Scrum: zo werk je slim samen met de juridische afdeling

Ik werk als business-analist bij Mirabeau. Bij de ontwikkeling van websites en mobiele apps voor banken en verzekeraars hebben we te maken met onder andere de juridische afdeling van onze opdrachtgever. De samenwerking tussen de juridische afdeling en de rest van het projectteam heeft in het verleden niet altijd op rolletjes gelopen. In dit artikel deel ik mijn ervaringen en tips om op een constructieve wijze samen te werken. Eerst wil ik even stilstaan bij de functie van een juridische afdeling.

Wat doet een juridische afdeling?

De juridische afdeling van banken en verzekeraars heeft als taak om de juridische en fiscale risico’s zoveel mogelijk te beperken. Ze staat onder toezicht van De Nederlandse Bank en de Autoriteit Financiële Markten. De inrichting van een website en mobiele app hoort tot haar werkgebied. Daarom controleert ze onder andere of de bezoeker een overzicht heeft over de voorwaarden die gelden voor de producten die via de website gekocht kunnen worden. Bij reclame-uitingen voor kredieten moet bijvoorbeeld de kredietwaarschuwing “Let op! Geld lenen kost geld” en het waarschuwingssymbool worden vermeld.

De juridische afdeling van banken en verzekeraars heeft als taak om de juridische en fiscale risico’s zoveel mogelijk te beperken.

De juridische afdeling is ook een stakeholder

De eerste keer dat ik tijdens mijn werk kennismaakte met een juridische afdeling was tijdens een project waarin we een bestaande website in een nieuw jasje staken. Ondanks de krappe planning lukte het ons de website, net voor de afgesproken tijd, af te krijgen. Na het weekend hoorden we echter dat de nieuwe website niet live was gegaan. De juridische afdeling had geen tijd gehad om de content-pagina’s te beoordelen, waardoor ze niet anders konden dan het live-gaan uit te stellen.

Wat zijn de vereisten?

Bij het volgende project nam ik me voor om meteen naar de vereisten van de juridische afdeling te vragen. De juridische afdeling wist echter niet goed waar de nieuwe website aan moest voldoen. Ze waren gewend om achteraf te controleren en niet om vooraf acceptatiecriteria op te stellen.

Daarom nodigden we een medewerker van de juridische afdeling uit om de sprint reviews bij te wonen. Op die manier konden we op tijd toetsen of we het goed gedaan hadden. Helaas meldde hij zich af voor de eerste twee sessies. Dus vroegen we de product owner om de juridische medewerker het belang van het project te laten in zien. Dat hielp, want de derde meeting woonde hij bij. Zijn feedback had betrekking op de inhoud van de derde sprint, maar ook op alles wat wij eerder hadden opgeleverd. Hij vertelde ons dat een component uit sprint twee niet voldeed aan de wettelijke eisen, omdat de kredietwaarschuwing ontbrak. Hiervan waren we niet op de hoogte. Het ontwikkelteam moest de software herbouwen om de website alsnog live te krijgen, wat ten kostte ging van tijd en budget.

Daarmee werd de rol van de juridische medewerker in een vroeg stadium van het project onderstreept.

Juridische afdeling als constructieve afdeling

Als je van tevoren weet waar de website aan moet voldoen, dan kun je hier vanaf het begin van het project op anticiperen en er rekening mee houden in de planning. Voor een juridische afdeling is het echter vaak lastig om aan te geven waar de website precies aan moet voldoen. Ik heb twee tips hiervoor.

Tip 1. Juridische afdeling in de scrumruimte

Zorg ervoor dat een medewerker van juridische zaken fysiek dicht bij het ontwikkelteam is. Idealiter krijgt hij voor de duur van het project een werkplek in de ruimte van het ontwikkelteam. In een gedeelde kamer hebben het ontwikkelteam en de medewerker vaker contact met elkaar. Er zijn dan meer contactmomenten om zaken af te stemmen. MIT Professor Thomas J. Allen ontdekte in de jaren zeventig dat fysieke nabijheid essentieel is. Hij merkte op dat hoe verder iemand fysiek van je verwijderd is, hoe minder contact je met hem hebt.

Zorg ervoor dat een medewerker van juridische zaken fysiek dicht bij het ontwikkelteam is.

Tip 2. Afspreken op vaste momenten

Als het niet haalbaar is om de juridisch medewerker plaats te laten nemen in de scrumruimte, dan is er nog de één-na-beste oplossing. Spreek met hem af dat hij minimaal twee keer per week op vaste momenten beschikbaar is om het werk van het team door te nemen. Hij kan op deze manier de juridische correctheid bewaken. En het ontwikkelteam krijgt de mogelijkheid om in te spelen op de acceptatiecriteria.

Samenwerking is cruciaal

Bij de ontwikkeling van websites en mobiele apps is de samenwerking met de juridische afdeling van de opdrachtgever cruciaal. Betrek daarom vanaf het begin een juridisch medewerker bij het project. Als hij geen tijd heeft om in het project mee te draaien, pas dan tip 1 of 2 toe. Alleen als je constructief samenwerkt, kun je klanten de beste digitale en juridische correcte ervaring bieden.

Afbeeldingen met dank aan 123RF.