Intranet & Digital Workplace Awards 2018: de digitale assistent is een feit

De winnaars van de jaarlijkse Intranet and Digital Workplace Awards zijn bekendgemaakt. Elk jaar geven deze awards een kijkje in de keuken van winnende (sociaal) intranetten en digitale werkomgevingen. Vooral de schermafbeeldingen en de businesscases zijn steeds weer een bron van inspiratie. Wat kun je leren van de succesvolle voorbeelden?

De 12e editie van de Intranet and Digital Workplace Awards toont intranetten en digitale werkomgevingen (DWO) die echte waarde toevoegen aan de organisatie. Het geeft ook een goed beeld van de trends in de wereld en de digitale volwassenheid van de koplopers. Ik zou zeggen: gebruik deze voorbeelden ter inspiratie van je team en om het management te overtuigen om echt serieus werk te maken van de digitale werkomgeving.

Trends in de digital workplace voor 2018

De winnaars laten goed zien hoe de digital workplace zich ontwikkelt. Volgens de jury waren dit de leermomenten van 2018:

• We leven in de eeuw van de digitale assistent.
• Digital employee experience is  de aanjager voor echte enterprise-oplossingen.
• Digitale werkomgevingen leveren opgeschaalde automatisering en efficiëntie.
• Optimale mobiele toegang tot digitale omgevingen is vanzelfsprekend geworden.
• Office 365 transformeert kleine en middelgrote organisaties.
• Succesvolle wereldwijde intranetten worden gefaseerd en iteratief ontwikkeld.

Digitale assistent wint platinum-award

Dit jaar is de platinum-award toegekend aan het innovatieve Liberty Mutual, dat de ‘employee experience‘ een niveau hoger bracht met ‘seamless’ integratie van diverse systemen in één digitale werkomgeving. Een van de juryleden over deze casus:

This is one of the best implementations of a true digital workplace I have seen. Approvals on a smart watch is fantastic! Integrated approvals on any device is what everyone wants but no one does. And a chatbot too? Incredibly thoughtful and built in a way that allows it to grow.

Liberty Mutual ontwikkelde een enterprise digitale assistent die medewerkers ondersteunt bij het ontvangen van personaliseerde notificaties, het uitvoeren van complete transacties, het inkijken van persoonlijke informatie en het stellen van vragen. Daartoe heeft het diverse backend-systemen geïntegreerd met het intranet. De digitale assistent is gebaseerd op een microservices architectuur. Ook is er een chatbot beschikbaar op het platform.

De assistent heeft zijn waarde nu al bewezen door significante tijd- en kostenbesparing. De conclusie van de jury: “There are some very impressive results and savings. This is a great source of inspiration for companies with thousands of employees!” 

Enkele andere bevindingen van de jury:

• Dit is een werkelijk interessante ontwikkeling die de digital workplace op een nieuwe manier inzet voor de organisatie.
• De uitvoering van de digitale assistent is vanaf het begin uitstekend geweest, van het ontwerp tot de architectuur.
• Liberty Mutual is echt innovatief bezig met het gebruik van een chatbot en het opzetten van een onafhankelijk softwarebedrijf.
• Dit is een lang houdbare oplossing die andere afdelingen aanmoedigt om ook hun systemen te integreren met de digitale assistent.
• Met name de HR-processen zijn heel goed opgepakt, waardoor medewerkers en managers makkelijk belangrijke informatie kunnen inkijken en handelingen kunnen uitvoeren.
• In de planning wordt de assistent nog verder uitgebreid met een volledig dashboard en spraakherkenning. Dit biedt op termijn nóg meer waarde voor de organisatie.

Bekijk hier de intranet-casus van Liberty Mutual.

Intranet als veranderaar bij Vodafone Ukraine

Naast deze terechte platinum-winnaar, zijn er nog meer interessante voorbeelden. Ik kan ze niet allemaal bespreken, maar er is er nog een die ik graag met jullie wil delen.

Vodafone Ukraine zet het intranet consequent in om de organisatieverandering te ondersteunen, medewerkers te betrekken en de bedrijfsprocessen te verbeteren. Het ontwikkelteam ondersteunt talloze kleine use cases met out-of-the-box bedachte maatwerkfunctionaliteiten.

PROSTOR biedt blogs, video, een uitgebreid projectportaal, online vraag-en-antwoordsessies met het senior management, een community waarin collega’s worden erkend om hun expertise, een ‘game’ dat veel belangstelling geniet onder de medewerkers en een zeer toegankelijke ingang naar de diverse service-afdelingen binnen de organisatie. Alle strategische campagnes lopen via het intranet, juist omdat PROSTOR zo veel is gebruikt door alle medewerkers.

