Digitaal erfgoed: zo past crowdsourcing in je bedrijfsmodel

Crowdsourcing. De manier om je organisatie te voorzien van competenties die je niet direct in de organisatie vindt, nieuwe of vernieuwende ideeën te krijgen of gewoon om extra handen te vinden voor werk dat blijft liggen. Ik vond een manier om crowdsourcing in het populaire Business Model Canvas te passen. Ook leg ik je een aantal inspirerende cases voor. Veel bibliotheken, archieven en musea gingen je namelijk al voor.

Een aantal BAM’s (Bibliotheken, Archieven en Musea), heeft het bedrijfsmodel zo aangepast dat crowdsourcing er in past.

Waarom de BAM’s?

De BAM’s hebben allemaal een collectie die groter is dan ze kunnen tonen en die in veel gevallen nog niet (of niet volledig) gedigitaliseerd is. Met digitaliseren bedoel ik niet alleen een document of kunstobject digitaliseren, ook annoteren. Wie heeft het gemaakt of geschreven? Bij een schilderij zie je dan wat erop staat en de gebruikte techniek. De uitdaging van de BAM’s is een grote collectie, weinig geld, tijd en personeel en soms het ontbreken specifieke kennis. Medewerkers zijn bijvoorbeeld kunsthistorici of archivaris maar geen bioloog of kenner van Ajax uit de jaren 70.

Neem het uit 700.000 stukken bestaande Prentenkabinet van het Rijksmuseum. Stel je voor dat je vijf minuten bezig bent met alleen het beschrijven van wat er op de prent te zien is, dan ben je maar liefst 58.333 uur bezig met de hele prentencollectie. Vertaald in jaren: een carrière van meer dan 35 jaar.

Wat je niet weet, dat heb je niet

Het klinkt als een uitspraak van de man hierboven, Johan Cruyff: “Wat je niet weet, dat heb je niet.” Toch is het minder Cruyffiaans dan je denkt. Zeker bij een omvangrijke collectie is het vinden van een object met bepaalde karakteristieken meer een kwestie van geluk dan wijsheid. Zonder de gedetailleerde metadata (meer dan 30 tags per foto) zou de verzameling van Getty Images bijvoorbeeld veel minder waardevol zijn.

Wat voor Getty Images geldt is ook van toepassing voor de verzameling van een museum, archief of bibloitheek. Ieder object moet worden beschreven. Sommige documenten in archieven moeten zelfs helemaal gescand en geanalyseerd worden om toegankelijk te zijn.

Wie kan me helpen?

Crowdsourcing kan een oplossing zijn om dit annotatiewerk uit handen te geven. Daar zitten nog wel een aantal haken en ogen aan, maar die kan je in mijn eerdere artikel over het Rijksmuseum en haar aanpak vinden.

Als er geen geld beschikbaar is als beloning voor het werk, zul je mensen moeten vinden die dit willen doen tegen een symbolische of kleine beloning, of zelfs vanuit intrinsieke motivatie. Die mensen zijn in veel gevallen je bezoekers of klanten, die nu opeens een heel andere rol krijgen, namelijk die van een partner. Verstoort dit het evenwicht van je bedrijfsmodel? Of verandert er eigenlijk niets?

Ontwerp je bedrijfsmodel opnieuw met het Business Model Canvas

Het Business Model Canvas (BMC) van Ostenwalder is een veel gebruikt hulpmiddel om een bedrijfsmodel visueel weer te geven en opnieuw te ontwerpen. De essentie is een canvas met negen vakken, waarin je ieder onderdeel van het bedrijfsmodel invult. Bijvoorbeeld, wat verkoop ik en wat is daarom de reden dat ik als organisatie besta? Wie zijn mijn klanten, wat levert het op en wat kost het?

Het Digitaal Erfgoed Nederland heeft, specifiek voor deze sector, zelfs een eigen versie van het Business Model Canvas ontwikkeld: het Business Model Innovatie Cultureel Erfgoed (BMICE)

Om die reden neem ik het BMC om te laten zien wat de impact is van crowdsourcing.

Even vouwen

Als we de value proposition als het midden van het Business Model Canvas nemen, kun je alles aan de rechterkant als opbrengsten zien en alles aan de linkerkant als kosten.

Als culturele instellingen crowdsourcing willen gebruiken, zijn de ideale ‘crowdsourcers’ vaak (potentiële) klanten of bezoekers. Ze hebben affiniteit met het onderwerp, waardoor ze de intrinsieke motivatie hebben om een bijdrage te willen leveren. Zoals je kunt zien, zijn Key Partners en Customer Segments de twee extremen van het canvas. Toch zijn klanten en partners dichter bij elkaar dan je denkt. Als je het canvas om een cilinder zou vouwen, komen Partners en Klanten dicht bij elkaar. Kijk maar eens hieronder. Ik heb het canvas omgevouwd, ter illustratie met een tekenprogramma.

