Contentmigratie tot een succes brengen? 5 lessen uit de praktijk

Om een contentmigratie te laten slagen, is het belangrijk om het project gestructureerd aan te pakken. Mijn ervaring is dat de praktijk vaak wat weerbarstiger is, of in ieder geval anders dan het ideale plaatje weergeeft. Daarom vroeg ik verschillende organisaties naar hun praktijkervaringen bij een contentmigratie. Hieronder deel ik de belangrijkste conclusies en geef ik 5 lessen uit de praktijk.

Content migreren in 5 stappen

Maar eerst nog even in het kort de 5 stappen voor het succesvol migreren van je content.

1. Aanleiding, eisen en wensen

Een contentmigratie heeft altijd een bepaalde aanleiding. Denk aan een verouderd CMS, een fusie of een nieuwe strategie. In deze fase beschrijf je hoe het project er op hoofdlijnen uit gaat zien.

2. Inventarisatie en plan

Wat mij betreft de belangrijkste stap. Een goede inventarisatie en een helder plan besparen je veel werk en gedoe tijdens de migratie. Je maakt keuzes, creëert draagvlak, stelt een plan van aanpak en planning op én bepaalt welke content je gaat migreren of creëren.

3. Pilot en voorbereiding

In deze stap test je of je plan van aanpak in de praktijk werkt, en of je planning realistisch is. Je kijkt daarbij naar het proces, de ingeschatte uren en de techniek. Waar nodig stel je de aanpak en planning bij. Ook bereid je de daadwerkelijke migratie voor.

4. Content migreren

Nu is je migratieteam compleet en op volle sterkte, en voer je de contentmigratie uit. De planning en contentmatrix zijn hierbij leidend. Rapporteer periodiek over de voortgang én zorg dat je stakeholders goed aangehaakt blijven.

5. Eindoplevering en nazorg

Nog een laatste check: is alle content geschreven of herschreven, staat het goed in het CMS? Maak ook een plan voor het beheer en de optimalisatie van de site én zorg ervoor dat je statistieken en rapportages goed ingericht zijn. Daarna kun je live! Wil je meer weten over deze 5 stappen? Lees het in mijn artikel over het stappenplan voor een succesvolle contentmigratie van ongeveer een jaar geleden.

Dit zijn de 5 belangrijkste learnings

Ik stelde een paar organisaties een aantal vragen (aan de hand van dit stappenplan) over hoe zij de migratie aanpakten en waar ze tegenaan liepen. Doe je voordeel met de 5 belangrijkste learnings.

Les 1. Een strakke deadline: soms vervelend, soms juist heel goed

Een strakke deadline of live-datum die snel nadert, voert de druk op: alles moet snel, en je hebt maar beperkte tijd om content te optimaliseren of migreren. Dit kan een nadeel zijn, omdat je niet alles kunt optimaliseren of migreren wat je eigenlijk wilt. Van meerdere organisaties kreeg ik terug dat als er meer tijd, capaciteit en budget was geweest, er een uitgebreidere opschoon-actie gedaan was. Ook was er dan meer ruimte geweest voor analyse en onderzoek: wat willen onze bezoekers nou écht op onze site en welke content is dus het belangrijkst om terug te laten komen?

Het loont dus om in stap 2 (Inventarisatie & plan), voldoende tijd te nemen voor een grondige analyse of gebruikersonderzoek. Of nog beter: zorg dat je dat al gedaan hebt voordat je begint met het traject.

Mark van der Zanden, webcoördinator bij Provincie Utrecht:

Er was een beoogde livedatum. Deze lag in februari 2015, net voor de Provinciale Statenverkiezingen in 2015. De planning was redelijk krap. Hadden we meer tijd, capaciteit en budget gehad dan zouden we denk ik wat uitgebreider met de stofkam door de site zijn gegaan. Bezoekerscijfers zouden dan een belangrijkere rol hebben gespeeld bij wat wel en niet terug zou keren op de nieuwe site.

Een strakke deadline kan ook een voordeel zijn: je maakt keuzes en focust op dat wat écht belangrijk is. Ook zorgt het er vaak voor dat je efficiënter, meer gestructureerd of juist heel pragmatisch te werk gaat. Stel daarom je deadline ook zeker niet te ruim of te ‘safe’, maar zorg voor een gezonde tijdsdruk.

Les 2. Haak stakeholders zo vroeg mogelijk aan en blijf in gesprek

Bij contentmigraties verandert er veel: een nieuwe sitestructuur, een nieuw concept, een nieuw design, herschreven content. Dit kan angst of weerstand oproepen bij stakeholders. Hoe eerder en hoe vaker je afstemt met stakeholders uit alle lagen en hoeken van de organisatie, hoe soepeler de migratie verloopt.

De ervaring is dat afstemming over content of teksten vaak soepel verloopt. Ook afstemming over een concept waarvan bewezen is dat het werkt, roept weinig weerstand op. Er ontstaan bij stakeholders vooral zorgen over of ‘alles nog wel werkt’ en of alle content wel meegenomen wordt.

Manage altijd de verwachtingen en blijf helder communiceren over de voortgang en planning. Valt iets bij de migratie buiten de boot? Maak dan direct heldere afspraken over wanneer je het wel kunt oppakken. Dat geeft rust en vertrouwen. In het ideale geval doe je dat dus al voordat je überhaupt begonnen bent met het migreren van de content: tijdens stap 2, als je aan de slag gaat met inventarisatie en planning.