Door intensieve ondersteuning te bieden aan medewerkers wordt dit intranet door iedereen omarmd en gebruikt. Dit succes leidt tot significante kostenbesparingen en een verbetering in de medewerkersbetrokkenheid. De jury kon dit intranet enorm waarderen:

• Dit is een uitstekend voorbeeld van een sociaal intranet om betrokkenheid en verandering voor elkaar te krijgen, met continue investeringen en een zichtbare aanwezigheid van het senior management.
• De betrokkenheid van de medewerkers bij dit intranet blijkt wel uit de blogs en video’s als de vele reacties daarop. Men participeert actief op dit platform.
• Wij zijn erg enthousiast over de aanpak van het automatiseren van ‘e-mailgebaseerde’ processen op dit intranet, met gebruikmaking van de out-of-the-boxfunctionaliteit.
• De omgeving waarin experts een zichtbare rol hebben en de gaming-initiatieven tonen de rijke verbeelding en ‘flair’ van het ontwikkelteam. Een compliment ook voor de uitvoering ervan.
• De intranet ‘use cases’ bieden echte meerwaarde voor de organisatie en zijn echt verbonden aan de bedrijfsstrategie.
• De ondersteuning van de decentrale redacteuren en beheerders wordt serieus aangepakt, met onder andere een eigen blog en een bibliotheek van code snippets.

Bekijk hier de intranet-casus van Vodafone Ukraine.

Leer van andere intranetten

Steptwo heeft de winnende intranetten en digitale werkomgevingen uitgebreid beschreven in de 2018 Intranet and Digital Workplace Showcase. In 290 pagina’s vind je van elke winnaar een goed beschreven business case en meerdere schermafbeeldingen met toelichting. Dat maakt het rapport met name erg waardevol, want nergens anders vind je zoveel ‘kijkjes in de intranetkeuken’.

Je kunt de meeste winnaars ook op de website van Steptwo vinden met een korte beschrijving en een schermafbeelding. Met een filter kun je op land, categorie en op jaartal zoeken. Bijvoorbeeld alle winnaars van 2018. In die ‘Award browser’ vind je ook eerdere Nederlandse winnaars zoals Accolade, Philips en Heineken.

Houd de Nederlandse – en Belgische – leeuw hoog: schrijf in voor 2018!

Ook dit jaar viel geen enkele Nederlandstalige organisaties in de prijzen, terwijl Nederland de jaren daarvoor was goed vertegenwoordigd was op het prijzenpodium. Ik roep daarom elk intranet- of DWO-team in Nederland en België op om in te schrijven voor de Awards voor het volgende jaar. Laat de wereld zien wat wij allemaal kunnen!

Het is een leuke manier om je team in het zonnetje te zetten en mooie bijvangst is dat je zo leert hoe je de waarde van je DWO of intranet aan de man brengt bij de jury en dus ook je eigen management.

Winning the Intranet Innovation award in the Intranet Rework category gave our team a great sense of accomplishment. After months of hard work, we felt we had made great progress in our latest iteration of the firm intranet but to have it substantiated by Step Two’s panel of judges was incredibly gratifying. Since winning the award, our group has received praise and recognition from firm leadership and peers. – Jennifer Mendez (KM Firm Solutions Manager, Ogletree Deakins, Nash, Smoak & Stewart).

Er zijn vier categorieën waarop je kunt inschrijven:

1. Intranet essentials: voor basiselementen van elk nieuwe of herzien intranet, zoals een zoekmachine en een ‘smoelenboek’.
2. Social, collaboration and communication: voor innovaties op het gebied van een sociaal netwerk, collaboration of interne communicatie.
3. Business, mobile and frontline solutions: voor initiatieven die een specifiek organisatieprobleem succesvol aanpakten, die een mobiele oplossing realiseerden of die zich expliciet richtten op de behoefte van frontoffice-afdelingen.
4. Digital workplace en digital employee experience: initiatieven die uitgingen van een holistische aanpak waarbij een andere manier van werken is gerealiseerd of waarbij een onderdeel van een groter digitaal ecosysteem is gerealiseerd voor een betere beleving van medewerkers.

De deadline om in te schrijven voor de volgende award is meestal in de maand mei. Maar, je kunt je alvast voorinschrijven voor de Awards van 2018.

*Publicatie schermafbeeldingen met toestemming van StepTwo.