Medewerkers inwerken al voordat ze starten: de onboarding-app [case]

Het is vast herkenbaar: je stopt veel tijd in het vinden van de juiste kandidaat voor een nieuwe functie binnen je organisatie. Als deze nieuwe collega uiteindelijk gevonden is, doe je er alles aan om hem of haar zo goed mogelijk welkom te heten en aan je organisatie te binden. Ondanks dit goede voornemen, is het eerste contact vaak pas op de eerste werkdag. De nieuwe werkdag start met een welkomstwoordje, dan volgt er een introductie bij nieuwe collega’s, een rondleiding door het bedrijf en hij of zij ontvangt een mooie ‘inwerkmap’ en inlog om bij alle belangrijke mappen op de schijf te kunnen. ‘Ga je maar inlezen’, wordt vaak gezegd. Kan dat niet anders?

Is het niet een mooi streven als nieuwe medewerkers zich na het tekenen van het contract direct verbonden voelen met de organisatie en al voor hun eerste werkdag kennis over de organisatie hebben? Op deze manier starten nieuwe medewerkers niet alleen zelfverzekerder aan hun nieuwe functie, maar helpt het de organisatie ook om nieuwe medewerkers sneller productief te krijgen. Hoe zorg je als organisatie dat je nieuwe medewerker(s) vanaf het allereerste moment, nog voor de eerste werkdag, zich verbonden voelen met de nieuwe werkgever?

Waarom kiezen wij voor onboarding via een app

Voor ons was dat een belangrijke reden om te kijken of we de wijze van welkom heten en het onboarden van onze medewerkers en gedetacheerde assistants niet anders konden aanpakken. Persoonlijker, innovatiever, sneller en interactiever. Na enige oriëntatie en overweging kwamen wij tot de conclusie dat wij gebruik wilden gaan maken van een onboarding-app.

Het voordeel van een app is dat deze door een nieuwe collega overal en op ieder moment geraadpleegd kan worden, de content op een visuele en aantrekkelijk wijze kan worden getoond, direct vanaf het moment van ondertekening ingezet kan worden en we het beheer in eigen hand kunnen houden zodat de app altijd up-to-date is.

In co-creatie met Appical hebben we een app ontwikkeld die perfect aansluit bij Secretary Plus en de wijze van verwelkomen van nieuwe collega’s.

Waar moet je rekening mee houden?

Het inrichten van deze onboarding app is niet in één dag gebeurd, maar vraagt focus en nauwe samenwerking tussen de afdelingen HR en Marketing.

Eén van de eerste valkuilen waar je tegenaan loopt, is dat je al gauw te veel informatie wilt delen. Het is daarom van belang om vooraf helder te krijgen welke informatie essentieel is voor nieuwe medewerkers en welke informatie op een later moment gedeeld kan worden. Het kan helpen om hier collega’s bij te laten aansluiten die het meest recent zijn gestart binnen de organisatie en te vragen welke informatie zij graag eerder hadden willen weten.

Invloed op de volgorde van informatie

Daarnaast biedt de app ook de mogelijkheid om bepaalde content pas open te stellen als eerdere stappen zijn afgerond. Zo kan de informatie ter voorbereiding op een eerste werkdag pas bekeken worden, nadat de voorgaande stappen doorlopen zijn. Op deze manier heb je als organisatie invloed op de volgorde waarin een nieuwe medewerker informatie krijgt aangereikt.

Wij hebben ervoor gekozen om de informatie op een visuele manier weer te geven. In plaats van veel tekst, maken wij gebruik van video’s, afbeeldingen en gamification. Nieuwe collega’s worden bijvoorbeeld door de collega’s van onze kantoren via een video persoonlijk welkom geheten. Op deze manier blijven nieuwe collega’s niet alleen langer geboeid, maar weten ze ook direct wie hun nieuwe collega’s zijn, nog voordat zij hen fysiek hebben ontmoet.

De app is ook uitermate geschikt om nieuwe collega’s op een leuke en interactieve manier kennis te laten maken met onze organisatie. Bij Secretary Plus kunnen werktijden en arbeidsvoorwaarden bijvoorbeeld flexibel worden ingedeeld en deze informatie delen wij door middel van een quiz. Nieuwe medewerkers kunnen dan aangegeven welke stellingen zij denken dat er van toepassing zijn en zien daarna of de keuzes die zij hebben gemaakt kloppen.

Als organisatie kun je er zelf voor kiezen hoe lang een nieuwe werknemer toegang heeft tot de app. Om nieuwe medewerkers echt de kans te geven alle informatie tot zich te nemen, hebben wij gekozen voor een periode van een maand na de eerste werkdag. Daarna stap je als werknemer over naar ons sociale intranet Speakap.

Resultaten

Inmiddels werken wij nu zo’n 2 maanden met de app en de resultaten zijn boven verwachting. Enkele reacties op de onboarding-app:

“Het is een heel nieuwe manier om je voor te kunnen bereiden op de eerste werkdag. Door middel van vragen wordt ook gekeken of je dingen weet en begrijpt. Dat vind ik een pluspunt, het is niet alleen maar informatie om te lezen.”

“Je hebt direct toegang tot alle bruikbare documenten die horen bij de regelingen en voorwaarden van je nieuwe contact. Dit is heel fijn!” 

“Het is wel even wennen om alle belangrijke informatie via een app tot je te nemen. Soms wil je toch wat op papier hebben. Eerlijk gezegd moest ik wel even wennen. Het is wel handig dat alle informatie in fases is opgebouwd. Dat maakt het overzichtelijk, omdat je precies weet wat in welke fase belangrijk is. Ook vond ik het erg leuk dat ik al door collega’s via een film welkom werd geheten.”

Learnings

De learnings die wij graag delen bij het implementeren van een app:

• Betrek collega’s (nieuw en al langere tijd in dienst) bij het ontwikkelproces. Dit zorgt voor focus en voorkomt dat je te veel informatie in één keer wilt delen.
• Deel de content op in fases. Bijvoorbeeld: voorbereiding tot de eerste werkdag, je eerste maand, het eerste half jaar. Dit maakt het voor de nieuwe collega overzichtelijk en geeft duidelijk aan waar de focus op ligt. Indien gewenst kun je per fase toegang verlenen.
• Begin gewoon. Probeer niet vooraf alles 100 procent af te hebben. Het voordeel is dat je heel simpel toevoegingen of aanpassingen kunt doorvoeren.
• Realiseer je dat er ook mensen zijn die toch de voorkeur geven aan een papieren map met alle informatie. Geef deze mensen de tijd om te wennen en ondersteun ze goed als ze vragen hebben.
• Toets regelmatig bij de gebruikers. Op deze manier zorg je ervoor dat de app van toegevoegde waarde is en dat deze ook gebruikt wordt.

Heb jij nog goede tips voor het inwerken van werknemers, al dan niet met een app? Laat hieronder een reactie achter.