Webrichtlijnen & projecten: 3 aspecten die je niet mag vergeten

‘De overheid moet voor iedereen toegankelijk zijn.’ Een loze kreet? Een open deur? Hoe dan ook, de kans is groot dat je het eens bent met deze stelling. Toch komen er ook meteen vragen naar voren. Want moeten bedrijven eigenlijk niet ook voldoen aan de webrichtlijnen, die de toegankelijkheid waarborgen? En wat betekent deze toegankelijkheid nu precies in de praktijk?

Denk aan praktische zaken, zoals trapliften, rolstoelbanen en invalidentoiletten in openbare gebouwen. Denk ook aan klantgerichte dienstverlening en telefonische bereikbaarheid. We vinden het allemaal vanzelfsprekend dat hiervoor middelen worden vrijgemaakt. Hoe anders is het als het gaat om digitale toegankelijkheid. Ik merk verbazingwekkend vaak dat er bij overheden en bedrijven op dit vlak nog veel te winnen is.

Verplichte webrichtlijnen voor overheden

Informatie op websites is door het gebruik van verkeerde techniek of een onlogische opbouw nog lang niet altijd voor iedereen bereikbaar. Dat moet veranderen. Daarom zijn de webrichtlijnen voor overheden verplicht gesteld. En in mijn ogen zouden ook bedrijven de essentie van deze richtlijnen ter harte moeten nemen. Managers, projectleiders, beleidsmedewerkers, communicatieadviseurs en webredacteuren moeten rekening houden met de richtlijnen, zowel bij het ontwikkelen als het ontsluiten van (beleids)informatie. Vragen die daarbij een rol spelen, zijn:

• Waarom zijn de webrichtlijnen eigenlijk zo belangrijk?
• Hoe zorg je voor een juiste ontsluiting van informatie conform de webrichtlijnen?
• Welke aandachtspunten en risico’s gelden er?

Voor overheden en bedrijven is op het gebied van digitale toegankelijkheid nog veel te winnen.

Start project: overzie impact webrichtlijnen

In mijn vorige artikel over dit onderwerp, gaf ik aan waarom de webrichtlijnen in het leven zijn geroepen en wat de belangrijkste eisen zijn. In dit tweede artikel geef ik enkele praktische adviezen voor een project waarbij je online gaat communiceren. Ga je nieuwe content ontwikkelen of ontsluiten? Of ontwikkel je een website door? Dan zijn de webrichtlijnen zeker relevant. Het kan gaan om nieuwe informatie of een nieuwe website die je online plaatst, of om de aanpassing van bestaande content of een bestaande website. Bij de start van een project wordt een inschatting gemaakt van de impact van de webrichtlijnen. Ik zoom in op drie belangrijke aspecten die daarbij nog weleens over het hoofd worden gezien:

1. Interne bewustwording. Leg altijd aan interne betrokkenen uit wat de webrichtlijnen inhouden en waarom deze belangrijk en relevant zijn.
2. Toepassing in techniek, design en content. Het is aan te raden hiervoor afzonderlijke deelprojecten op te starten.
3. Implicaties voor het project. Houd in de projectplanning en -calculatie rekening met de processtappen die nodig zijn om de webrichtlijnen toe te passen.

1. Interne bewustwording

Zorg voor een interne bewustwording van het belang en de relevantie van webrichtlijnen. Uit ervaring weet ik dat het toepassen van de webrichtlijnen door betrokken medewerkers vaak wordt gezien als een omvangrijk en complex traject. Niet zo gek, want de richtlijnen zijn nogal lijvig opgesteld. Daardoor worden ze geregeld als dwingend en onoverzichtelijk ervaren. En als te ver doorgeschoten overheidsregulatie.