Klanten worden dus partners, maar er verandert meer.

Maar wat verandert er dan in het bedrijfsmodel?

De mensen die naar jouw instelling komen zijn zoals gezegd potentiële vrijwilligers in je crowdsourcing-project. Ze hebben interesse in de materie en een gedeelte zal het fijn vinden om niet alleen te ‘halen’ maar ook te ‘brengen’. Je klant kan dus een partner worden, maar ook andersom. Iemand die mee doet aan een crowdsourcingproject kan een potentiële bezoeker worden, zelfs mensen van ver buiten de regio. Daarnaast is er bij crowdsourcing aan de kostenkant een verschil. Er wordt werk uitgevoerd wat normaal door een betaalde kracht zou worden gedaan.

Maar er is een ‘catch’: er is geen budget beschikbaar voor het werk, dus we kunnen niet spreken van een vermindering van kosten, eerder van een verhoging van opbrengst (het werk wordt bijna tegen nultarief gedaan). Natuurlijk kost een crowdsourcingproject geld en tijd en levert het een beloning op, maar dit zijn zaken die de organisatie vaak al heeft (zoals een digitale versie van een archiefstuk of scan) of wat makkelijk te regelen is zonder hoge kosten. Je kunt denken aan een rondleiding of een uitnodiging voor een evenement.

Gemeentearchief Leiden: 4 miljoen aktes

Het gemeentearchief van Leiden is een van de organisaties die al gebruik maakt van crowdsourcing. Het lukte om 4 miljoen doopaktes, overlijdensaktes en andere aktes met behulp van vrijwilligers te indexeren in anderhalf jaar. Eén persoon zou er 20 jaar over gedaan hebben. Hiervoor was een harde kern nodig van ongeveer 400 mensen (uit een totaal van 800 vrijwilligers).

Voor iedere akte die werd verwerkt kregen vrijwilligers twee punten. Als na controle werd vastgesteld dat het goed was, verdiende de vrijwilliger nogmaals twee punten. Bij 75 punten mag je een afbeelding uit het archief downloaden. Bijvoorbeeld een plaatje uit atlas Blaeu, een geboorteakte van een familielid (veel vrijwilligers voelen zich verbonden met Leiden) of een foto. De waarde van één download is 5 euro en gemiddeld is een vrijwilliger anderhalf uur bezig met het invoeren.

Waarom doen zoveel vrijwilligers mee?

Er is dus geen directe monetaire prikkel om mee te doen. De vergoeding is daarvoor te laag. Maar mensen hebben er vooral plezier in. Velen vinden het leuk om een bekende of familielid te ‘vinden’. Daarnaast verandert het ook de dynamiek van het archief, waar het vroeger veel alleen ‘halen’ was (geïnteresseerden vroegen de informatie op) is het nu ook mogelijk om een bijdrage te leveren aan het archief (‘brengen’).

‘Crowdwerk’ als onderdeel van je dagroutine

Eén vrijwilliger had het werk onderdeel van zijn dagroutine gemaakt en klokte bijna iedere dag twee uur aan ‘crowdwerk’ naast zijn normale werk. In totaal heeft hij zo’n 2000 downloadbare afbeeldingen verdiend. Daarvan heeft hij minder dan 1 procent gedownload. Andere vrijwilligers waren niet zo enorm productief maar deden per week wel een paar akten. Verreweg het grootste aantal de verdiende gedownloade afbeeldingen is nog niet gedownload.

De afbeeldingen en de rechten die vrijwilligers hebben opgebouwd vertegenwoordigen een waarde, maar omdat het archief eigenaar is van de afbeeldingen, zijn er geen echte kosten. Je zou hoogstens kunnen zeggen dat het gederfde omzet zou zijn, maar dat kun je ‘mogelijk gederfde inkomsten’ noemen. We kunnen niet aannemen dat al deze vrijwilligers echt alle verdiende afbeeldingen zouden ‘kopen’.

80.000 minuten

Maar niet alle onderwerpen zijn even populair. Het project 80.000 minuten (één minuut is een notariële akte) heeft een kleinere groep vrijwilligers. De vrijwilligers zijn, in tegenstelling tot de verwachtingen, niet allemaal ouder dan 65. Sterker nog, de meesten hebben er gewoon werk naast, zijn wel 50 plus en doen het als hobby. Het is wel een grotendeels mannelijk gezelschap: tweederde van de vrijwilligers is man, eenderde vrouw.

