De digital workplace heeft altijd een online community nodig

Zonder een online netwerk is de digital workplace verloren. Iedereen blijft binnen de organisatie dan op zijn eigen eilandje aan oplossingen werken, zonder te profiteren van wat er al is. Belangrijke lessen en informatie raken zoek, omdat niemand ze met elkaar deelt. Hoe kan een sociaal platform zorgen voor de gezamenlijke context die cruciaal is voor elke digital workplace?

Working out loud in de digital workplace

De organisatie van de toekomst is er een die snel kan innoveren. Een randvoorwaarde daarvoor is een open cultuur waarin veel geëxperimenteerd wordt. Een belangrijke vaardigheid die medewerkers zich daarvoor eigen moeten maken is working out loud. Jane Bozarth, auteur van het boek ‘Show your work‘ en John Stepper zijn twee pleitbezorgers van deze methodiek van werken.

Het komt erop neer dat je je werk veel meer in de openbaarheid doet. Niet meer wachten tot je iets hebt dat de moeite waard is om te delen met de rest van het bedrijf, maar je ideeën, voorstellen, plannen al in het beginstadium delen. Daarvan profiteert iedereen. Het individu is geholpen met de feedback die hij ontvangt. De organisatie is gebaat bij het vastleggen van werkprocessen, context en de snellere manier van fouten afvangen.

Niet meer wachten tot je iets hebt dat de moeite waard is om te delen met de rest van het bedrijf, maar je ideeën, voorstellen, plannen al in het beginstadium delen. Daarvan profiteert iedereen.

Een social intranet leent zich bij uitstek voor working out loud. Medewerkers kunnen onder andere hun ideeën vastleggen in een (regelmatig verschijnende) blog. Het opschrijven ervan zorgt al voor ordening in gedachten. De feedback die medewerkers vervolgens in de reacties geven, helpt nog verder bij het fijnslijpen van de visie. Een centrale gebruikers-feed maakt het mogelijk voor medewerkers om elkaar vragen te stellen. Doordat iedereen toegang heeft tot die feed, is de kans op een snel en waardevol antwoord groot.

Je bestand als sociaal object

In sociale platformen kun je ook bestanden delen. Anderen kunnen commentaar geven op je bestand, deze downloaden, waarderen of delen met anderen. Je bestand wordt daardoor een ‘sociaal object’. Het statische bestand is verrijkt met allerlei sociale en contextuele meta-data. Dat verhoogt niet alleen de vindbaarheid ervan, maar zorgt er bovendien voor dat anderen direct de waarde ervan kunnen inschatten. Het sociale systeem zorgt voor automatische filtering: bestanden die ‘belangrijker’ zijn, komen eerder naar de oppervlakte.

Een laatste voorbeeld: voor projecten kunnen teams gebruikmaken van groepen. In deze groepen kunnen ze met elkaar samenwerken en overleggen. Het projectteam kan subgroepen benutten om de organisatie inzage te geven in het lopende project. De publieke verantwoording van het project vindt continu plaats. Stakeholders kunnen realtime mijlpalen, genomen beslissingen en de status van het project volgen. De communicatie over het project naar de rest van de organisatie is nu een bijproduct geworden van de manier van werken.

Evolutie van de digital workplace

Het worden van een digital workplace is een evolutie en geen revolutie. Tegen de tijd dat je de hele organisatie mee hebt voor bepaalde digitale tools, zijn deze alweer verouderd. De ontwikkelingen gaan zo snel, dat je wel kunt stellen dat de ultieme digital workplace per definitie een voortdurend streven blijft. Het is ook iets dat je als organisatie niet kunt afdwingen.

Tegen de tijd dat je de hele organisatie mee hebt voor bepaalde digitale tools, zijn deze alweer verouderd.

De tools die ik gebruik om mijn werk te doen, zijn niet noodzakelijk de tools die een collega gebruikt. Pogingen van organisaties om medewerkers te verplichten bepaalde tools te gebruiken, werken niet. Daarom gebruikt iedereen nog steeds ‘onveilige’ oplossingen als Google Drive. Nee, om mensen mee te nemen in deze evolutie zul je ze moeten betrekken en aan het roer moeten zetten. Bovendien heb je het collectief ook keihard nodig om de veranderingen bij te blijven.