Voor een goede start is het allereerst belangrijk om overzicht te creëren. Breng interne betrokkenen op de hoogte van het doel en de relevantie van de richtlijnen. Een praktisch werkplan of een praktische indeling van een project helpt om intern de juiste mensen mee te krijgen. Het biedt hen namelijk houvast. Maak vervolgens aan iedereen duidelijk wat de meerwaarde van de richtlijnen is. Over die doelmatigheid wordt nogal eens gediscussieerd. In mijn vorige artikel schreef ik over het belang en de voordelen van de richtlijnen voor overheden én bedrijven.

Breng interne betrokkenen op de hoogte van het doel en de relevantie van de richtlijnen.

2. Toepassing in techniek, design en content

Ook binnen jouw rol heb je te maken met de (al dan niet verplichte) toepassing van de webrichtlijnen. De programma- of projectleider heeft namelijk de verantwoordelijkheid om overzicht te houden op de richtlijnen voor techniek, design en content. Op (communicatie)managementniveau is aandacht nodig voor een ontwikkelcyclus. Wat zijn de consequenties voor de ontwikkeling en implementatie van teksten, video’s, infographics, pdf’s en animaties? En hoe zit het met techniek en (responsive) design?

Door content, techniek en design los van elkaar te ontwikkelen – wel vanuit een integrale visie – en te toetsen, creëer je overzicht binnen het project en kun je ook écht toezien op het toepassen van de richtlijnen in de praktijk. Je sluit hiermee direct aan op de lijn van ‘gelaagd bouwen’; een principe dat de webrichtlijnen ook voorschrijven. Doorgaans werken verschillende specialisten aan deze ‘deelprojecten’. Dat alleen al kan reden zijn om de richtlijnen op de afzonderlijke componenten toe te passen en te toetsen. Zo zorg je ervoor dat alle onderdelen juist toegepast of uitgelegd worden.

Door bij een project alles op een grote hoop te gooien, worden zaken er niet overzichtelijker op. Daardoor krijg je meer fouten. Zeker bij de ontwikkeling van websites kan het misgaan. Bijvoorbeeld als de SCRUM– of waterfall-methodiek wordt gebruikt, zonder concreet en systematisch naar de webrichtlijnen te kijken. Zeker bij de SCRUM-methodiek, waarbij terugkoppel-momenten doorgaans binnen multidisciplinaire teams plaatsvinden, bestaat de kans dat deelaspecten (door tijdsdruk) blijven liggen. Webrichtlijnen worden dan niet of onvoldoende toegepast.

3. Implicaties voor je project

De webrichtlijnen hebben impact op het verloop van je project. Vaak wordt in de planning en budgettering nog onvoldoende rekening gehouden met de extra werkzaamheden die hierbij komen kijken. Om te voldoen aan de richtlijnen, moeten techniek, design en content specifieker ontwikkeld worden en uitgebreid getest worden. Ook voor optimalisatie is tijd en budget nodig. Bovendien moet er voor het ontwikkelen, toetsen of optimaliseren van techniek, design of content mogelijk een beroep worden gedaan op een (externe) specialist.

Breng de impact die webrichtlijnen hebben op het project op tijd in kaart

Bij het ontwikkelen van diverse typen content, zoals tekst, beeld en video, moet er rekening gehouden worden met extra werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan het uitwerken van diverse video- en audioscripties, een uitgeschreven tekst, ondertitel of een auditieve beschrijving van een video of animatie. Ook moeten afbeeldingen die informatie toevoegen, worden voorzien van een alt-tekst. Zijn deze zaken goed in beeld en is het project hierop ingericht? Dan resulteert dat in een verbeterde toegankelijkheid. En dat levert meer plussen dan minnen op.

Wat volgt

In een reeks van artikelen geef ik een uitgebreide kijk in de keuken van de webrichtlijnen, op zowel strategisch als praktisch niveau. In mijn volgende artikel geef ik tips over een praktische projectaanpak. Ook schrijf ik de komende tijd onder meer over webredatie volgens de webrichtlijnen en toepassing van de richtlijnen binnen de specifieke disciplines techniek, design en content.