De digitale werkplek bestaat niet: 5 tips bij verandering

In alle geweld van de digitale revolutie is er te veel aandacht voor de ‘digitale werkplek’, en tegelijkertijd te weinig. De digitale werkplek bestaat namelijk niet, en is tegelijkertijd de plek waar innovatie in eerste instantie moet plaatsvinden.

Om flexibel in te kunnen spelen op veranderingen in de markt en op de continu veranderende wensen van klanten, moet je eerst je mensen intern in staat stellen innovatief en wendbaar te werken. Maar waarom dan? En, hoe pak je deze beseffen vervolgens strategisch toe?

Bedrijven en organisaties die de huidige trends nauwgezet volgen, willen op alle vlakken vooral innovatief, wendbaar en flexibel zijn. De directie, het managementteam: ze willen niet vanuit hun dode hoek ingehaald worden door een snelle, kleine nieuwe partij in hun markt. In hun dikke Mercedes worden ingehaald door iemand in een Uber-taxi, zeg maar. Ze willen zélf Uber-en, ze willen Netflix volgen, de Facebook van hun sector worden.

Ze willen niet vanuit hun dode hoek ingehaald worden door een snelle, kleine nieuwe partij in hun markt. In hun dikke Mercedes worden ingehaald door iemand in een Uber-taxi, zeg maar.

Het faciliteren van innovatie

Om dat te bereiken, moeten deze organisaties innovatie faciliteren. En dat doe je door eerst je mensen in staat te stellen innovatief (samen) te werken. Een organisatie is namelijk uiteindelijk niets anders dan een groep mensen die samen naar een bepaald doel toewerken.

Wendbaar en innovatief: alleen van binnen naar buiten

Klantvragen: in 2007 via e-mail, vorige week via Facebook. Vandaag via WhatsApp en morgen is het Snapchat of het volgende kanaal wat ‘iedereen’ plotseling gebruikt. Om flexibel in te kunnen spelen op veranderingen in de markt en op de continu veranderende wensen van klanten, moet je eerst je mensen intern in staat stellen innovatief en wendbaar te werken.

Hoe kun je snel antwoorden op een klantvraag als je vier applicaties moet openen en een aanvraag per mail moet doen bij twee verschillende afdelingen voordat je alle informatie hebt? Je medewerkers kunnen pas méér waarde gaan leveren voor jouw klant als ze werken in een moderne werkomgeving die op hen en hun werkvoorkeuren is afgestemd.

Hoe kun je snel antwoorden op een klantvraag als je vier applicaties moet openen en een aanvraag per mail moet doen bij twee verschillende afdelingen voordat je alle informatie hebt?

Bij de moderne werkomgeving kun je denken aan alles waarmee je je medewerkers ondersteunt om hun werk te doen. Het kantoor, de stoelen, de kantine, maar ook de wijk, het ecosysteem van klanten, partners, en overheid. De digitale werkplek is een cruciaal onderdeel van die moderne werkomgeving geworden.

De digitale werkplek bestaat niet

Bits en bytes vliegen overal om ons heen door de lucht. Kun jij ze vastpakken? En kunnen de mensen in jouw organisatie ook waarde toevoegen zonder die bits en bytes?

Mijn punt is: het gaat dus niet om het ‘digitale’ aspect. De digitale werkomgeving is slechts een onderdeel van de totale werkplek. Misschien heb je soms een wat ouderwetse neiging. Print en lees je een document van je collega, een whitepaper, of dit artikel in de fysieke vorm, voor verbeterd, begrijpend leesgemak. Maak je aantekeningen met een pen of potlood. Dan is papier je werkomgeving. Als het goed is, is dat dan wel gerecycled en FSC-gecertificeerd papier. 😉

Het gaat dus niet om het ‘digitale’ aspect. De digitale werkomgeving is slechts een onderdeel van de totale werkplek.

Misschien bespreek je de ideeën die je leest met een collega of vakgenoot in een wandelgang, of op een terras. Dan is de sociale omgeving je werkomgeving. Digitale technologie kan en mag niet meer zijn dan een ondersteunend medium, dat jou helpt, en dat je medewerkers, partners én klanten helpt om te doen wat ze willen doen. Dat is waar het om gaat.

De digitale werkplek werkt vaak nog niet

De focus op het digitale aspect brengt veel problemen met zich mee. Wellicht is dit ook voor jou een herkenbaar scenario: je constateert een probleem dat met behulp van IT opgelost moet worden. Je legt de wensen en eisen vast, selecteert een leverancier en gaat samen aan de slag. De leverancier bouwt een kloppende, werkende oplossing, en het project is ‘geslaagd’. Maar de oplossing wordt niet gebruikt.

Adoptie van de digitale werkplek

Trajecten lopen vaak vast op adoptie, de omarming van nieuwe tooling door de organisatie. Waarom? De digitale werkplek moet in het geheel ingebed worden, in lijn met de strategische doelen van de organisatie, de randvoorwaarden en de persoonlijke voorkeuren en doelen van de eindgebruikers. Zowel intern als extern, in die volgorde.

De digitale werkplek kan enorm veel waarde toevoegen. Er wordt dus nog een hoop waarde misgelopen. De moderne werkplek en ‘het nieuwe werken’ kunnen namelijk juist heel veel waarde toevoegen. Waarde die in cijfers, in bedrijfsresultaten zichtbaar gemaakt kunnen worden, als je het op de juiste manier toepast. De omslag bij Microsoft Nederland (2011-2014) is wat dat betreft een heel illustratieve, mooie en leerzame case:

Microsoft Netherlands implemented a New Way of Working that uses Unified Communications and other technologies to promote deeper collaboration, enhance employee mobility, and enable more efficient workstyles. Benefits: Reduced real estate costs 30%; Named country’s best employer; Improved employee satisfaction; Increased specific product sales 50%; Reduced IT, administration, and communications costs.