Een community is een prachtig middel om medewerkers deelgenoot te maken van je ambities voor de digital workplace. Ik schreef al eerder hoe je communities kunt inzetten voor grootschalige organisatieveranderingen. Het komt erop neer dat elke digitale verandering een co-creatieproces is van medewerkers. Het proces daarvan leg je bewust vast met storytelling. Voor een digital workplace is dat niet anders. Benut de kennis van voorlopers. Wat voor tools gebruiken zij? Waarom juist deze tools? Wat zijn hun ideeën over de digital workplace? Alle informatie die je hier ophaalt, deel je met de anderen op een sociaal netwerk. Zo inspireer je de rest om het ook eens te proberen.

Ga er namelijk maar vanuit dat je niet kunt voorspellen op welke manier je medewerkers digitale tools inzetten. Dat zijn vaak verrassende manieren die je niet voor mogelijk hield. In een sociaal intranet kun je een collaboration hub faciliteren waar je al deze ervaringen vastlegt.

Een voorbeeld: steeds meer van onze routineklussen zijn te automatiseren. Daarvoor zijn allerlei digitale middelen beschikbaar. Twee tools die ik zelf veel gebruik zijn IFTTT en Zapier. Deze tools maken het mogelijk om andere tools met elkaar te koppelen. Zo kan ik bijvoorbeeld elke tweet die ik like automatisch in een Google spreadsheet opslaan. De mogelijkheden van deze recepten zijn eindeloos en voor een enkeling niet te overzien. Daarom laten deze tools al allerlei populaire recepten zien van andere gebruikers.

Hier wordt het netwerk slim benut om recepten die zich al bewezen hebben aan te reiken. Iets vergelijkbaars kun je natuurlijk ook voor allerlei andere tools maken in de organisatie. Maar denk bijvoorbeeld ook aan crowdsource-lijsten van tools die je voor bepaalde taken kunt gebruiken. Welke videochat-applicaties zijn er allemaal? Wat gebruik je om je to do’s digitaal vast te leggen?

Verschillende situaties

Ieder mens werkt voortdurend in verschillende contexten. Het ene moment werk je zelfstandig aan een document, het volgende moment werk je samen aan hetzelfde of aan een ander document. Soms kom je even ergens niet uit en schakel je je Twitter-netwerk in voor hulp. Ondertussen heb je je Skype open in afwachting van een inkomend gesprek, en chat je met vrienden en bekenden in WhatsApp.

Privé en werk lopen steeds meer in elkaar over door het aanbod van deze tools en de flexibelere werktijden die medewerkers krijgen. De digital workplace die het overleeft, is het platform dat het het makkelijkst maakt om tussen al deze verschillende contexten te switchen.

Platformen met api-koppelingen

Wat mij betreft is dat een cloud based-oplossing die je thuis en op het werk toegang biedt tot alle tools en netwerken die je nodig hebt om je werk te kunnen doen. Twee partijen die dat op dit moment goed door hebben zijn Slack en Office 365. Beide platformen bieden toegang tot andere netwerken en tools via api-koppelingen (in Office 365 zijn dat Microsoft Teams en Yammer). Als je thuis werkt, heb je toch de mogelijkheid direct in contact te komen met andere medewerkers of teamleden door een Skype-gesprek of chat te starten. Er zijn kanalen beschikbaar waar ik werk gedaan krijg, maar ook kanalen waar ik kan reflecteren op mijn werk (zogenaamde communities of practice).

Virtuele teams meer regel dan uitzondering

Omdat we steeds meer in lossere verbanden werken, moet een sociaal platform het gebrek aan dagelijks contact opvangen. Virtuele teams worden meer regel dan uitzondering. Een sociaal platform krijgt daardoor steeds meer de rol om de gezamenlijkheid te borgen. Alles wat samenhangt met de cultuur en de manier van werken wordt hierin vastgelegd. In de toekomst zouden we weleens dienstverbanden kunnen aangaan zonder ooit onze collega’s in real life te hoeven ontmoeten.

Een logisch beginpunt voor een digital workplace is een social intranet waar je met verschillende manieren van werken kunt experimenteren. Ga bij jezelf eens na hoe je je werk doet, en koppel je bevindingen terug aan collega’s. De logische volgende stappen dienen zich vanzelf aan.

Heb jij nog tips voor de digitale workplace? Laat het weten in een reactie.