HR: bereid je voor op de talent-invasie van de blended workforce [5 tips]

Welkom in de gig-economie! Waarin 74 procent van de bedrijven van plan is om komende jaren meer freelancers en gig-werkers in te zetten en 28 procent zelfs meer dan vaste werknemers. En waarin 70 procent van de millennials denkt dat freelance of gig-werken (met losse klussen) een grote rol zal innemen in hun carrière. Een uitdaging voor HR doemt op: hoe plan je een workforce waarin talent steeds vaker, sneller, diverser en onregelmatiger door je organisatie stroomt? Continu, voorspelbaar en razendsnel.

Talent is open en overal

Wat het open source-model ooit deed voor software, doet de open talent-economie (pdf) nu voor werk. Coöperatief, zelfsturend, transparant, technologisch gefaciliteerd en versneld werken op een werkplek zonder grenzen. Veel bedrijven zijn nog georganiseerd op een traditionele gesloten en hiërarchische manier. Ten opzichte daarvan levert de open talent-economie lagere kosten, snellere innovatie en betere prestaties op. Open wil zeggen dat ieder talent er aan kan bijdragen: vast, uitzend, detachering, freelance, partner, outsourcing, gig-werker, vrijwilliger of (online) crowd. Iedereen die bijdraagt aan de waardecreatie van je organisatie, of deze nu klantgericht, financieel, innovatief of maatschappelijk is. Anytime, anywhere, anyplace. Dit wordt ook wel de blended workforce genoemd.

Time to change. De essentie van de open talent-economie is: toegang hebben tot talent is belangrijker dan er eigenaar over zijn. Maar dat maakt het ook lastig. Want hoe plan je iets waar je ogenschijnlijk geen grip op hebt? Dat is als reguleren van de kamertemperatuur met alle buitendeuren open, toch? Fout. Orde scheppen in toenemende chaos van talent dat continue je organisatie in- en uitrent: het kan! Met de juiste strategie en vooral tooling.

Van terugkijken naar voorspellen

Veel organisaties zijn vastgeroest in ouderwetse planningssystemen (pdf). Ze plannen hun behoefte aan personeel op basis van ad-hocbehoeften, statische functiehuizen, verouderde personeelsgegevens en historisch sentiment. Met een focus op vaste medewerkers, hiërarchische besturing en waardecreatie, die vooral wordt uitgedrukt in omzet en winst. Ze vergeten andere dimensies als klantinteracties, innovatie, samenwerking, zelfsturing, maatschappelijke waarden, employee engagement en .… the extended workforce.

Traditionele workforce-planning ondersteunt niet meer de toenemende dynamiek van de open talent-economie. Tijd voor een nieuwe manier van workforce-planning. Strategisch, voorspelbaar en continu. Van jaarlijks plannen op basis van headcount en spend, naar het continu modelleren, voorspellen en vergelijken van scenario’s enerzijds en efficiënte workforce-strategieën anderzijds. Antwoord geven op de vragen: wat is er gebeurd (pdf), waarom is er wat gebeurd, wat gaat er gebeuren en hoe kunnen we het laten gebeuren?

Tijd voor een nieuwe motor in plaats van die opgevoerde oude brommer.

Niet meer jaarlijks plannen op basis van headcount en spend.

Maar hoe te beginnen?

Hoe reguleer je de temperatuur van een blended workforce en laat je je business accelereren zonder koppie onder te gaan? Hier zijn 5 tips om dat te realiseren.

1. Ontwikkel een sourcingstrategie per rol

Bepaal welke rollen in de organisatie je wil ontwikkelen, aantrekken, inkopen of laten crowdsourcen. Hier kun je verschillende modellen voor gebruiken, zoals Corning van Brush & Ruse (pdf) of Lepak & Snell (pdf). Je segmenteert hiermee rollen op drie niveaus, zowel op korte als lange termijn.

