5 vergaderapps die de productiviteit van meetings verhogen

Het houden van productieve vergaderingen is lastig. De afgelopen jaren kwamen er verschillende tools op de markt die je hierbij kunnen helpen. Als vergadertrainer bekeek ik veel van deze applicaties. Hoe geschikt zijn ze voor het Nederlandse vergaderlandschap? Is een nieuwe app het installeren waard? In dit artikel bespreek ik vijf vergaderapps met je.

Online meetings

Ik wil allereerst zeggen dat geen enkele app je vergadering redt als je de basis van effectief vergaderen niet op orde hebt. Daarnaast bespreek ik in dit artikel applicaties die je helpen bij traditionele face-to-face vergaderingen. Wil je juist meer weten over online vergaderen? Lees dan mijn eerdere artikel over vergaderen op afstand.

Het nut van vergaderapps

Je vraagt je misschien af waarom je een applicatie nodig hebt om te vergaderen. Ik denk dat vergaderapps verschillende functies hebben die je kunnen helpen, en je vergaderingen productiever maken. Denk aan de volgende punten:

• Vergaderingen plannen
• De (externe) vergaderdeelnemers leren kennen
• Documenten organiseren
• Een goede agenda opstellen
• Actiepunten managen
• Creativiteit tijdens de vergadering stimuleren

Afleiding

Het nadeel van een telefoon of tablet bij de vergadering, is dat het kan afleiden. Hoe bevorderlijk smartphones echt zijn voor de concentratie, hangt van je team af. Met voldoende onderling vertrouwen kun je prima apps gebruiken tijdens een vergadering. Zoals dat trouwens ook voor (interne) social media geldt.

Dan is het nu tijd voor de veraderapps. Ik leg ze aan je voor in willekeurige volgorde.

1. Minute: de alles-in-één-oplossing

Het Nederlandse Minute heeft een duidelijk doel. Het wil vergaderingen makkelijker en productiever maken. Minute realiseert dit met alle vergaderdocumentatie op één plek. Kijk, dat klinkt goed.

In de applicatie maak je zelf vergaderingen aan en importeer je gegevens uit Google of iOS-agenda. Ook voeg je eenvoudig documenten toe vanuit Dropbox, Evernote, Google, Office en iCloud.

Je kunt de app downloaden in de Google Play Store en de Apple App Store. Of je gebruikt hem als webapplicatie in de browser. Vooral dat laatste is handig als je uitgebreide notities wil maken. Een laptop typt toch net wat fijner dan een smartphone.

Tijdsloten, privé-notities en actiepunten

De app werkt vrij intuïtief, met een voorbeeldagenda om je op weg te helpen. De functie om per agendapunt snel een tijdslot toe te wijzen, vind ik goed. Ook heb je de mogelijkheid om privé-notities te maken bij een vergadering. Deze kun je later makkelijk teruglezen. Maar omdat deze optie erg basic is, vermoed ik dat deelnemers hiervoor liever andere apps gebruiken. Of pen en papier.

Per vergadering kun je ook notities en actiepunten toewijzen. Via Zapier kun je die vervolgens exporteren naar onder andere Trello, Todoist, Slack en Asana. Ten slotte maak je een overzicht van besluiten in Minute.

2. Zapier: slimme koppelingen

Minute is een fijne alles-in-één-oplossing. Maar daar hangt wel een prijskaartje aan: €7.50 per gebruiker, per maand. Voor kleinere organisaties kan het ook lonen om apps die je al gebruikt, aan elkaar te koppelen. Eenvoudige koppelingen van twee stappen voer je gratis uit met het eerder genoemde Zapier.

Zapier maakte zelf een handig overzicht van welke koppelingen je kunt gebruiken bij een vergadering en de voorbereidingen. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch versturen van notulen, besluiten of actiepunten (gemaakt in Evernote) via Gmail. Maar je kunt ook taken (uit Todoist) inplannen als Google Calendar-event. Of een berichtje verzenden vlak voor je meeting.

