WhatsApp Business: hét stappenplan om direct te starten

In oktober schreef ik op Frankwatching al over de aankondiging van WhatsApp Business en gisteren is de app voor Androidgebruikers officieel uitgerold in Nederland. Met WhatsApp Business kunnen gebruikers een zakelijk account aanmaken om zo direct, persoonlijk en snel contact te hebben met klanten. Sta je te popelen om via WhatsApp een extra service te bieden? Ik geef je hét stappenplan om direct met WhatsApp Business te starten!

Hoe stel je WhatsApp Business in?

WhatsApp Business is vooralsnog alleen beschikbaar in de Google Play Store. Wanneer iPhone-gebruikers ermee aan de slag kunnen gaan, is helaas nog niet duidelijk.

1. Downloaden & verifiëren

Nadat je de app hebt gedownload en akkoord bent gegaan met de WhatsApp Servicevoorwaarden en het privacybeleid, dien je het telefoonnummer te verifiëren. Let op: dit kan een vast telefoonnummer zijn óf een mobiel nummer dat nog niet voor een persoonlijke WhatsApp wordt gebruikt (zie dit artikel voor meer informatie over de registratie van telefoonnummers). Na de verificatie ontvang je een sms of kun je er bij een vast nummer voor kiezen om de code doorgebeld te krijgen.

2. Bedrijfsinformatie invoeren

Nadat de verificatie is gelukt, is het tijd om de eerste bedrijfsinformatie in te voeren, dus je bedrijfsnaam en eventueel al het logo.

3. Done! Bekijk het startscherm

Klanten kunnen je vanaf nu bereiken. Het startscherm is (net zoals bij je persoonlijke WhatsApp op Android) onderverdeeld in:

1. Chats. Hier vind je net zoals bij je persoonlijke WhatsApp een overzicht van je chats. Eventueel kun je ook vanuit de browser van je computer reageren (via WhatsApp Web). Daarvoor tik je rechts bovenin en ga je naar ‘WhatsApp Web’, vanwaar je de QR-code kunt scannen.
2. Status. Ook vanuit WhatsApp Business is het mogelijk om 24 uur tekst, foto’s, video’s en GIF’s te delen en te bekijken.
3. Oproepen. Met WhatsApp Business is het ook mogelijk om naast chatten te bellen of te videobellen met je klanten.

4. Aanvullende informatie

WhatsApp Business biedt de mogelijkheid om aanvullende informatie over je bedrijf te geven. Dit vind je rechts bovenin onder instellingen – bedrijfsinstellingen – profiel. Hier heb je de mogelijkheid om de volgende informatie in te voeren:

• Het bedrijfsadres
• Precieze locatie op de kaart
• Categorie
• Aanvullende omschrijving
• Openingstijden
• E-mailadres
• De website van je bedrijf.

Gebruikers vinden deze informatie terug bij contactinformatie nadat ze je telefoonnummer hebben toegevoegd als contact. En dat ziet er best fancy uit!

5. Bekijk de statistieken

Naast het opgeven van bedrijfsinformatie is het ook mogelijk om statistieken in te zien. Deze zijn op dit moment nog niet erg uitgebreid. Je vindt hier alleen het aantal verzonden, afgeleverde, gelezen en ontvangen bericht. Vrij beperkt dus. WhatsApp heeft laten weten dat dit nog wordt uitgebreid met een gemiddelde reactietijd en statistieken over hoeveel verstuurde berichten ook daadwerkelijk gelezen zijn.

6. Berichtinstellingen

Tot slot zijn er verschillende berichtinstellingen beschikbaar:

• Afwezigheidsbericht. Je kunt bij afwezigheid een automatisch antwoord instellen. Het bericht is te personaliseren én je kunt aangeven wanneer deze verzonden moet worden: altijd, aangepast of buiten openingstijden.
• Begroeting. Je kunt klanten die voor het eerst (óf na 14 dagen van inactiviteit) contact met je opnemen een standaard begroeting versturen. Deze is ook volledig te personaliseren.
• Snelle antwoorden. Heb je vaak te maken met dezelfde vragen? Dan kun je deze hier alvast als snelle antwoorden instellen. Het enige dat je dan hoeft te doen is ‘/’ te typen, gevolgd door de sneltoets of een ingestelde snel antwoord.

 

De besproken opties maken het bedrijven een stuk gemakkelijker om WhatsApp als alternatief voor traditionele klantenservice te gebruiken! Of toch niet?

Het WhatsApp Business account van KLM als voorbeeld

In september testte KLM al met een geverifieerde versie van WhatsApp Business. Hiermee geven zij klanten de mogelijkheid om vragen te stellen. Maar ook is het mogelijk om via WhatsApp informatie te ontvangen over je vlucht, een herinnering te ontvangen over je check-in en zelfs je boarding pass te ontvangen via WhatsApp. Vooral proactieve klantenservice dus, dat door een speciale WhatsApp-API-koppeling en het geven van een opt-in tijdens het boekingsproces mogelijk is.

De opzet hiervan ziet er eigenlijk heel anders uit dan de mogelijkheden die WhatsApp Business ons nu laat zien. En dat is nu net waar met de komst van WhatsApp Business op dit moment ook nog weinig duidelijkheid over is. WhatsApp Business geeft op de besproken berichtinstellingen na op dit moment nog geen mogelijkheid tot deze WhatsApp-API-koppeling. Iets dat snel moet volgen om WhatsApp Business optimaal in te kunnen zetten om zo net als KLM ook die proactieve service te verlenen.

Alleen voor het MKB?

WhatsApp richt zich met de huidige insteek van WhatsApp Business vooral op MKB’ers. Voor een grote partij vergelijkbaar met KLM is het onmogelijk om binnen de huidige opties de besproken service te bieden.

WhatsApp Business biedt namelijk nog geen mogelijkheden voor proactieve, persoonlijke service voor toepasbaarheid op grote schaal. En omdat WhatsApp vooral is bedoeld voor persoonlijk gebruik, kun je een account niet zomaar met meerdere gebruikers tegelijk beheren.

Voor een grote partij vergelijkbaar met KLM is het onmogelijk om binnen de huidige opties de besproken service te bieden.

Ik vermoed dat je bij een geverifieerd account de mogelijkheid krijgt om het account met meerdere gebruikers te beheren én met een WhatsApp-API-koppeling proactieve klantenservice te verlenen. WhatsApp heeft al laten weten dat het op den duur mogelijk wordt om net als KLM een geverifieerd account te krijgen – naar verluid voor grotere bedrijven. Dus of je nou een eenmanszaak hebt of een multinational bent: WhatsApp Business wordt voor ieder bedrijf een interessant platform!

Oh, en de kosten? Vooralsnog is het gratis. Maar in de toekomst moeten bedrijven betalen voor het gebruik ervan. Wat de kosten precies zullen zijn, is nog onbekend.