Een soepele adoptie van de digitale werkplek [stappenplan]

Het digitaliseren van werkplekken brengt veranderingen met zich mee. Over het algemeen hebben mensen vaak moeite met verandering. Voor jou als besluitnemer in een bedrijf zijn de voordelen waarschijnlijk allang duidelijk. Vervolgens moet je deze voordelen ook helder maken voor je collega’s. Ik help je graag om dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Dit artikel biedt een vijfstappenplan voor een gesmeerd adoptieproces van de digitale werkplek.

Digitale werkplek versus social intranet

De digitale werkplek is ontstaan als gevolg van de doorontwikkeling van het social intranet. Een Social intranet richt zich vooral op communicatie met medewerkers. De digitale werkplek daarentegen, richt zich op het efficiënter maken van werkprocessen, waaronder het social intranet. Op die manier omvat een digitale werkplek onderdelen van het social intranet. Het is zelfs in staat het social intranet in zijn geheel te vervangen.

Tijdsduur van adoptie

Al tijdens je oriëntatie op het gebied van digitale werkplekken, start het adoptieproces. Zelf heb ik tal van adoptieprocessen gezien. Dit gaat van adviesbureaus met zestig medewerkers, tot zorginstellingen met duizenden medewerkers.

Voor een gehele implementatie en adoptie, raad ik aan drie tot twaalf maanden te reserveren. De precieze lengte van de periode is natuurlijk grotendeels afhankelijk van de complexiteit en compleetheid van de implementatie. Wat jou te doen staat tijdens de adoptieperiode, leg ik je nu stap voor stap uit.

Stap 1. Voorbereiding

De eerste stappen van de adoptie beginnen al voor de aanschaf. Als je in je organisatie mensen betrekt bij de keuze voor een digitale werkplek, is de kans groter dat deze geaccepteerd wordt. Voor kleine- tot middelgrote bedrijven is het mogelijk om een adoptiegroep samen te stellen. Deze bestaat uit innovators en laggards.

Innovators zijn mensen die nieuwe technologieën accepteren. Laggards zijn mensen die minder van veranderingen houden. Grotere organisaties kunnen de wensen het beste in kaart brengen door enquêtes uit te zetten in de hele organisatie. Op deze manier worden medewerkers voorbereid op de veranderingen die gaan komen.

Stap 2. Technische implementatie

Nu je feedback hebt verzameld, is het natuurlijk belangrijk hiernaar te luisteren. De opmerkingen van innovators en laggards bieden veel voordelen. Je bent hierdoor namelijk in staat om direct waarde toe te voegen voor diegenen die ermee zullen werken. Om dit te bereiken plan je meerdere sessies in:

Eerste sessie: feedback verzamelen voor de inrichting van de digitale werkplek
Tweede sessie: opzet van de digitale werkplek presenteren en feedback verzamelen
Derde sessie: aangepaste digitale werkplek presenteren

Tijdens de technische implementatie kun je primaire processen integreren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan urenregistratie en kilometerregistratie, waardoor de adoptie zal verhogen. Maar je kunt ook nieuwe tools integreren, zoals chats. Door dit soort functies in digitale werkplekken zijn medewerkers in staat om sneller te communiceren.

Technische implementaties in organisaties

Neem bijvoorbeeld een accountantskantoor dat een chat in hun digitale werkplek implementeerde. Door deze chat kon het aantal medewerkers dat op bezoek ging bij klanten worden gehalveerd. Tegenwoordig staat er altijd een groep specialisten stand-by in de chat. Deze specialisten hoeven nu niet meer mee met de verkopers, omdat ze op afstand hun verkoopcollega’s ondersteunen bij specialistische vragen van klanten.

Een andere methode is het integreren van onderdelen van het social intranet in de digitale werkplek. Daarvan wordt vervolgens de adoptie verhoogd en gecombineerd met de toegang tot documenten, mail en applicaties van ieder apparaat. De start in veel organisaties bestaat uit het vereenvoudigen van toegang tot applicaties. Daarna maak je informatie visueel en versimpel je werkprocessen. Sommige andere organisaties integreren direct alle onderdelen om de waarde van de digitale werkplek zo duidelijk te maken voor iedere medewerker.

