Help, de directeur wil een filmpje! Zo houd jij de regie

De directeur stormt binnen, zelfverzekerd. Zijn harde stem spreekt boekdelen. Er moet en zal een filmpje komen, waarin hij de hoofdrol speelt. Tja. Menig communicatieadviseur kruipt bij dit soort machtsvertoon in zijn schulp en houdt zijn eerlijke advies maar even voor zich… Niet doen! Dit is juist het moment dat je moet bewijzen wat je waard bent.

Ik help communicatieafdelingen van uiteenlopende bedrijven graag de magie van creatieve content herontdekken. Daarvoor organiseer ik inspiratiesessies aan de hand van zeven regels. Maar vandaag wil ik alleen stilstaan bij regel 7. Liever had ik hem helemaal niet opgeschreven, maar deze valkuil is zo hardnekkig dat ik er niet onderuit kom. Regel 7 luidt: ‘verlies je niet in de vorm’. Zodra communicatiemensen op de automatische piloot contentvormen kiezen en gebruiken, dan ligt het vermaledijde ‘mediumpje vullen’ op de loer.

Beste communicatiemiddel aller tijden

De directeur die likkebaardend eist dat er een video komt, is voor mij het summum van ‘vorm-denken’. Veel grote bedrijven hebben dit soort alfa-mannen rondlopen (of vrouwen, dat kan ook). Zo’n baas heeft ergens gehoord of gelezen dat video het beste communicatiemiddel aller tijden is, en dus moet er een video komen. De vragen ‘wat is het doel’, ‘wie is de doelgroep’ en ‘welk middel is daarvoor het meest geschikt’ slaat hij gemakzuchtig over. Wanneer kunnen we beginnen met filmen? Regel een afspraak!

Uiteraard is ‘ego’ een belangrijke drijfveer in dit helse voorbeeld. De directeur wil gewoon voor de camera staan, hij wil belangrijk doen, zijn mensen toespreken. En je mensen toespreken, dat doe je natuurlijk anno nu niet meer via een toespraak. Hopeloos ouderwets. Een filmpje is sneller, handiger en beter. In elk denkbaar geval. Toch?

Afijn, een zelfverzekerd persoon overtuigen van het feit dat hij onzin uitkraamt, is best pittig. Maar juist die competentie moet jij als adviseur inzetten, zeker op zo’n moment. Geef je hem nu zijn zin, dan loopt de directeur maandelijks binnen met een wild plan en bepalen zijn grillen jouw communicatiestrategie. Hoe wijs je deze beste man (of vrouw) zijn plek, zonder hem te schofferen?

Tip 1: geen botte bijl

Ben je het totaal niet eens met de baas, kies dan wel een aanpak die hem in zijn waarde laat. Stel, je begint meteen te hakken met de botte bijl, dan is de volgende halte een conflict. Bedenk goed: de directeur komt hoogstwaarschijnlijk vanuit een kinderlijk enthousiasme bij jou binnen. Ruziemaken is totaal niet zijn doel. Hou het dus positief. Affakkelen is voor niemand prettig. Hij heeft een plan, jij hoort het plan aan.

Tip 2: smeer stroop

Complimenteer de directeur met het feit dat hij interesse in communicatie heeft. Het gaat hem aan het hart, jou ook! Benoem de overeenkomsten tussen jullie: enthousiasme uiten, trends omarmen, streven naar kwaliteit. Zeg dat jij zijn idee snapt en waardeert, maar dat er voor ijzersterke communicatie meer nodig is dan alleen een plan. Jij kan hem helpen dit plan te perfectioneren.

Tip 3: sta stevig in je schoenen

Stamelen, vaak ‘eh’ zeggen en zacht praten helpen niet tegenover een directeur vol bravoure. Laat jouw zelfzekerheid horen in je stem. Je weet waar je het over hebt. Laat merken dat de directeur is binnengelopen op de juiste plek.

Tip 4: achterhaal de werkelijke wens

Probeer te achterhalen wat de directeur nou eigenlijk wil. Vraag door tot je het precies weet (doel, doelgroep, boodschap), want dit is het startpunt van jouw werk (en, mocht het nodig zijn: de basis van jouw tegenargumentatie). Geef vriendelijk aan dat je zo snel mogelijk een plan zal opleveren en beëindig het gesprek. Probeer vooral niet ter plekke met de baas tot overeenstemming te komen, want voor je het weet zitten jullie samen een storyboard te schetsen en kent de directeur nog wel ‘een mannetje’ dat mooi kan filmen. Help!

Tip 5: verzin een list

Schrijf een gedegen plan van aanpak. Maak dat voorstel in recordtempo, zodat je laat zien welke kennis en kunde jij in huis hebt. Hoe langer het wilde idee van het filmpje zich kan nestelen in het brein van de baas, hoe lastiger het wordt om hem ervan af te praten. Zet duidelijk op een rij waarom andere middelen beter geschikt zijn of vertel hem dat een filmpje inderdaad prima is, maar dat hij slechts hoeft op te draven voor een korte, krachtige quote en dat jij de rest van de film gaat opbouwen met andere, (wel) interessante bewegende beelden.

Focus je op het publiek

Tot zover de spoedcursus ‘Hoe ga ik om met een camerageile directeur?’ Maar zonder dollen: vaak genoeg zie ik communicatiemensen zelf ook naar bepaalde media grijpen uit gemakzucht. En dat is natuurlijk een tikkeltje kwalijker. Sterker nog: dat baart me zorgen. Onze focus hoort te liggen bij het publiek, dat we elke dag opnieuw moeten verdienen: de lezers, de kijkers. Niet bij de baas, niet bij het afstemtraject, niet bij de uitkomst van ons beoordelingsgesprek.

“Yeah right. Dat zeg je nou wel allemaal leuk, Vincent, maar zo werkt de praktijk niet.” Ik hoor het je denken, fijne lezer. Maar bij de bedrijven die ik van binnen ken, heb ik menig creatief plan kunnen uitvoeren, dat voor die tijd op niemands agenda stond. Leidinggevenden die zien dat jij het plezier erin houdt door samen met collega’s originele plannen te bedenken, worden zelf vaak ook enthousiast. En voor je het weet komt de directeur niet meer binnenstormen om jou te vertellen wat je moet doen, maar juist om te vragen wat jouw nieuwste idee gaat worden!

Zeg eens eerlijk…

Tja, hoe aardig die vorige zin ook zou zijn als afsluiter van deze column, toch wil ik nog iets kwijt. Hieronder staat een shortlist van uitspraken die erop duiden dat je bezig bent met het vullen van een medium, in plaats van het bedienen van een doelgroep.

‘We hebben ooit afgesproken om elke maand een magazine van 46 pagina’s te maken, dus al die bladzijden moeten helemaal vol, zelfs in de magere maanden.’

‘We zijn begonnen aan een reeks interne video’s en die moeten we afmaken, ook al scoren ze voor geen meter.’

‘We hadden nog budget voor drie infographics, dus laten we die maar gauw maken. Nog even snel een paar thema’s bedenken.’

‘Ik ken iemand die heel goed animatiefilmpjes kan maken. Laten we haar eens uitnodigen en kijken of we een insteek kunnen bedenken.’

‘De directeur wil elke maand aandacht voor het thema ‘leiderschap’. En hij houdt van filmpjes. Laten we een vlog starten waarin hij vertelt over zijn vorm van leiderschap.’

Zeg eens eerlijk: wanneer betrapte jij jezelf erop dat je een mediumpje zat te vullen?

Afbeeldingen met dank aan 123RF.com