Social intranet? Verdiep je in agile om continu te leren & verbeteren

Dagelijks kruipen beleidsmakers bij elkaar om veranderend consumentengedrag in kaart te brengen. Cijfers worden geanalyseerd, plannen worden gemaakt, medewerkers krijgen nieuwe opdrachten. En dan ontdek je tijdens de uitvoering dat die verrekte consument alwéér van gedachten is veranderd! Om moedeloos van te worden. Totdat je beseft dat je de oplossing al in huis hebt: je eigen mensen! Zij gedragen zich immers hetzelfde als consumenten, weten ook heel goed wat zij willen en houden van zelfstandigheid. Geef hen de ruimte en transformeer naar een agile organisatie. Hoe je dat doet? Verdiep je in wat agile is en begin. De tools om je daarbij te helpen zijn er!

Agile is wat je bent, niet wat je doet

Het veranderend economisch landschap, waarin organisaties onder constante interne en externe druk staan om zich snel aan te passen (aan ontwikkelingen) op het vlak van strategie, concurrentie, technologie en compliance, zorgt ervoor dat het vertrouwde top-downmodel plaatsmaakt voor een meer ‘organische benadering’. Teams moeten meer zelforganiserend zijn en de ruimte krijgen om te investeren in nieuwe ideeën en ontdekken wat wel en wat niet werkt. Agile noemen we dat. Maar wat betekent agile eigenlijk?

Geen methode

Laat er geen misverstand over bestaan: agile is geen methode! Het is een model dat erop gericht is organisaties responsive te maken en om waarde voor de klant te creëren. De bedoeling is dat je zo snel mogelijk uitvindt of wat je doet ook echt iets waardevols oplevert. Vandaar de nadruk op korte cycli en op het geven aan autonomie en verantwoordelijkheid aan medewerkers. Zij weten namelijk beter dan wie ook of iets werkt of niet.

Volgens Arie van Bennekum, mede-onderschrijver van het Agile Manifesto in 2001, roepen mensen vaak maar wat wanneer ze agile omschrijven: ‘Echt agile is wat je bent, niet wat je doet. Echt agile zie je op plaatsen waar bestaande paradigma’s zijn omarmd, bijvoorbeeld over empowerment van individuen en teams, documentatie en veranderende benodigdheden. Tot die tijd is het alles, maar geen agile.’

Echt agile is wat je bent, niet wat je doet – Arie van Bennekum

Transformeren naar een transparante organisatie

Recent onderzoek (pdf) van Allied Consultants Europe (ACE) – een strategische samenwerking van 10 management-consultancybureaus – laat zien dat 80 procent van de leidinggevenden in Europa zelfsturende teams ziet als een belangrijk managementvraagstuk voor hun bedrijf. Een grote meerderheid (70 procent) van de organisaties geeft aan de afgelopen twee jaar stappen te hebben ondernomen om de activiteiten van zelfsturende teams op te schroeven.

Als een organisatie naar agile transformeert, welke smaak het ook is, transformeer je naar een toestand waarin continuous learning en continuous improvement dagelijkse kost is. Om dat proces te laten voortduren, faciliteer je je mensen met training en opleiding en rust je ze uit met (social) tools om die nieuwe samenwerking in goede banen te leiden. De crux is om mensen laagdrempelig met elkaar te verbinden, op transparante wijze. Dat verandert de mindset en pas dan kunnen social media en andere social tools je van dienst zijn.

Communicatie

Teams kunnen pas agile werken, zodra zij van elkaar weten wat ze doen. Mensen moeten zich steeds bewust zijn van hun situatie. Dat heeft vooral met communicatie te maken. Volgens Dave Gray, een veelgevraagd spreker over innovatie en verandermanagement, zijn er tools die daarin kunnen faciliteren. Desgevraagd ziet hij social intranet als een platform waarbij agile teams de mogelijkheid hebben om snel te anticiperen en te reageren op het proces.

Een social intranet in de cloud geeft je de mogelijkheid om de stap naar agile te zetten.