3. If This Then That: eenvoudige en slimme koppelingen

If This Then That (IFTTT) is een eenvoudiger, en dus sneller te leren, alternatief. Ik kwam een erg leuke koppeling tegen in deze vergaderapp.

Je telefoon gaat automatisch op stil als de vergadering, volgens Google Calendar, begint. Wat mij betreft voeren we dit vandaag nog allemaal in. Op de website van IFTTT lees je over meer hacks voor meetings en overleggen.

4. Dropbox Paper: lekker intuïtief vormgegeven

Dan iets heel anders. Dropbox ken je waarschijnlijk wel. Maar ken je Dropbox Paper al? Zeker als je de opslagservice van Dropbox al gebruikt, is Dropbox Paper een handige tool bij samenwerkingen.

Met de sjablonen voor brainstormen, notulen maken en projectplan kun je gelijk aan de slag. Voor wie nog Word-documenten rondmailt, lijkt dit me een eenvoudige stap vooruit.

Dropbox Paper versus zakelijke omgevingen

Natuurlijk heb je met Dropbox Paper minder mogelijkheden dan bij dedicated vergaderapps. Maar ik vind de interface van Dropbox Paper een stuk fijner en intuïtiever werken dan de soms wat saaie, zakelijke omgevingen.

Behalve tekst, to do-lijstjes en tabellen, voeg je ook gemakkelijk audio, video’s en afbeeldingen toe. Het geheel deed me qua design denken aan het prachtige Medium-blog.

Mijn tip is: probeer Paper eens voor een vergadering/brainstorm waarbij je veel online bronnen gebruikt.

5. Spilter: hybride brainstormen

Brainstormen gaat vaak over (abstracte) ideeën. In zo’n geval is Dropbox Paper minder handig. Achter een scherm zitten bevordert de creativiteit niet echt. De Nederlandse app Spilter combineert het beste van twee werelden.

Creatief bezig met Spilter

Met Spilter bedenk je eerst ideeën die je print en op een muur hangt. Tenzij je van ouderwets knippen en plakken houdt, is een labelprinter hiervoor handig. Hierna bespreek je de ideeën, het liefst niet klassikaal, met elkaar. Iedereen hangt dan zijn eigen idee bij de juiste categorie. Daarna scant de gespreksleider de voorstellen weer in op thema.

Een stem voor iedereen

Wat me vooral zo aanspreekt aan deze methode, is dat iedereen vervolgens op zijn eigen smartphone of tablet kan stemmen op verschillende aspecten van de ideeën. Dat is een mooi beginpunt van de discussie. Zo voorkom je het gebruikelijke patroon waarbij een paar mensen het hoogste woord voert, terwijl de stille meerderheid misschien iets anders vindt.

Mijn collega besteedde aandacht aan dit onderwerp in een blog over waarom we meer moeten luisteren, en minder moeten praten tijdens vergaderingen.

Een markt vol vergaderapps

In mijn onderzoek kon ik niet alle aan vergaderen gerelateerde applicaties meenemen. Er bestaan er namelijk verschrikkelijk veel. Het is belangrijk om je te realiseren dat het nut afhangt van welke tools je nu al gebruikt binnen je organisatie. En de weerstand om wéér een nieuwe app te installeren blijkt vaak groot, ondanks dat deze qua functies beter aansluit bij je wensen.

Een wereld vol mogelijkheden

Ook zocht ik vooral naar verschillende soorten apps om te laten zien wat er allemaal mogelijk is. Ik kan in ieder geval concluderen dat we aan de Nederlandse vergadertafels best wat mogen experimenteren met nieuwe apps, om zo de productiviteit te verhogen.

Gebruik jij zelf vergaderapps die niet in deze lijst staan? Helpen ze je bij het behalen van je vergaderdoelen? Ik hoor het graag van je in een reactie!