Waarom Forum Gelderland wél slaagt in co-creatie met burgers [case]

In een klein jaar heeft Forum Gelderland zich al bewezen. In kort tijdsbestek heeft een kleine achtduizend mensen een profiel aangemaakt op het forum om mee te praten over beleid op thema’s zoals wonen en ruimte. Daarmee streeft het platform de ‘ouderwetse’ inloopavonden in aantal ver voorbij. Vaak zie ik initiatieven van gemeentes en provincies stranden. Wat maakt Forum Gelderland wél tot een succes?

Voor dit artikel sprak ik met Aycha Kleingeld (35, coördinator van het forumteam). De case van Forum Gelderland is interessant, omdat de overheid permanent op zoek is naar nieuwe manieren om burgers bij besluitvorming te betrekken. Een online community kan hierbij helpen. Hoe dat moet en waar je op moet letten, zal ik aan de hand van deze case laten zien.

Veel initiatieven van gemeenten en provincies voor co-creatie met burgers stranden helaas. Na uitgebreide raadpleging van het volk trekken bestuurders vaak alsnog hun eigen conclusies. Daarmee wordt in één klap alle aanwezige goodwill verspeeld. Forum Gelderland is anders, omdat de provincie echt bereid is te luisteren naar haar inwoners. De provincie wil meer input uit de maatschappij (dit is ook in het coalitieakkoord opgenomen). Hierdoor heeft het forum echt het doel om het gesprek aan te gaan. 

Meepraten over 7 verschillende thema’s

Forum Gelderland is sinds februari 2016 live. Inwoners van Gelderland kunnen zich er melden om mee te praten over zeven verschillende thema’s: Cultuur & Erfgoed, Toekomst Mobiliteit, Maak Gelderland Mooier, Wonen & Ruimte, Regio Foodvalley, Varik-Heesselt en Natuur & Landschap. Vanaf december komen daar nog twee thema’s (Onderwijs en Arbeidsmarkt & Internationaal) bij. In de verschillende thema’s worden door de betrokken programmamanagers stellingen of ideeën geplaatst. Hier kunnen deelnemers op reageren. Deelnemers kunnen zelf ook stellingen aandragen door nieuwe discussies te beginnen. Mochten deelnemers behoefte hebben om over meer algemene onderwerpen te praten, dan kan dit in het hoofdforum dat niet aan een thema is verbonden. In de discussie ‘Wat leeft er in Gelderland?’ bijvoorbeeld kun je je eigen thema’s kwijt.

Zorg voor verschillende taken binnen het team

In het team van Aycha zitten twee webcare-medewerkers, een communitymanager en een functioneel beheerder. De communitymanager is verantwoordelijk voor de begeleiding en training van interne medewerkers en het signaleren van nieuwe mogelijkheden en moderatie op het forum. Webcare-medewerkers zorgen voor sociale hygiëne en verspreiden content op de social mediakanalen. De functioneel beheerder houdt de techniek in de gaten. De themaforums hebben ieder een eigen communitymanager en moderator, die zorgen voor de juiste inhoud en gesprekken op de verschillende thema’s. Van hen en van de beleidsteams komt de inhoud. Zij zijn ook de beheerders en aanjagers van de thema’s.

Aycha traint samen met de communitymanager de beleidsmakers en communicatieadviseurs. Inmiddels hebben ze 32 medewerkers getraind. Zaken als hoe je een community opstart, modereert en offline en online verbindt, komen in de training aan bod. Aycha: ”We willen dat ze het forum als instrument gaan zien om beleid te maken samen met inwoners. Ik wil dat wat ze nu in beslotenheid doen, zoals vergaderingen of inloopavonden, veel meer in openheid gebeurt. Daarvoor kunnen ze hun bestaande netwerken op bijvoorbeeld Twitter of LinkedIn al benutten, door hen op ons forum uit te nodigen.” Elke twee weken zijn er ook kennis- of inspiratiesessies voor de beheerders van de thema’s. Hier worden best practices tussen beheerders uitgewisseld. Op de inspiratiesessies worden soms sprekers van buiten de organisatie uitgenodigd om over online communities en communitybeheer te praten.

Dan kwam er een reactie terug van een inwoner en zag je dat iedereen in lichte paniek raakte. Wat nu? Hoe gaan we reageren?

