Op naar een productief 2017: zo ga je slimmer werken

Slimmer werken. Een term die je vast al vaker hebt gehoord, toch? Wat betekent het eigenlijk? Heeft het te maken met timemanagement? Dat jij jouw hersenen beter kunt inzetten? Dat er minder tijdverspilling is? Locatie-onafhankelijk werken? Zelfsturende teams? Ik zet graag voor je op een rijtje hoe jij slimmer kunt werken en tot slot geef ik je drie tips mee.

Slimmer werken, wat?

Slimmer werken, het klinkt leuk maar wat is het nu precies? De eerste misvattingen wil ik graag wegnemen. Slimmer werken gaat niet over harder werken. Meer uren draaien. Meer stress. Meer overleg. Nee, slimmer werken gaat over de termen als: innovatie, kracht en loopbaan. Slimmer werken wordt in toekomst steeds belangrijker, dat laat het onderzoek (pdf) van Beklijf in opdracht van ErgoDirect International zien.

Slimmer werken gaat over jou en jouw collega’s. Eigenlijk een thema dat helemaal in de tegenwoordige tijd past. Alles is in verandering en nog veel sneller dan vroeger. Denk aan middelen als internet, smartphones en andere technische snufjes. Uiteindelijk heeft omgaan met veranderingen alles te maken met oude patronen loslaten. We leven in het conceptuele tijdperk. Het gaat erom dat we onszelf willen ontwikkelen en ons bezighouden met duurzaamheid. En op individueel niveau gaat het over jouw kerncompetenties. Waar ben jij nu extreem goed in? Waar kom jij graag jouw bed voor uit? Waarin onderscheid jij je van de rest?

Structuren en routines

Iedereen maakt gebruik van patronen. Wat dat zijn? Structuren en routines waardoor jij met gemak bepaalde taken op je neemt. Iets op de automatisch piloot doen. Heerlijk toch? Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Het kost je geen extra tijd. En eigenlijk is het wel lekker makkelijk zo. Je hebt patronen in het denken en patronen in het doen.

Een voorbeeld van een denkpatroon: ik zit in de auto en ik wil koste wat het kost op tijd op een afspraak zijn. Ik neem de bocht om de snelweg te nemen en ik kom direct in een file. Ik denk: “Jeetje, nu kom ik nooit meer op tijd. Die opdracht loop ik mis. Geen extra inkomsten voor mij. Ik kan vast nooit dat nieuwe huis kopen als het zo doorgaat.” Wellicht een extreem voorbeeld, tegelijkertijd is het wel duidelijk.

Een patroon in het doen omschrijf ik in het volgende voorbeeld: je wekker gaat, je drukt hem uit en loopt naar de badkamer. Je gaat naar de wc en zet de douche alvast aan. Je legt een handdoek klaar en gaat douchen.
Twee voorbeelden van patronen. Het ene werkt absoluut niet en de andere zorgt voor gemak.

Niet werkende patronen

Waarom je patronen dan toch los moet kunnen laten? Als patronen niet voor jou werken en dus extra energie vragen, dan loont het om op zoek te gaan naar andere manieren. Je draait een stukje van jouw patroon, merkt op wanneer het niet werkt en bedenkt dan: hoe kan het ook anders?

Weer het voorbeeld van het op tijd willen zijn. Ik zit in de auto en wil koste wat het kost op tijd op een afspraak zijn. Ik neem de bocht om de snelweg te nemen en ik kom direct in een file. Ik denk: “Hè wat vervelend, hoe kan ik hiermee omgaan?’’ Hierbij een aantal opties: ik kan degene bellen waar ik naartoe zou gaan, om te zeggen dat ik waarschijnlijk wat later ben. Ik kan niets doen en in de file gaan staan. Ik kan een alternatieve route zoeken. Ik kan de muziek extra hard zetten. Ik kan bij het eerste tankstation stoppen en een bak koffie drinken. Kortom, ineens zijn er mogelijkheden te over.

Of ze allemaal relevant zijn of mij sneller op mijn bestemming brengen is een tweede. In dit geval gaat het erom dat ik met veranderingen kan omgaan. Het gaat anders dan verwacht en ik kan erop anticiperen. Het slimmer werken vraagt hierom.

Op dit moment doe ik het zo

Essentieel is om te weten welke patronen jij afdraait. Onderzoek eens wat jij op de automatische piloot doet. Werkt het voor je? Of zou je het graag anders zien? En hoe denken jouw collega’s of leidinggevende erover? Hoor je van hen wel eens iets terug? Of zie jij iets bij collega’s waarvan jij denkt: dat kan ook anders!

