Zo organiseer je events met het gewenste resultaat [Event Model Canvas]

Je hebt vast weleens gehoord van het Business Model Canvas. Een handig canvas waarin je op 1 velletje papier de strategie voor je bedrijf overzichtelijk in kaart brengt. Het Event Model Canvas is vergelijkbaar. Dit canvas helpt je bij het strategisch ontwerpen van je evenement. Hoe gaat dat in z’n werk?

Event Design Handbook

Op het canvas staan vragen die je kunt beantwoorden. Daar kom je een heel eind mee. De bedenkers van het canvas hebben in augustus ook een boek uitgebracht: het Event Design Handbook. Het boek beschrijft welke stappen er in het Event Design-proces zitten (waar het Event Model Canvas een belangrijk onderdeel van is), en hoe je met je team de meeting het beste  kunt voorbereiden en organiseren.

Nadenken over de behoeftes van de verschillende stakeholders

Wat ik erg goed vind aan het canvas en het boek, is dat het je dwingt na te denken over de behoeftes van verschillende stakeholders. Te vaak komen organisatoren heel snel in de actiestand nadat ze bijvoorbeeld een opdracht krijgen een evenement te organiseren. Net zoals je ook niet zomaar een bedrijf start en eerst een businessplan schrijft, ga je ook niet zomaar een evenement organiseren zonder goed te weten wat de behoefte is. We denken dat vaak wel te weten, maar de praktijk is dat we toch nog vaak veel aannames doen.

Gebruik de Empathy Map

Een belangrijk onderdeel van het canvas is nadenken over hoe bezoekers naar het evenement gaan én hoe ze weer weg gaan. Wat weten ze, denken ze, vinden ze, willen ze? Om dit helder te krijgen, adviseren ze in het boek om eerst een Empathy Map in te vullen. Een voor de stakeholders van het evenement en een voor dezelfde stakeholder na het evenement. Deze input gebruik je vervolgens in het canvas.

Het canvas invullen

Je vult per stakeholder een canvas in. Met evenementen heb je vaak meerdere partijen waar je mee te maken hebt. Denk aan de bezoekers, sponsoren, maar ook je baas of opdrachtgever. Hoe zorg je dat je iedereen tevreden stelt en dat je met behulp van je evenement echt een bepaald resultaat bereikt?

Het canvas behandelt daarvoor drie fases: Change, Frame en Design.

1. Change

Bij de stap Change kijk je naar hoe een stakeholder het evenement in gaat en hoe hij/zij idealiter er weer uit loopt. Waarom hebben ze jouw evenement nodig en wat missen ze als ze er niet heen gaan? Wat weten ze na je evenement, wat hebben ze gedaan, geleerd, wie hebben ze ontmoet? Je kijkt onder andere naar hun pijn, doelen en verwachtingen.

2. Frame

Vervolgens kijk je naar de praktische kaders waarin je moet werken. Een hele belangrijke en logische kader zijn de kosten. Maar je kijkt ook wat het evenement moet opbrengen, zowel financieel als inhoudelijk. Daarnaast is het belangrijk om te kijken welk commitment je van iemand verwacht en welke taken mensen moeten vervullen.

3. Design

Pas als je bovenstaande in kaart heb gebracht, kijk je naar de invulling van je evenement. Je bepaalt uit welke onderdelen je evenement moet bestaan en in welke volgorde je dit inplant. Wat is de experience journey die mensen doormaken op jouw evenement? Een mooie quote (van Maya Angelou) die hierbij aansluit, luidt dan ook: “I’ve learned that people will forget what you said and what you did, but people will never forget how you made them feel”.

I’ve learned that people will forget what you said and what you did, but people will never forget how you made them feel. – Maya Angelou

Het canvas invullen

Je kunt het Event Model Canvas gratis downloaden van de site. Het is beschikbaar in onder andere Engels en Nederlands. Op het canvas staat er per stap welke vragen je moet beantwoorden. Je kunt met je team met post-its werken, je kunt het tekstueel beantwoorden of met illustraties werken (wat meer tot de verbeelding spreekt).

Hieronder wordt in 111 seconden uitgelegd hoe je het canvas invult.

Handig naslagwerk

Het EventDesign Handbook is een ideaal naslagwerk om te gebruiken ter voorbereiding van een brainstorm-meeting met je team en om elk onderdeel van het Event Model Canvas in te vullen. Zo staat er meer toelichting bij over elke stap die je moet invullen. Ook geven ze in het boek uitleg over het belang van Event Design en het canvas, het doel van alle elementen en ze laten een paar cases zien. En vooral belangrijk: hoe je na je ingevulde canvas beslissingen maakt over de invulling van je evenement.

Het boek is alleen in het Engels te verkrijgen, maar erg prettig geschreven en eenvoudig te begrijpen. Het is prettig opgemaakt, met veel alinea’s, witruimte en afbeeldingen. Ook het design ziet er goed uit, ze gebruiken mooie illustraties om hun boodschap en het proces duidelijker te maken. Wat me ook aanspreekt in het boek, is het gedeelte over het belang van een Event Design en de verhalen van andere eventmanagers. Zelf was ik ook vaak de enige eventmanager in het bedrijf en dan loop je tegen wat zaken aan. Het is een feest van herkenning.

Het boek legt de verschillende tools en middelen goed uit. Wat ik zelf fijn had gevonden, is als er een iets duidelijker structuur of overzicht was over alle stappen die gezet moeten worden en welke tools erbij horen. Het wordt wel uitgelegd, maar werd me niet in een oogopslag duidelijk. Maar met behulp van alle tools, middelen en praktische vragen wordt het wel een heel stuk eenvoudiger een sterk evenement neer te zetten. Ik vind het een must have voor elke event-organisator.

Over het boek

Titel: Event design handbook (Engels)
Auteurs: Roel Frissen, Ruud Janssen, Dennis Luijer
Uitgever: BIS Publishers BV
Jaar: 2016
Nummer: 9789063694340
Mediatype: Boek, 192 bladzijdes
Prijs: € 29,90
Bestellen: via Managementboek (aff.)

Afbeelding inleiding met dank aan 123RF.