Stap 3. Zachte introductie

Ter introductie van de nieuwe, digitale werkplek breng je een ‘testversie’ uit. Naar iedereen in het bedrijf stuur je zowel afbeeldingen als video’s van de nieuwe werkplek. Je plaatst hierbij de opmerking dat de eerste groep, de innovators en laggards, start met testen om verbeterpunten te ontdekken.

Vervolgens neem je met deze groep video’s op en maak je afbeeldingen van zowel de afdeling-specifieke als de functie-specifieke voordelen van de nieuwe digitale werkplek. Als de testgroep met je nieuwe digitale werkplek werkt, ontdek je snel mensen hoe ermee omgaan en kun je de practices in kaart brengen voor de gehele organisatie.

Stap 4. Uitrol door de organisatie

Trainingen

Afhankelijk van het formaat van je organisatie is het verstandig om ofwel trainings- ofwel inloopsessies in te plannen. Bij deze sessies kun je de nieuwe werkwijze introduceren. Ook delen leden van de testgroep wat zij geleerd hebben. Deze informatie geef je ook mee in de vorm van een video of gebruikershandleiding. Hieronder zie je een voorbeeld van zo’n instructievideo voor een adoptieproces. Let er bij dit soort video’s op dat je ze kort houdt!

De trainingen zijn vooral gericht op veranderingen in de werkwijze van een bedrijf. De digitale werkplek moet erg eenvoudig zijn, wat wil zeggen dat iemand die een maand later start in de organisatie, op een natuurlijke wijze het werkproces over moet kunnen nemen van collega’s.

Evangelisten van de digitale werkplek

Naast trainingen introduceer je voor ieder team een evangelist voor de digitale werkplek. Bij deze persoon kunnen medewerkers terecht met vragen of problemen over het nieuwe systeem. Door te overleggen met de evangelist en deze verantwoordelijk te maken voor de adoptie op de betreffende afdeling, wordt de digitale werkplek het snelst geadopteerd. Zo benut je alle voordelen.

Je kunt de evangelist ook zelf ondersteunen door wekelijks tips en tricks te delen. Deze tips en tricks kunnen zij weer delen met hun teamleden. Zo houd je de communicatielijnen binnen de organisatie kort.

Stap 5. Feedback en aanpassingen

Als ieder team een evangelist heeft, komt er veel feedback binnen. Zorg ervoor dat de evangelisten deze feedback eenvoudig kunnen invullen in een formulier, zodat alles op één punt verzameld wordt. Op het formulier laat je ze de ontvangen feedback invullen en wat de  prioriteit daarvan is.

Deze feedback gebruik je vervolgens voor de optimalisatie van de digitale werkplek. Mogelijk wil je door de feedback documentatie of video’s aanpassen. Komt er feedback waar je zelf niets mee kunt? Bespreek dit dan met de ontwikkelaars van de werkplek. In veel gevallen kunnen zij je ondersteunen bij het oplossen van dit soort uitdagingen.

Starten met jouw digitale werkplek

Er blijven altijd collega’s die niet van verandering houden. Ze werken al jaren op een bepaalde manier, waarom moeten ze dat aanpassen? Zorg ervoor dat je dit duidelijk maakt en kies een digitale werkplek die past bij je medewerkers.

Zo kiezen organisaties met medewerkers die veel gebruik maken van software-applicaties uit de cloud graag voor Office 365 of Workspace 365. Aan de andere kant kunnen organisaties die met veel ‘traditionele’ geïnstalleerde applicaties werken, beter kiezen voor Citrix XenApp, Frame of Veeam. Bespreek deze opties met je IT-managers. Zij kunnen je vertellen over de impact op de gebruikers en de kosten.

Heb jij nog tips of mooie voorbeelden van een adoptietraject voor de digitale werkplek? Ik zie ze graag in de comments!