Slimmer werken gaat ook over slimmer samenwerken. Van elkaar leren. Elkaar durven aanspreken. Complimenten uitdelen. Advies vragen. Brainstormen. Naar mogelijkheden zoeken. Onderzoeken wat er goed gaat en daarop voortborduren. Allemaal vaardigheden van de tegenwoordige tijd.

Gebruik de techniek van nu

Slimmer werken gaat ook over het gebruiken van technieken. Denk aan apps, programma’s en denkmethodes zoals scrum en lean werken. Allemaal technieken die jou en jouw team verder kunnen helpen met het slimmer werken. Door gebruik te maken van technieken, zorg je ervoor dat er minder tijdsverlies is.

Een voorbeeld: zorg voor een duidelijk doel. Op de old-fashnioned way zou je uren rond de tafel zitten, taken uitdelen en er een week later op terugkomen. Wanneer je slimmer wilt werken, pak je dit anders aan. Je hebt een stand up in de morgen en vertelt wat je hebt gedaan en wat je deze dag gaat doen. Het takenpakket van iedereen is duidelijk en jullie gaan aan de slag. Op een scrum-bord of een handige app zoals Wunderlist, houden jullie de taken in het zicht. Zo zorgen jullie ervoor dat je geen tijd verliest met overbodig overleg, dat de lijntjes kort zijn, dat iedereen werkt vanuit zijn eigen kwaliteiten en dat de samenwerking soepel verloopt. Ga op zoek welke technieken van nu bij jullie organisatie passen. Zodat het slimmer werken steeds meer dichterbij komt. Hier lees je meer over verschillende praktische tools.

Hoe kan het ook anders?

Dus, je weet welke patronen jij afdraait. Je weet waar jullie tijd op kunnen besparen. Je weet elkaar te vinden. Kortom, een mooi begin om het eens anders aan te pakken. Hoe doe je dat precies? Ik geef je 3 tips:

1. Waar ben jij een kei in?

Bedenk eens waarom mensen in het algemeen naar jou toekomen. Waar hebben zij hulp bij nodig? Waar help jij hen over het algemeen mee? Is dat een luisterend oor? Een helpende hand? Kennis? Inzicht? Waarbij verlies jij de tijd uit het oog? Wat zou je (blijven) doen, ook al verdien je er geen geld mee? Waar mag ik jou ’s nachts voor wakker maken? Kortom, wat is jouw kerncompetentie? En wanneer kun jij die inzetten in jouw team of in welke rol?

2. Wanneer ben jij op je best?

Ga na wanneer jij op je best bent. Is dat in de vroege morgen? Als je een lunchwandeling maakt? Of ’s avonds na een hete douche? Wanneer heb jij jouw piekmomenten? Probeer daar je productieve tijd van te maken. Dus ben jij in de vroege morgen op je best? Ga dan wat eerder naar kantoor en plan dan een activiteit in die jij op jouw piekmoment kunt doen.

Dit in plaats van elke morgen om 9 uur beginnen en je e-mail lezen. Zonde, want dan is jouw piekmoment voorbij of benut je het niet optimaal. Als we het over slimmer werken hebben, is dit de meest makkelijke manier om er een start mee te maken. Blok die tijd voor jezelf en doe iets waar je echt goed in bent. Je zult zien dat je de rest van de dag in de flow zit.

3. Hoe kun je anderen verder helpen?

Fijn dat je weet waar je goed in bent en wanneer je dit het meest handig toepast. Dat geeft jou vast een goed gevoel! Wat hebben jouw collega’s eraan? Hoe zou jij jouw kwaliteiten kunnen inzetten in teamverband? Denk eens out of the box. Ben jij een kei in het werken met een specifiek programma? Misschien is een nieuwe collega inwerken wel iets voor jou. Heb jij een luisterend oor? Dan is de rol van vertrouwenspersoon misschien voor jou weggelegd. Denk dus niet in taken, maar in rollen. Hoe kom jij het beste uit de verf? En hoe kunnen zoveel mogelijk mensen daarvan meegenieten?

Behoefte aan meer tips? Lees dan dit artikel van Jerre en Ronald.

Hoe denk jij slimmer werken toe te passen in jouw huidige team? En als je kijkt naar jouw functie, waar zie jij dan de mogelijkheden? Met andere woorden: hoe pak jij het slimmer aan?

Afbeeldingen met dank aan 123RF.