Gebruik een gemakkelijk systeem

Het forum is in rap tempo gegroeid sinds de live-gang. Volgens Aycha is dit mede te danken aan het systeem dat ze gebruiken. Alle leden kunnen er makkelijk mee uit de voeten zonder een uitgebreide handleiding. Aycha: ”We hebben gezocht naar een SAAS-oplossing (Software As A Service; applicatie die in de cloud wordt gehost) waarvan het doel echt is om communities te bouwen. Uiteindelijk hebben we daarom voor Mett gekozen. Bovendien zit er de functionaliteit in om interactieve kaarten te maken, wat een grote wens van ons was.”

De Regio Foodvalley was één van de het eerste thema die online actief van start ging nog voor we met Mett zijn gaan werken. Aycha kan zich dat nog goed herinneren: ”Dan kwam er een reactie terug van een inwoner en zag je dat iedereen in lichte paniek raakte. Wat nu? Hoe gaan we reageren? Op een gegeven moment zijn we hierin gegroeid en willen we steeds meer weten van de deelnemers. Een mooie ontwikkeling.”

Stel geen ingewikkelde vragen

Vragen op het forum moeten vooral niet te ingewikkeld zijn. Dat is een van de lessen die het team inmiddels heeft geleerd. Het jargon dat doorgaans in ambtelijke kringen wordt gebezigd, is onbegrijpelijk voor de buitenstaander. Daarom lezen de beheerders elkaars stukken en geven hier feedback op. En lang niet alle onderwerpen lenen zich om überhaupt te bespreken op het forum. Soms is het echt te complex, of spelen er te veel belangen.

Voor de deelnemer moet duidelijk zijn naar welk resultaat wordt toegewerkt. Aycha: ”We zien dat initiatieven waarbij we vragen aan leden om elkaar te inspireren en waarbij er geen duidelijk eindresultaat word gevraagd, er minder reacties en energie uit de leden van het forum komt. We hebben leden bijvoorbeeld gevraagd hun favoriete plekken op een digitale kaart te zetten. Deelnemers konden op een digitale kaart een foto van hun plek met een motivatie plaatsen. Dit zou dienen als inspiratie voor ons, andere inwoners en bedrijven. Maar het werd veel minder gebruikt, omdat voor veel mensen de bedoeling onduidelijk was.’

Een zo groot mogelijke openheid

Forum Gelderland streeft naar een zo groot mogelijke openheid over wat er met de input van deelnemers gebeurt. Het beleid voor Cultuur en Erfgoed (een van de thema’s) is af. Wat er met de individuele reacties is gedaan, is te lezen in het Word-document ‘Overzicht van de reacties inclusief antwoorden en verwerking in het beleidsprogramma’ dat op het forum staat. Je kunt lezen dat de beleidstekst onder andere is uitgebreid met open data, e-culture, en de maatschappelijke rol van bibliotheken. Allemaal dankzij betrokken burgers.

Maak Gelderland Mooier is een van de succesnummers van het forum. Vanuit dit thema organiseerde provincie Gelderland op 21 april 2016 de manifestatie ‘Gebieden met passie.’ Voor de Gelderse prijs konden gemeenten, organisaties en andere belangstellenden gebieden aandragen waar mensen vanuit passie net wat extra’s doen voor gebiedsontwikkeling. Dat leverde in totaal 13 nominaties op, waaronder drie echte burgerinitiatieven. Gebieden als de Ooijpolder, Honigcomplex in Nijmegen (zie bovenstaande foto), IJsselstein en Bredevoort zaten tussen de inzendingen.

Aycha: ”In totaal brachten 7400 Gelderlanders via het Forum hun stem op hun favoriete project uit. Een deel daarvan was ook aanwezig bij de prijsuitreiking op de manifestatie. Zo mooi om te zien hoe je in korte tijd zo veel mensen kunt mobiliseren. De uiteindelijke winnaars (de vakjury koos voor IJsselstein en de publieksprijs ging naar Bredevoort) bleken echte enthousiastelingen te zijn, die vanuit passie Gelderland een stukje mooier willen maken.’

Begin klein en zorg dat je een duidelijk plan hebt

Heeft Aycha misschien nog wat tips voor gemeenten of provincies die ook met een participatieplatform willen starten? ”Ja, begin klein. Start met onderwerpen die dicht bij de mensen staan. En tot slot: Zorg dat je een duidelijk plan hebt wat je ermee wil bereiken.”

Heb jij nog goede voorbeelden van succesvolle forums? Laat het me weten in een reactie.