Social intranet in de cloud

Goedbeschouwd overstijgt het social intranet het werkdomein. Medewerkers kunnen immers plaats- en tijdonafhankelijk hun werk doen, maar hebben ook de mogelijkheid om één-op-één berichten met elkaar te delen. Dat dit platform in de cloud staat, is niet alleen logisch, het sluit volledig aan bij de agile gedachte. Het geeft medewerkers écht de ruimte om transparanter, flexibeler en zelfstandiger te werken.

Een social intranet in de cloud geeft je de mogelijkheid om de stap naar agile te zetten. Los van de vele functionaliteiten die zo’n platform herbergt, grijpt het terug op een aantal key-factoren die teams op het juiste pad brengen:

• Zichtbaarheid. Teams moeten zichtbaar zijn. Transparant in hun werkwijze. Doordat mensen steeds vaker vanaf andere locaties dan kantoor werken, krijgt zichtbaarheid een andere betekenis. Door actief te zijn op het social intranet, komen collega’s uit alle lagen van het bedrijf en externe relaties met je in contact. Mensen weten je eenvoudig te vinden, en andersom kun jij collega’s (lees: experts) snel traceren.
• Beïnvloeding. Door zaken te regelen via het social intranet, maak je je operationele invloed groter. Je neemt het heft in eigen hand door collega’s aan te spreken, informatie te delen, vragen te stellen en afspraken in te plannen. Het social intranet faciliteert proactiviteit en zorgt dat je steeds op tijd bent om te organiseren in plaats van volgen.
• Betrokkenheid. De naam zegt het al, het social intranet maakt een werkplek socialer. Door zaken en kennis te delen op het social intranet, betrek je anderen bij beslissingen en discussies. En maak je het proces agile. Interactie is de sleutel tot die betrokkenheid. Het social intranet kent een platte structuur. Iedereen kan meedoen, ongeacht de plek in de hiërarchie. Je maakt deel uit van een team met een gezamenlijke doelstelling.

Social intranet & agile, wat levert het op?

Dat het social intranet praktische voordelen oplevert in tijd en kostenbesparing is alom bekend. Minder zichtbaar, maar zeker zo belangrijk biedt het nog iets anders, wat mij betreft een stille kracht die agile teams zeker zal aanspreken:

1. Het zorgt voor strategisch samenwerken (slim, doelgericht, effectief)
2. Het is minder hiërarchisch (dus socialer, meer betrokkenheid, relevanter)
3. Het is transparant (duidelijk, bereikbaar voor iedereen)
4. Het stimuleert een veranderende denkwijze (innovatie, vernieuwing)
5. Het creëert sociale innovatie (Het Nieuwe Werken)
6. Je blijft bewegen (flexibel, duurzaamheid, voortgang)
7. Het zorgt voor een nieuw bewustzijn (zelfverzekerdheid, leiderschap)
8. Het geeft energie (vanuit passie, gedrevenheid, betrokkenheid)
9. Het biedt vrijheid (plaats en tijd onafhankelijk)
10. De mens en haar omgeving staat centraal (omdat alle deelnemers daar belang bij hebben)

Hoe zorg ik dat mijn collega’s meedoen?

Maar al te vaak willen mensen geloven dat het social intranet een unieke omgeving is, met speciale kenmerken, aparte structuren en afwijkende regels. En dat is op z’n minst merkwaardig te noemen als je bedenkt dat we privé dagelijks gebruik maken van social tools als Whatsapp, Facebook, LinkedIn, Twitter of Instagram. Waarom zou social intranet op de werkvloer dan anders zijn?

Privé delen we van alles met elkaar, maar zodra we op de werkvloer aanbelanden, hebben we plots de neiging bovenop onze kennis te gaan zitten. Dit is allesbehalve agile natuurlijk. Daarom kan een social intranet bij uitstek als motor fungeren om mensen agile te laten werken, met meer zelfsturing, meer kennisdeling, meer flexibiliteit en vooral meer transparantie.

Constateer je veranderend consumentengedrag, waarom dan niet simpelweg meebewegen? Zie je dat je medewerkers minder sturing nodig hebben, bied hen dan de ruimte om anders te werken. Voor iedere organisatie, directie en management zeg ik: doe wat zij doen, leer van elkaar en creëer ruimte om jezelf te ontplooien en te profileren, om kennis te delen en op intuïtieve wijze samen mooie dingen te maken. Er is tool die je daar heel agile voor kunt inzetten: het social intranet!