Het project gaat trouwens niet alleen maar over het in kaart brengen van degene waar de akten over gaan. Dat is nog maar het begin. Uiteindelijk zou je willen dat de hele tekst integraal digitaal komt te staan, zodat we een beeld krijgen van het leven in de 16e tot 19e eeuw en het werk van een notaris. Dat is toekomstmuziek, waarbij het een uitdaging is dat je alleen uit de tekst het type akte al kunt halen.

Stadsarchief Amsterdam: plezier, waardering & beloning

Ook bij het stadsarchief Amsterdam wordt crowdsourcing ingezet. Vanaf 2010 gebruikt de organisatie hiervoor het Vele Handen-platform. Dit platform kunnen erfgoedinstellingen inzetten voor crowdsourcing.

Mocca-project: hoe ga je je crowdsourcing-project inrichten?

De Universiteit van Amsterdam voerde in 2013 het Mocca-project uit. Mocca, een acroniem voor ‘Model for Crowdsourcing in Cultural Heritage’ onderzoekt de factoren die van belang zijn voor een crowdsourcing-project en helpt organisaties om succesvol een crowdsourcing-project op te zetten. De vragenlijst (in het Engels) helpt bij het opzetten en geeft waardevolle aanwijzingen over de inrichting, van de grootte van de taak tot de hoeveelheid tijd die organisaties nodig hebben voor de begeleiding. En alles daar tussenin.

Het Stadsarchief ziet drie (p-)redenen voor mensen om mee te doen aan een crowdsourcing-project:

1. Pleasure (plezier)
2. Praise (waardering)
3. Profit (beloning)

De derde p, de beloning, is niet in de vorm van geld maar in de vorm van zogenaamde scancredits (scans van een archiefpagina), een digitale afbeelding, rondleiding of tentoonstellingsbezoek. Bij het Stadsarchief is de groep mensen die meewerkt aan crowdsourcing vergelijkbaar met die van Leiden: de meesten zijn boven de 50, werkend of gepensioneerd, hoger opgeleid en overwegend autochtoon.

Amsterdamse Monumenten

Een ander, door Stadsarchief Amsterdam geïnitieerd project, is Amsterdamse Monumenten. Daarvoor worden negatieven van het Bureau Monumenten en Archeologie in kaart gebracht. Hierbij moeten de gedigitaliseerde negatievencollectie voorzien worden van informatie. Deelnemers gebruiken bijvoorbeeld Google Streetview om te kijken waar het is. Anderen gaan zelfs een stukje wandelen door de stad om de locatie echt op te zoeken.

Er zijn nu drie projecten van het Stadsarchief:

• Bevolkingsregisters Amsterdam met 1210 deelnemers
• Amsterdamse monumenten met 63 deelnemers
• Volgende patiënt met 184 deelnemers

Het project Overgenomen Delen (met 696 deelnemers) is afgerond. Opvallend is het grote aantal deelnemers aan Overgenomen Delen en Bevolkingsregisters Amsterdam ten opzichte van andere projecten op het Vele Handen platform. Het Stadsarchief schat in dat zij nog voldoende niet-gedigitaliseerde stukken heeft om, met de huidige inzet, de komende 450 jaar bezig te zijn. Het indexeren van deze bronnen met Vele Handen zal hier een veelvoud van zijn.

Hoe kun je beginnen?

Als je als erfgoedinstelling met crowdsourcing aan de gang wilt gaan is de belangrijkste eerste stap om bij collega-instellingen of Digitaal Erfgoed Nederland je licht op te steken voor ervaringen van anderen. Wat werkt wel en wat niet? Hoeveel vrijheid geef je de crowd? Maak je gebruik van een beperkte set van antwoorden (als dat relevant is) of laat je mensen zelf het antwoord kiezen? Welk platform gebruik je voor crowdsourcing en welke kosten zijn eraan verbonden? Hoe ga je de resultaten verwerken en opslaan?

Het Mocca-document van de Universiteit van Amsterdam is een goede checklist om een crowdsourcing-project op te starten en geeft inzicht in wat er als organisatie van je verwacht wordt. Ook krijg je tips over de opdeling in kleine stukjes van je project, zodat het makkelijk te verwerken is door de crowd. Andere goede voorbeelden van crowdsourcing vind je in het artikel van Eveline Verbunt.

Experimenteer en bouw bij succes uit

Doe in elk geval een experiment op kleine schaal, om te zien of het werkt. Is dat experiment succesvol? Bouw het dan uit. Daarbij geldt, hoe sneller hoe beter. Want hoe meer projecten er komen, hoe kleiner de groep wordt van mensen die tijd voor je hebben.

Illustratie intro met dank aan Fotolia.