Word de superheld van de digital workplace: 6 tips

De digital workplace is een logische verzameling van digitale tools (zoals een portal, business apps en mobiele apps) die mensen ondersteunt in hun dagelijks werk en met elkaar verbindt, zodat de organisatie productiever wordt en dus beter en sneller haar doelen bereikt. Die verzameling betekent dat de digital workplace enorm veel stakeholders heeft: communicatie en ICT natuurlijk, maar ook HR, business, directie, leidinggevenden, medewerkers, etc. Dat maakt het allemaal niet eenvoudiger om zo’n logische verzameling van digitale tools voor elkaar te krijgen. Zie al die stakeholders maar eens op één lijn te krijgen.

Lukt het niet via de gestructureerde aanpak met uitgebreide governance? Of ervaar je veel tegenwerking in de lemen managementlagen? Ga gewoon van start. Geen programma, geen project, gewoon doen, actie! Wees als een superheld, een Super Mario, een Batman, een [HIER JOUW HELD]. Met dit grote verschil: de eindbaas is niet de grote vijand, maar je grootste vriend. Ben jij de superheld die jouw organisatie de game laat winnen? In dit artikel geef ik je zes tips om aan de slag te gaan.

1. Begin kleinschalig, gewoon doen en leren

Het mooie van de digital workplace is dat elke organisatie er al een heeft. Toegegeven, er is niet altijd sprake van een logische verzameling en ongetwijfeld kunnen verschillende applicaties veel beter. En vooral het gebruik door medewerkers kan veel beter. Neem wat je hebt als uitgangspunt in plaats van direct iets nieuws te bedenken. Zo kun je bijvoorbeeld een bestaand projectteam of managementteam helpen bestaande tools beter in te zetten. Ondersteun ze bij het inrichten van een teamsite in SharePoint, leer ze hoe ze de chat-applicatie kunnen gebruiken, inspireer ze om op het intranet te bloggen over hun werkzaamheden en feedback te vragen van collega’s.

Daar heb je geen uitgebreide organisatiestructuur voor nodig. Geen stuurgroep, voorzitters en projectmanagers. Een klein team van gelijkgestemde superhelden is genoeg, of zelfs in je eentje. Begin klein en kijk later hoe je kunt opschalen.

Dit betekent dat je heel veel gaat leren over wat wel en niet werkt binnen jouw organisatie. Maar samen met jou leren je collega’s stap voor stap over de potentie van de digital workplace.

2. De eindbaas is je grootste vriend

Zonder rugdekking van de directeur hoef je niet te beginnen. Hij of zij zorgt namelijk voor superpower tijdens gevechten in de organisatie en geeft je een tweede of derde leven als je ergens een foutje maakt. Hij roept managers die je tegenwerken, tot de orde. Hij is je ambassadeur en opent deuren om met mensen in gesprek te komen. Dave Gray (auteur van The Connected Company) noemt het executive air cover.

3. Maak een goede pitch om de directeur te overtuigen

Beschrijf de kansen waar productiviteitswinst te behalen is. Dit kan bijvoorbeeld door het terugdringen van interne e-mail, het delen van inzichten uit de markt, het versnellen van innovatie en het beter inrichten van bestaande applicaties. Hierdoor zullen medewerkers efficiënter zijn in het gebruik of het ondersteunen van de sales. Hierdoor kunnen ze meer kennis delen en meer winnende offertes schrijven. Bedenk ook welke acties je wilt ondernemen om anderen in beweging te krijgen.

4. Focus op drie belangrijke punten

Houd het simpel. Nogmaals, je hebt geen uitgebreid project of programma. Focus je op maximaal drie belangrijke punten en ga aan de slag. Denk aan:

• Het ondersteunen van bestaande teams om beter gebruik te maken van het bestaande platform (zoals SharePoint of Yammer).
• Het stimuleren en faciliteren van lopende en nieuwe projecten om meer aandacht te schenken aan de adoptie (het daadwerkelijke gebruik van de nieuwe tools).
• Het stimuleren van lopende en nieuwe projecten om meer aandacht te schenken aan het betrekken van gebruikers tijdens projecten en het optimaliseren van de gebruiksvriendelijkheid.

5. Jij bent de superheld, maar zet je collega’s in de spotlight

Laat anderen stralen. Het is je taak om te inspireren, te ondersteunen met handjes of ervaring. Maar ook om te prikken, soms op het irritante af. Ga in je organisatie op zoek naar de kansen en help anderen om die kansen te pakken. Dit zijn de rollen die je kunt pakken:

• Luisteraar en kijker: zwerf door de hele organisatie, leg je oor te luister en kijk goed rond. Ga steeds op zoek naar kansen om resultaat te boeken.
• Inspirator: inspireer je collega’s met ontwikkelingen van buiten (en laat jezelf ook voldoende inspireren) en zaai je ideetjes. Maar laat anderen die ideeën uitwerken en tot wasdom brengen. Ontwikkel bijvoorbeeld een user experience checklist of een adoptieworkshop om een adoptieplan te maken.
• Verbinder: verbind initiatieven met elkaar, zodat ze van elkaar leren en elkaar kunnen versterken.
• Facilitator: ondersteun waar je kunt. Help je collega’s met je kennis en ervaring. Ontwikkel bijvoorbeeld een training over communitymanagement of het schrijven van content.
• Mediator: soms is het oorlog binnen een organisatie; afdelingen die elkaar tegenwerken, de ICT-afdeling die alleen maar aan hun eigen belang denkt. Breng mensen met elkaar in gesprek, bemiddel en als het nodig is: schakel de directeur in.

6. Deel de successen

Als superheld help je anderen te stralen. Soms heb je groot succes met een experiment en krijg je alle credits. Soms ga je gigantisch onderuit. Je moet dus geen groot ego hebben, maar met de verhalen kun je de eindbaas laten zien wat je hebt bereikt en vooral ook zijn en jouw collega’s. Laat de resultaten spreken. De successen tonen je bestaansrecht en zullen je helpen om je digital workplace activiteiten te borgen in de organisatie, met meer capaciteit en geld.

Ik ben benieuwd naar je ervaringen. Deel je successen, valkuilen en best practices op Frankwatching, want ook superhelden staan samen sterker.

Afbeeldingen met dank aan Fotolia