherp en minimaal mogelijk plan. Lukt het niet om het OGSM op 1 A4 te houden? Dan betekent dit dat je nog scherpere keuzes kunt en moet maken. Kortom, OGSM is jouw Businessplan op 1 A4!

Hét voordeel van OGSM

Een OGSM-plan zorgt er onder andere voor dat het hoogste doel uit jouw visie of jouw organisatie helder is. Niet alleen voor jou. Ook voor alle mensen en collega’s om je heen, die met deze visie te maken hebben. Nog belangrijker, het OGSM geeft scherp de richting aan die jij of je organisatie op moet gaan om tot de ambitie te komen. Het OGSM geeft bovendien tegelijkertijd aan of je goed op weg bent of misschien toch nog wat achter ligt op schema.

Het OGSM biedt je:

• een strategisch (Business)plan
• een instrument om de voortgang te meten
• een methode om te controleren of jij, je bedrijf of jouw organisatie op koers ligt om het grote einddoel te halen

Een goed OGSM-plan is als de routeplanner en het dashboard in je auto. Enerzijds helpt het plan om je koers vast te kunnen houden. Anderzijds zorgt het ervoor dat je kunt meten en monitoren of je, bijna letterlijk, op de goede weg zit.

Door op deze planmatige, gestructureerde manier om te gaan met je doelen vergroot je de kans om je ambitie te verwezenlijken aanzienlijk. Je werkt doelgericht toe naar jouw succes. Je snapt dus wel waarom de methode voor mij staat voor: Overtuigend Gericht Succesvol Maken.

Is OGSM een nieuwe methode?

Nee. Sterker nog, het is zelfs al een beetje ‘oude meuk’. Het exacte moment van ontstaan is niet helemaal duidelijk. Maar het verhaal gaat de basis van deze methodiek al in de jaren 50 van de vorige eeuw voor het eerst in Japan door grote bedrijven werd gebruikt. Deze bedrijven gebruikt het als strategische planningstool en als hulpmiddel om hun bedrijfsdoelstellingen te halen.

OGSM is dus al best oud, dat betekent zoals zo vaak: zeer beproefd. Het is inmiddels talloze keren en door talloze bedrijven gebruikt.

John F. Kennedy en de eerste man op de maan

Het voorbeeld dat het meest tot de verbeelding spreekt is die van één van de grote uitdagingen waar John F. Kennedy voor stond. In de tijd dat hij president was, waren de Amerikanen verre van trots op hun land. President Kennedy wou dit op een bijzonder ambitieuze manier aanpakken: door de eerste man op de maan te zetten. Kennedy voorzag dat het laten slagen van deze ambitie er voor zou zorgen dat Amerikanen weer trots op hun land en zichzelf zouden zijn.

Dat hij beslist niet alle handen op elkaar kreeg was vrij logisch. Immers, de Russen lagen op dat moment ver voor in hun ontwikkelingen op het gebied van de ruimtevaart. Zijn belangrijkste adviseurs raadden hem dit dan ook af. Maar Kennedy was vastberaden, zette door en gaf NASA de opdracht om de eerste man op de maan te zetten. Een grote, ambitieuze opdracht.

NASA pakte deze opdracht op en paste destijds Management by Objectives toe, de basis van de OGSM-methodiek. Alle medewerkers binnen de hele NASA-organisatie werden gericht op die ambitie. Zelfs medewerkers die niet direct betrokken waren bij het primaire projectproces. Mede hierdoor werd niet alleen het grote doel helder. Deze aanpak zorgde ook voor inspiratie en motivatie bij alle medewerkers binnen de organisatie. Het succesvolle en spraakmakende eindresultaat is bekend: 21 juli 1969 zet Neil Armstong als eerste mens voet op de maan.

De 4 bouwstenen tot jouw succes

OGSM staat voor Objective, Goals, Strategies en Measures. Ik zal hieronder de 4 bouwstenen kort verduidelijken.

Objective

Het OGSM start altijd met een heldere en sterke visie. Dit is het kwalitatieve doel (de Objective) van de organisatie. Deze Objective geeft aan waar jouw organisatie voor gaat aan het eind van een bepaalde periode. Oftewel, wat is het hoogste doel dat je organisatie nastreeft binnen deze periode?

Een voorbeeld van een ‘grote’ Objective: “Uiterlijk 2024 is bedrijf X wereldwijd de grootste in de verkoop van product Y binnen de consumentenmarkt”. Een voorbeeld van een ‘kleine’ Objective: “Binnen nu en 3 jaar loop ik de halve marathon onder de 1 uur en 45 minuten”.

De periode kan je organisatie zelf bepalen: bijvoorbeeld één jaar, drie jaar of vijf jaar. In sommige specifieke gevallen is het goed verdedigbaar dat er voor een langere periode wordt gekozen. Toch is mijn algemene advies: kies liever voor een zo kort en overzichtelijk mogelijke periode.

