Belangrijke presentatie? Dit doe je in de 24 uur ervoor [checklist]

Er staat je een belangrijke presentatie te wachten. Het komt nu allemaal aan op de laatste 24 uur. Jarenlange ervaring hebben mij geholpen met het uitvinden van de ‘do’s’ en ‘don’ts’ voordat je het podium opgaat. Hierbij mijn beslissende 24 uur voor een belangrijk optreden.

Als ik me aan het voorbereiden ben op een evenement, zijn er een aantal dingen waar ik van te voren voor zorg. Voor ik met mijn presentatie begin, controleer ik altijd de resolutie van het beeldscherm waarop ik mijn presentatie ga afspelen. De beeldschermresolutie is namelijk van grote invloed op hoe je presentatie op het publiek overkomt.

Als ik een presentatie in het buitenland geef, zorg ik er altijd voor dat ik een dag van tevoren aankom. Dit voorkomt stress als gevolg van vertragingen, files en andere nare verrassingen en garandeert een goede nachtrust.

Niet vergeten!

Daarnaast zorg ik altijd dat ik een aantal technische gadgets bij me heb die mij kunnen helpen tijdens mijn presentatie. Als er iets is dat ik heb geleerd, is het dat je altijd voorbereid moet zijn. Heel goed voorbereid. Er kan altijd iets fout gaan, en de kans is groot dat het niet aan jou ligt.

1. Klikker: Je wil voorkomen dat je op het podium constant naar je laptop moet lopen om naar het volgende gedeelte van de presentatie te gaan. Met een klikker kun je jouw presentatie op afstand doorlopen. Klikkers zijn ook vaak voorzien van een laser waarmee je dingen op het scherm kunt aanwijzen. Om er zeker van te zijn dat deze altijd werkt, kun je het beste een klikker met een groot bereik kiezen. Zelf gebruik ik bijvoorbeeld de Logitec Clicker R7000 Professional Presenter, met een actieradius van 30 meter.
2. HDMI- en VGA-connector: Om je presentatie op een groot scherm weer te geven, moet je je laptop met een projector verbinden. Met een HDMI- en VGA-connector kun je de laptop aansluiten op elk apparaat waarmee je het moet verbinden.
3. Verlengsnoer: Tijdens je presentatie wil je dat je laptop dichtbij je staat. Op die manier kun je er snel een blik op werpen en hoef je je niet telkens om te draaien naar het grote scherm achter je. Met een verlengsnoer kun je je laptop opstellen waar je maar wil.
4. USB-stick: Een USB-stick met een back-up van je presentatie komt goed van pas als er iets misgaat met het internet of je laptop. Maar ook als bezoekers van je presentatie achteraf op je afstappen voor een kopie van je presentatie.
5. Reservebatterijen: Neem altijd een paar AA- of AAA-batterijen mee voor het geval de batterij van je klikker of andere accessoires opraakt.
6. Power bank: Met een (volledig opgeladen) power bank kun je je laptop (of smartphone) altijd opladen, ook als er geen stopcontact in de buurt is.
7. Afteltimer: Voor veel evenementen geldt een strikte tijdslimiet. Als je maar weinig tijd hebt om je presentatie te geven, kan het handig zijn om een timer op je tablet of telefoon te gebruiken. Plaats je telefoon of tablet naast je laptop, zo kun je gemakkelijk de tijd in de gaten houden.
8. Headset met microfoon: Als je tijdens je presentatie veel met je handen beweegt, kan het heel onhandig zijn om de hele tijd een microfoon vast te houden. Een headset met een microfoon kan helpen om je te ontspannen en geeft je alle bewegingsvrijheid die je nodig hebt.
9. Laptop: duh.

Met bovenstaande gadgets in je tas, kun je de meeste problemen ter plekke oplossen. Zo ben je (bijna) klaar om een vlekkeloze presentatie af te leveren en je publiek een optimale ervaring te bieden.

24:00:00

Ik probeer altijd de locatie te bezoeken waar ik mijn presentatie ga geven, als ik daar nooit eerder ben geweest. Als ik niet naar binnen kan, probeer ik online een beeld te vormen van hoe de locatie eruitziet. Waar kan ik staan en lopen? Hoe groot is het scherm? En ik wil weten of er obstakels op het podium zijn. Ook controleer ik altijd de verlichting. Als je in de schijnwerpers staat, kan het namelijk nogal warm en zweterig worden. In dat geval moet ik misschien kiezen voor een andere outfit.