Technologie, strategie, en management

Wat is dan de ‘juiste’ manier om de digitale werkplek in te richten? Dat heeft met veel meer te maken dan slim ingerichte technologie. Alles moet strategisch in lijn zijn. Medewerkers moeten worden meegenomen in het proces. En het management moet aligned zijn, actief participeren, en een nieuwe managementstijl hanteren. Dat is de crux.

Nick van der Meulen promoveert op het onderwerp van digitale transformatie in organisaties. De belangrijkste conclusie uit zijn onderzoek, dat onlangs vrijgegeven werd in samenwerking tussen de RSM en het MIT:

The best-performing companies not only have cleverly designed digital workplaces that facilitate flexible working; they are also run by managers who trust employees to work autonomously and dare to learn from mistakes.

Wat moet het management dan doen? 5 tips

Bij ieder verandertraject moet er sprake zijn van strategisch alignment tussen het ‘waarom’ van de organisatie (de missie), het ‘waarom’ van het project voor de organisatie en het ‘what’s in it for me?’ voor de eindgebruiker. Dat geeft input voor de strategische thema’s, scenario’s, user cases (als gebruiker wil ik… zodat ik…) en de manier waarop je die vorm gaat geven.

1. De organisatiedoelstellingen helder krijgen

Ten eerste moet het management dus, samen met de initiatoren van de verandering de organisatiedoelstellingen nog eens helder krijgen. Waarom bestaat je organisatie ook alweer? Klopt dat nog? De tijden veranderen, en je enterprise strategy kan niet in beton gegoten zijn. Althans niet als je wendbaar wil zijn.

2. Koppel het ‘waarom’ aan de verandering

Ten tweede kun je dan het ‘waarom’ koppelen aan de verandering in werkwijze die de nieuwe (digitale) werkomgeving je organisatie moet brengen. Meer over het in lijn brengen van de ‘why’ op het niveau van de organisatie, het project en de medewerker vind je in dit artikel op Frankwatching. In datzelfde artikel vind je ook bespiegelingen ten op zichte van wat die ‘why’ überhaupt zou moeten zijn.

3. Vul het project ook op een agile manier in

Ten derde is het in de regel aan te raden om een project dat je organisatie wendbaarheid en innovatiekracht moet opleveren, ook op een ‘agile’ manier in te vullen. Dit omdat een dergelijke werkwijze (bijvoorbeeld scrum) je organisatie niet alleen het beste resultaat oplevert, maar ook al doende klaarstoomt voor een meer innovatieve en wendbare manier van werken.

Durf te falen. Laat risico’s toe en sta open voor de magie die kan ontstaan als je alles niet van tevoren probeert vast te leggen!

4. Denk ook aan de integratie met de fysieke werkomgeving

Denk ten vierde ook aan de integratie met de fysieke werkomgeving. Hoe ziet jouw bedrijfspand eruit? Werken de meeste werknemers op kantoor, of werkt een groot gedeelte thuis? Waarom wel of niet? De wetenschap van het vormgeven van de optimale fysieke werkomgeving, en de integratie daarvan met de digitale en sociale aspecten van samenwerken levert continu nieuwe inzichten op. Verdiep je er eens in.

Maar ook hier geldt: afstemming met jouw organisatie, jullie processen en jullie mensen is van onschatbaar belang.

5. Ook de cultuur in de organisatie moet blijvend veranderen

Ten slotte is een implementatie of verbetering van een digitale werkplek, een innovatieve werkwijze of ‘agile’ projectaanpak geen cure-all. Om innovatief en flexibel te kunnen werken, moet ook de cultuur in de organisatie blijvend veranderen. Dit is bij uitstek een taak voor het hoger management. De bedrijfscultuur is lastiger te veranderen dan de strategie van uw organisatie. En bovendien belangrijker:

Culture eats strategy for breakfast. – Peter Drucker

Let wel: cultuurverandering komt pas ná een verandering van de organisatie zelf, niet andersom. Om de cultuur te veranderen, moet het managementteam eerst de processen en afspraken in jouw organisatie omvormen en zelf uitdragen. Dus, zelf ook thuiswerken, flexibele tijdsindeling (soms ook eerder weg!) en op afstand vergaderen.

Een managementstijl die vernieuwing maximaal ondersteunt

Welke mindset hebben managers en bestuurders nu en in de toekomst nodig? Hoe bed je dat in in de cultuur van je organisatie en wat betekent dit voor je leiderschapsstijl? Onlangs had ik het plezier om een gesprek over deze onderwerpen te voeren met Theo Rinsema, oprichter van Shift Patrol en voormalig General Manager van Microsoft Nederland.

Succesvol zijn in tijden waarin een steeds verhogend tempo van verandering de norm is, heeft volgens hem alles te maken met ‘conscious leadership‘ en het behouden van de balans tussen operational efficiency en risico & creativiteit. En vertrouwen in je medewerkers.

Als laatste tip laat ik je achter met een citaat van Theo:

Een leiderschapsstijl waarbij je stuurt op output, maar ruimte beschikbaar laat voor het nemen van risico: dat is de uitdaging voor leiders van nu. – Theo Rinsema

Die digitale werkplek bestaat helemaal niet. De werkplek zit in je hoofd, en in die van je collega’s.

Afbeeldingen met dank aan 123RF.