Hoe je (interne) social media inzet om effectiever te vergaderen

Kijk je wel eens op je telefoon tijdens een vergadering? Misschien op het punt dat je collega na een uur praten nog een ‘leuk ideetje’ inbrengt? Waarschijnlijk wordt het je niet in dank afgenomen. Je kunt toch even serieus luisteren in plaats van te appen of je timeline te checken? Aan de andere kant: waarom duurt die vergadering zo lang? Waarom is het idee niet beter uitgedacht? Kan de voorzitter het niet afkappen?

Beide perspectieven kan ik inkomen.

Misschien zie je een verbod als oplossing:

• ‘Geen smartphones tijdens de vergadering.’
• ‘Geen ideeën inbrengen die niet op de agenda staan.’

Ik pleit ervoor om het iets flexibeler aan te pakken.

Hoe kun je smartphones en social media nu zo inzetten dat ze je vergadering effectiever maken in plaats van frustrerender? Rekening houden met hoe je collega graag communiceert. Maar eerst een stukje achtergrond. Uit eigen ervaring weet je waarschijnlijk wel dat mensen heel verschillend communiceren.

De een houdt ervan om ‘lekker te sparren’ of zelfs heftig te discussiëren, de ander denkt liever een tijdje na voor ie wat zegt.

Ook gebruikt de een liever de app, terwijl de ander liever belt of gewoon afspreekt. Die verschillen kun je toeschrijven aan generatie, maar net zo goed aan karakter of beroep. Grote kans in ieder geval dat ze er zijn.

Rolverdeling

Van nature hebben face-to-facediscussieerders de overhand tijdens een vergadering. Ze nemen vaak het woord en dat komt de kwaliteit niet altijd ten goede. Daarom leren ze in traditionele vergadertrainingen om beter te luisteren en zich waar nodig ook grondiger voor te bereiden.

Ook is er een belangrijke rol voor de voorzitter weggelegd. Hij/zij let op wie het woord wil en parkeert minder belangrijke onderwerpen.

Bespreek je idee alvast online

Maar je moet impulsieve creativiteit natuurlijk niet helemaal de nek omdraaien. Wat als je echt een goed idee hebt een dag voor de vergadering? Dan maar op de mail gooien?

Nee! Alsjeblieft niet nog meer mail. Los nog van de vraag aan wie je het moet sturen (reply-to-all aka de antichrist van effectieve communicatie), is e-mail simpelweg niet zo’n handige overlegtool. Mocht je daar nog overtuigd van willen worden, luister dan zeker deze podcast.

Ik zou zeggen: zet het op Slack. Of een vergelijkbare online overlegomgeving. Je introduceert het idee op een chatkanaal met relatief veel collega’s. Wie het interessant vindt, kan vervolgens meepraten in een aparte thread.

Discussieerders kunnen live ‘lekker sparren’. Denkers laten het even bezinken en reageren later pas.

Iets gestructureerder discussiëren kun je met een projectmanagementtool zoals Asana, Basecamp of Trello. Voordeel hieraan vind ik dat je onderwerpen beter af kunt bakenen en er eventueel al taken aan vast kunt plakken. Nadeel is dat de discussie iets minder spontaan verloopt en je minder input zult krijgen van mensen buiten je team.

Mocht het idee zich ervoor lenen: bespreek het dan ook op externe social media. Met name Twitter helpt je om door te dringen tot de kern. Je het immers maar ruimte voor 1̶4̶0̶ 280 tekens.

Zo scherp je het idee verder aan voor je het eventueel in een vergadering bespreekt. Maar er zijn nog meer voordelen:

Een hulplijn inschakelen tijdens de vergadering

Ik heb wel eens met licht sadistisch genoegen zitten kijken hoe een oom uit Appelscha er helemaal naast zat voor de million-dollar-question.

Maar een hulplijn inschakelen is natuurlijk wel een goed idee. Zo kun je tijdens een vergadering iemand vragen op stand-by te staan.

Bijvoorbeeld die dame van IT die in de Slack-thread met zulke goede suggesties kwam. Ze hoeft er niet de hele vergadering bij te gaan zitten (dat scheelt zowel haar als jullie tijd), maar kan wel een of twee prangende vragen beantwoorden voor het marketingoverleg. Of iemand die bij voorkeur via de chat communiceert.

Discussieerders kunnen live ‘lekker sparren’. Denkers laten het even bezinken en reageren later pas.

Anders dan bij Weekend Miljonairs zijn er geen beperkingen aan hoeveel hulplijnen je kunt inschakelen. Heb je een grote schare volgers op een bepaald platform? Dan kun je met een poll of een vraag razendsnel nieuwe input krijgen voor een idee. Vergeet ook de zoekfunctie van veel sociale media niet. Misschien heeft iemand een prachtig concept bedacht en kun je snel via Facebook of Instagram achterhalen of het al vaker is gedaan.

Natuurlijk is het wel slim om van tevoren afspraken te maken over de ‘hulplijnfunctie’. Al is het maar zodat je collega’s weten dat je met iets nuttigs bezig bent op je telefoon.

Alvast bouwen aan vertrouwen

Soms is het wat onwennig als je voor de eerste keer met elkaar vergadert. Als je elkaar al een beetje hebt leren kennen via de (interne) sociale media, gaat het net wat eenvoudiger. Je hebt al een beeld van wie wie is en hoe iemand communiceert.

Natuurlijk moet het sociale medium dan wel door (bijna) iedereen worden gebruikt. Een interessant voorbeeld vind ik de case van Heineken en Facebook Workplace. De bierbrouwer wilde medewerkers ongeacht leeftijd, positie, educatie en locatie met elkaar verbinden.

Om medewerkers actief te krijgen bedachten ze drie strategieën:

1. A reason to visit
2. A reason to stay
3. A reason to come back everyday

De hele case lees je hier.

Maar ook in een kleinere organisatie waar je elkaar al kent, helpt een intern sociaal medium. In een koffiepraat-kanaal kun je – voor wie dat wil – lekker de laatste nieuwtjes bespreken. Dan hoeft dat de eerste tien minuten van een vergadering niet meer.

NB: zorg er wel altijd voor dat je belangrijke mededelingen scheidt van minder relevante zaken. Al gaat het maar om zoiets simpels als twee verschillende WhatsApp-groepschats.

Niet alles bespreek je online

Tot slot nog wel een kleine waarschuwing: hoe fijn tools als WhatsApp, Slack, Facebook of Twitter ook zijn, niet alles bespreek je online.

Gaat het er in de vergadering heftig aan toe? Dan ga je daar niet live over berichten op de interne sociale media.

Wees je er ook altijd van bewust dat je online veel minder nuance mee kunt geven. Wat je zegt komt misschien een stuk botter over. Maar als je met bovenstaande zaken rekening houdt, kun je (interne) social media prima gebruiken voor een effectieve vergadering.