De Objective (de visie/ambitie) is dus het hoogste doel waar je organisatie naar streeft. Het punt op de horizon. De Objective is daarmee meteen leidend voor alle keuzes die (moeten) worden gemaakt. Het is zelfs leidend voor alles wat volgt. Je begrijpt nu dat het belangrijk is dat iedere betrokkene de visie kent en begrijpt. En dat ook iedereen achter deze visie staat.

Goals

Het is nu de kunst om de (kwalitatieve) Objective (de visie) scherp te formuleren. Zelfs zó scherp dat meteen ook de onderwerpen voor de kwantitatieve doelen vanuit de Objective naar voren komen. Deze onderwerpen voor de kwantitatieve doelen maak je vervolgens ook weer stuk voor stuk concreet en meetbaar in de Goals.

Een vereenvoudigd voorbeeld van één van de Goals voor Dafne Schippers zou kunnen zijn: “De turbo vanaf 60 meter moet terugkomen”. Een tweede goal zou voor Dafne kunnen zijn: “Het overschot aan spiermassa moet zijn weggewerkt”. Je zou je kunnen voorstellen dat het voldoen aan deze twee Goals ervoor kan zorgen dat Dafne haar Objective “In 2020 olympisch kampioen worden op de 100m én de 200m” haalt.

Door deze concrete, meetbare Goals kan je organisatie zelf vaststellen of de Goals zijn behaald. Sterker nog, dit is niet alleen aan het eind van het project het geval. Ook tussentijds kun je meten en evalueren of je organisatie op koers ligt. Of misschien moet bijsturen om alle Goals op tijd te halen.

De Goals zijn hiermee de coördinaten van het punt op de horizon, de Objective.

Strategies

Met behulp van de Strategies beschrijf je hoe de organisatie de Goals en de Objective gaat halen. Ook hier geldt weer: hoe concreter, hoe beter!

Opnieuw een voorbeeld van een strategie voor Dafne Schippers. Dafne is op een andere looptechniek gaan trainen én is ook fysiek veel zwaarder gaan trainen. Ze is daardoor fysiek zichtbaar veel sterker geworden. En de looptechniek is aangepast om sneller te kunnen starten. Helaas zijn echte topprestaties op wereldniveau de laatste paar jaar uitgebleven. Eén van de strategieën om de turbo er weer op te krijgen, kan zijn: “Weer excelleren in haar natuurlijke grote passen”. Een andere strategie zou kunnen zijn: “Focus op starttechniek aangevuld met krachttraining op de loop- en sprintspieren.”

Vaak blijkt dat er meerdere of zelfs veel strategieën mogelijk zijn. De regel is dat je ook hier weer heel scherp moet kiezen. De vraag die je je moet stellen, is: welke strategieën zijn per se nodig om de Goals en Objective te halen? Verwacht je nog steeds de Goals en Objective te halen als één van de strategieën weggehaald wordt? Dan is deze strategie niet werkelijk noodzakelijk. Deze kun je dan verwijderen.

De regel is hier: kies maximaal vijf strategieën! Het ‘moet’ immers ook op 1 A4 passen. Je organisatie is dus gedwongen om scherpe keuzes te maken. Deze keuzes helpen juist ook om focus te hebben en houden. En focus is een van de voorwaarden voor succesvol resultaat!

Kortom, kies de juiste strategieën en kies de minimaal noodzakelijke strategieën om te komen tot jouw Objective.

Measures

Measures staat in het OGSM voor metingen. In het OGSM bepaal je in het Measures-deel aan welke waarde elke strategie op een bepaald moment (bijvoorbeeld aan het eind van het project) moet voldoen. Oftewel, de Measures zijn het dashboard waarop jij kunt aflezen of je organisatie op snelheid ligt of niet, en of je organisatie op koers ligt of niet. Soms kiest men ervoor om niet alleen het dashboard op te nemen, maar ook de concrete acties, wie de acties uitvoeren en wanneer deze uitgevoerd moeten zijn.

Kortom, de Measures bestaan in ieder geval uit een dashboard. En mijn advies is ook om acties hierin te verwerken. Maak je gebruik van het definiëren van acties, let dan op dat je alleen die acties benoemt die specifiek zijn voor het halen van (één van de of meer) Strategies en niet alle acties die al standaard binnen het takenpakket van een bepaalde functie horen.

Je kent nu de bouwstenen van de OGSM-methode. En je weet ook dat je met de Objective en Goals bepaalt wát je wil bereiken. Terwijl je met de Strategies en Measures juist bepaalt hóe je daar dan komt.

Op koers naar het einddoel

Eén van de krachten van OGSM is dat er steeds een kwalitatief element gevolgd wordt door een kwantitatieve meting. De Goals zijn dus onlosmakelijk verbonden met de Objective en de Measures (het dashboard) met de Strategies.

Een goed OGSM laat jou, je bedrijf of jouw organisatie sturen en bijsturen als het nodig is. Het houdt je scherp op koers naar jouw gewenste en duidelijke einddoel.

Hopelijk voel je aan dat dit een hele bijzondere en concrete manier is die je echt helpt om jouw doelen te verwezenlijken. Heb je er vragen over? Laat het weten via de reacties hieronder.