Verder controleer ik waar de projector ten opzichte van het scherm staat opgesteld. Zo kan ik zien waar ik kan staan en waar niet, om te voorkomen dat mijn schaduw op het scherm valt. Daarnaast ga ik achterin de zaal zitten om te achterhalen hoe mijn publiek het podium ziet. Ik probeer me voor te stellen hoe ik er op het podium uitzie en hoe mijn publiek me zal zien bewegen en presenteren. Om een goed gevoel te krijgen van de manier waarop het publiek een presentatie in de desbetreffende ruimte ervaart, probeer ik een presentatie van een eerdere presentator bij te wonen. 

11:59:00

De laatste twaalf uur voor mijn presentatie doe ik niets anders dan oefenen. Ik herhaal mijn presentatie telkens opnieuw, zowel in mijn hoofd als hardop. Mijn doel is om mijn presentatie helemaal uit mijn hoofd te kennen, zodat ik zo min mogelijk tekst op het scherm en in mijn prezi hoef te doen. Je kunt het vergelijken met een acteur die zich voorbereidt voor een toneelstuk of filmscène. Ook ik geef in dit geval een soort voorstelling, en ik wil mijn publiek natuurlijk de best mogelijke ervaring bieden.

Tijdens het oefenen voor mijn presentatie, maak ik in mijn hoofd geheugenkastelen. Dit kan heel handig zijn om de belangrijke onderdelen van je presentatie te onthouden. Ons ruimtelijke geheugen is namelijk veel sterker dan onze herinnering van woorden of ideeën. Je kunt je presentatie dus sneller inprenten door te denken in ruimtelijke verhoudingen. Stel je voor dat je door een bepaalde ruimte loopt, bijvoorbeeld je eigen huis, en probeer elke kamer in verband te brengen met een bepaald onderdeel van je presentatie. Uiteindelijk hoef je alleen maar in gedachten door je geheugenkasteel te lopen en de juiste woorden zullen direct in je opkomen.

Ik time en film mezelf om na te gaan hoeveel tijd ik nodig heb om mijn presentatie af te ronden en te zien hoe ik tijdens het presenteren met mijn handen beweeg. Ik probeer met mijn handen in een onzichtbare kubus van een vierkante meter te blijven, zodat mijn publiek niet door mijn handbewegingen wordt afgeleid. Door mezelf te filmen weet ik meteen of er een hoop “uh’s” in mijn toespraak zitten. Dat probeer ik zoveel mogelijk te voorkomen, omdat het heel storend kan zijn voor de mensen die mijn presentatie bijwonen.

02:56:38

De dag van de presentatie is aangebroken. Ik sta vroeg op en begin de dag met nog meer oefenen. Ik ontbijt drie uur voor mijn presentatie, zodat ik niet te vol zit of alweer hongerig ben. Ik drink geen koffie en water tegelijk, omdat ik dan vaker naar het toilet moet dan me lief is. Ten slotte drink ik slechts één kop koffie om wakker te worden. Daarna geen slok meer, want cafeïne droogt uit en hierdoor krijg je een droge mond.

02:02:14

Twee uur voor mijn presentatie begint probeer ik op de locatie aanwezig te zijn. Dat geeft me voldoende tijd om me te registreren, het podium te vinden en met de technici te praten. Ik wil altijd een laatste controle uitvoeren met de mensen die zorg dragen voor de technische aspecten van mijn presentatie. Op die manier weet ik zeker dat alle techniek die ik heb meegenomen naar behoren functioneert en kan ik zelfverzekerd het podium op gaan.

In deze laatste uren woon ik graag de presentatie van mijn voorganger bij, zodat ik een bruggetje naar mijn onderwerp kan bedenken. Verder probeer ik altijd te praten met iemand die deel van mijn publiek zal uitmaken. Op die manier kan ik tijdens mijn presentatie naar een bekend gezicht zoeken. Dit helpt om me meer op mijn gemak te voelen op het podium.

00:06:45

In de laatste minuten voordat ik het podium opga, zorg ik dat er een glas water voor me klaarstaat. Als ik een droge mond krijg — en die kans is groot — kan ik altijd een slok nemen. Ik probeer niet te veel te drinken, want ik wil niet afgeleid worden door druk op mijn blaas. En terwijl ik wacht om het podium te bestijgen, loop ik in gedachten nog één keer door mijn geheugenkasteel.

00:00:05

De laatste seconden voor ik het podium op moet, haal ik diep adem en neem ik een slokje water. Al deze voorbereidingen geven mij het vertrouwen dat ik met deze presentatie het verschil kan maken. Showtime!