• Strategisch niveau: bedrijfskritisch, veelal specialistische rollen
• Tactisch niveau: cruciaal voor je corebusiness
• Operationeel niveau: organisatorisch vereist, maar vaak uitbesteed

Welke rollen wil je per se vervullen met vaste medewerkers? In welke rollen wil je flexibel kunnen zijn? Welke rollen zijn makkelijk of moeilijk vervangbaar? Door dit soort vragen te beantwoorden kun je bewuste strategische keuzes maken in het inzetten van vast, tijdelijk of vrijwillig talent.

2. Breng je doelgroepen aan talent in kaart

Zorg ervoor dat je data-gedreven besluitvorming genereert rondom de sourcing van je organisatie. Investeer in een geavanceerde data-motor (pdf) met analytische instrumenten om nuttige informatie rondom de doelgroep te genereren. Combineer interne (je huidige workforce) en externe gegevens (arbeidsmarkt) om diepgaand inzicht te krijgen in de vraag, aanbod, beschikbaarheid, skills, voorkeuren, tarieven, risico’s en het gedrag van je doelgroepen aan talent. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de inzet van Google Analytics (zien wat ze doen), social media (luisteren naar wat ze belangrijk vinden) en eigen onderzoek (achterhalen van overige relevante informatie die je wilt hebben).

3. Traceer en volg je talent real-time

80 procent van alle bedrijven ontbreekt het momenteel aan (real-time) inzicht in het talent dat binnen hun organisatie werkt of elders namens hen werkt. De volgende inzichten zijn essentieel om live te zien welke risico’s je loopt en welke acties je moet ondernemen:

• skill sets
• certificeringen
• contracten
• screeningsdocumenten
• kosten
• performance
• vendor- of leveranciersinformatie

Maar ook inzicht in minder grijpbare elementen als engagement drivers (pdf) zijn van belang. Heeft het huidige talent in je organisatie vertrouwen in de leiding, voelen ze zich verbonden met de waardecreatie van het bedrijf, waarderen ze de relatie met collega’s goed en zien ze voldoende mogelijkheden om zichzelf persoonlijk te ontwikkelen binnen jouw bedrijf? Meet dat continu en gebruik de output om prognoses te maken voor je planning.

4. Voorspel toekomstige scenario’s rondom je workforce

De grootste wens van HR met betrekking tot workforce-planning is om verschillende workforce-strategieën en actieplannen te ontwikkelen en vergelijken op basis van toekomstscenario’s. Wat doe je als er onvoldoende aanbod in de pijplijn zit, de gewenste performance achterblijft, het verloop toeneemt of noodzakelijke skills onvoldoende of te duur blijken? Zorg voor inzicht in je toekomstige behoeften aan talent. Benut, verbind en analyseer alle data die je hebt opgebouwd bij punt 2 en 3 en modelleer mogelijke scenario’s. Door deze scenario’s te benchmarken tegen ideale metrics en marktomstandigheden ben je in staat om toekomstige risico’s en trends te voorspellen.

5. Anticipeer dynamisch in je planning

Zorg voor real-time inzicht in de dynamiek (in-, door- en uitstroom) van je workforce en creëer het vermogen om hier snel op te kunnen anticiperen. Een best fit-for-purpose workforce planningstool die cloudgedreven is, met ingebakken geheugenmogelijkheden (in-memory) en geavanceerde analytics. Creëer dashboards waarmee je een ‘live’ snapshot kunt nemen van zowel je organisatie als businessunits. Waarmee je de headcount, pijplijn, kosten, risico’s, contractmutaties, scorecards, omzet, verloop, trends en scorecards ten aanzien van gestelde doelen in kaart hebt. Zo kun je direct zien welke actie je moet ondernemen.

Van replay naar fast forward

Digitalisering is de motor achter hedendaagse workforce-planning. Want talent beweegt sneller dan ooit en de sluisdeuren staan waarschijnlijk al open bij de concurrent. Zorg voor integratie van al je data, of ze nu van Google of social media afkomstig zijn, of uit je eigen systemen als CRM, ATS, VMS, financiële, juridische, contract- of planningssysteem komt.

Plannen op basis van historie is zo 2016. Stop met jaarlijks een keer te drukken op de replay- of rewind-knop. Houd je hand continu op de fast forward-knop en versnel je business in de gig-economie.

Afbeelding met dank aan 123RF.