Marije Freke, communicatieadviseur bij Zorg en Zekerheid:

De herschreven teksten zijn afgestemd met stakeholders en dit ging allemaal soepel. We hebben wel organisatieonderdelen moeten teleurstellen doordat de prio lag bij consumenten. Hier ging het dus om de stakeholders waarvan de teksten niet herschreven werden. De boodschap was echter niet heel moeilijk te verkopen, want er was simpelweg geen tijd om deze webgedeeltes erbij te nemen. Ze moesten zich er dus eigenlijk wel bij neerleggen. Er zijn wel duidelijke afspraken gemaakt over wanneer we een en ander wel gaan of gingen oppakken.

Les 3. Werken met externen heeft nadelen, maar ook veel voordelen

Veel organisaties huren externen in voor hun contentmigratie, bijvoorbeeld omdat ze zelf de capaciteit niet hebben of niet voldoende ervaring hebben met (grote) contentmigraties. Het nadeel is dat externen nog ingewerkt moeten worden en het duurt even voordat ze ‘de taal van de organisatie’ spreken. Toch zitten er ook veel voordelen aan het werken met externe webredacteuren of contentmanagers. Ze zijn er vaak dedicated voor het project, brengen kennis en ervaring mee én hebben een frisse blik.

Denk dus vooraf, tijdens de inventarisatie & plan-fase, goed na over hoe je de migratie wilt gaan aanpakken en met wie. Weeg af of de nadelen van het werken met externen voor jouw organisatie opwegen tegen de voordelen of niet. En als je besluit met externen te werken: zorg dat ze op tijd zijn aangehaakt, zodat je ook de tijd hebt om ze goed in te werken.

Ellen Brunninkhuis, product owner Telfort.nl:

Het project was te groot voor ons eigen team. We hebben daarom zowel externe contentspecialisten als externe developers ingehuurd. Daar zitten voor- en nadelen aan. Externen kennen je producten en bestaande systemen en processen minder goed, en weten niet altijd waarom bepaalde beslissingen zijn genomen. Dat vergt in het begin een tijdsinvestering om alles uit te leggen. Groot voordeel is de frisse blik die ze meebrengen. Content editors dachten niet in de beperkingen van het bedrijf of onze systemen/processen, maar kwamen echt met ideeën die vanuit klantperspectief het beste zouden zijn. Dat is waardevol.

Les 4. Een contentmigratie kost altijd nog meer tijd dan je denkt

Zelfs als je alles heel erg ruim hebt ingepland, kost een contentmigratie meer tijd dan je had verwacht. Plan dus nog ruimer, en neem tijd op voor onvoorziene zaken en nazorg. Onderschat ook niet wat het effect op de planning kan zijn van bijvoorbeeld een SEO-optimalisatietraject en van het (laten) maken van nieuwe afbeeldingen.

Probeer dus al tijdens de inventarisatiefase een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van wat er allemaal moet gebeuren én hoeveel tijd dat waarschijnlijk kost. Houd daar in je planning voldoende rekening mee. Alleen dan kun je waarschijnlijk je deadline halen én de gewenste kwaliteit leveren.

Marloes van Luijk, hoofdredacteur www.wnf.nl:

Waar we vooral tegenaan liepen, is dat we halverwege bugs tegenkwamen, waardoor we dingen opnieuw moesten doen. Dat kostte veel tijd en was frustrerend. Je kunt een migratie nog zo goed voorbereiden, er komt altijd wel iets boven dat je niet voorzien had. De kunst is om dat als een uitdaging te zien, zodat je er als team trots op kunt zijn dat je het uiteindelijk toch gefixt hebt.

Les 5. Een contentmigratie is teamwork

Vaak is een contentmigratie een onderdeel van een groter project: er komt een nieuwe website, of een nieuw CMS, of beide. Content wordt daarbij vaak pas later aangehaakt, als de functionaliteiten (bijna) staan. Een gemiste kans, want content is een essentieel onderdeel van een website of intranet. Zorg er daarom voor dat je contentspecialisten vroeg in het proces aanhaken. Zo kunnen ze meedenken over functionaliteiten en de toepassing daarvan, én kunnen ze checken of het design en de pagina-indeling ook daadwerkelijk ruimte biedt voor de content die ze willen tonen.

En minstens zo belangrijk: zorg ervoor dat het projectteam (dus contentspecialisten, ontwikkelaars, ontwerpers, projectmanagement) zoveel mogelijk fysiek bij elkaar werkt. Dat stimuleert overleg en afstemming en daar wordt het eindresultaat alleen maar beter van.

Ellen Brunninkhuis, product owner Telfort.nl:

Het is mijn ervaring dat content vaak als eindstation wordt aangehaakt. De techniek is opgeleverd, dan kan content aan de slag. Ik denk dat content eerder aan tafel zou moeten komen om zo ook mee te denken in het ontwikkelen van functionaliteit en de praktische toepasbaarheid van nieuwe functionaliteiten. Zoek ook de samenwerking tussen content editors en verantwoordelijke mensen in verschillende ketens binnen het bedrijf. Contentmigratie is niet alleen een feestje van de content editors, maar betrek ook marketeers en servicemensen.

Tot slot: een contentmigratie is ook heel leuk!

Soms is een contentmigratie stressvol of misschien zelfs frustrerend, maar eigenlijk iedereen is het er over eens dat contentmigraties ook heel leuke projecten zijn. In de waan van het project of door alle dingen die soms tegenzitten, vergeet ik dat ook nog weleens, maar als ik achteraf terugkijk waren alle contentmigraties waar ik aan gewerkt heb ontzettend leuk. Waarom? Omdat je samen met een team naar een gezamenlijk doel toe werkt.

Heb jij nog andere ervaringen of learnings bij contentmigraties? Of kun je wel wat advies gebruiken over hoe je jouw contentmigratie slim kunt aanpakken? Laat het me weten, ik help graag!

Afbeeldingen met dank aan 123RF.