Digitaal factureren aan de overheid: dit is wat er verandert! 

Werk jij als zelfstandig professional of klein bedrijf regelmatig voor de overheid? Let dan op, want er gaat het een en ander veranderen in het digitale factuurproces. Als het goed is verloopt dit proces straks beter en sneller, maar er zijn wel een paar dingen waar je op moet letten. Ik neem je mee in de opmerkelijke klantreis die ik met een factuur maakte en zet aan het eind van dit artikel de tips voor (kleine) ondernemers en overheidsorganisaties op een rij. 

Verzending per post heeft de voorkeur?

Dit verhaal begint als ik een factuur wil versturen aan het ministerie van Economische Zaken. Daarvoor gebruik ik een online factuursysteem dat de factuur als pdf in een bijlage van een e-mail verstuurt. Als ik het e-mailadres voor de factuur opvraag krijg ik tot mijn schrik te horen dat ‘verzending per post de voorkeur heeft’. Dat kan anno 2014 toch niet waar zijn, zeker niet voor dit ministerie? Als ik hier navraag naar doe krijg ik alsnog een centraal e-mailadres voor de factuur. Met de opmerking erbij dat dit een tussenoplossing is tot het e-factureren is ingevoerd.

Elektronisch factureren blijkt iets anders te zijn dan factuur per e-mail!

Nu beginnen de vraagtekens bij mij te komen… Ik factureer nu toch al digitaal? Maar het begint mij te dagen dat de overheid onder e-factureren iets anders verstaat dan ik onder een digitale factuur versta. Bij e-factureren wordt de factuur als gestructureerd bericht direct het systeem van de overheid ingeschoten, zodat deze automatisch kan worden verwerkt. Tot nu toe moeten papieren facturen nog steeds in het systeem worden geklopt. Dat geldt ook voor facturen in pdf waarvan het formaat niet geschikt is om automatisch om te zetten in gegevens voor de financiële administratie. Dus wat lijkt op een digitaal proces, is het in werkelijkheid vaak nog steeds niet. En daarmee worden miljoenen euro’s aan tijd en geld verspild. Goed idee dus, dat e-factureren!

Ik lees de folder (pdf) die ik van de financieel medewerker toegestuurd krijg. En nu slaat de schrik mij om het hart als ik lees over de oplossing die de overheid voor het e-factureren voor ogen heeft: Digipoort, ‘het elektronische postkantoor van de NL-overheid’. Als bedrijf kan ik op drie manieren aansluiten:

1. Zelf aansluiten op Digipoort – maar dat is alleen haalbaar voor ondernemingen met grote factuurvolumes, omdat je dan over de juiste software moet beschikken. Deze oplossing is dus niet geschikt voor mij.
2. Gebruik maken van het e-factuurportaal (de url wordt overigens niet vermeld) – daar heb ik eigenlijk geen zin in, want ik wil factureren vanuit mijn eigen online factuursysteem. Ik heb immers ook klanten buiten de overheid en wil één systeem kunnen gebruiken.
3. Via een intermediair die een aansluiting heeft op Digipoort – deze begrijp ik niet helemaal: is dat iemand die voor mij facturen gaat sturen naar de overheid? Dat kost vast geld en lijkt op zijn minst onhandig.

Vragen, vragen, vragen…

Ik kom er niet uit en ga online verder op zoek naar informatie. Telkens weer stuit ik op onduidelijke informatie over digitaal factureren aan de overheid. Om twee voorbeelden te noemen:

Als ik toch eens een kijkje wil nemen bij het e-factuurportaal kom ik via Google uit op www.efactuurportaal.nl. Daar lees ik: ‘Per 1 juli 2014 is Logius in opdracht van het Ministerie van Economische Zaken gestopt met het aanbieden van het E-Factuurportaal.’ De link die mij als bedrijf meer informatie zou moeten geven over elektronisch factureren geeft een 404-melding. Doodlopende straat dus. (Notabene: Deze link is voor publicatie van dit artikel aangepast door Logius in opdracht van het ministerie van Economische Zaken en werkt nu dus wel correct):

Als ik google op ‘digitaal factureren aan de overheid’  kom ik wel op de pagina die Logius biedt over elektronisch factureren. Daar lees ik dat bedrijven verplicht worden Digipoort te gaan gebruiken(!). Onder het kopje ‘kosten’ lees ik dat er geen kosten aan verbonden zijn, behalve dat ik rekening moet houden ‘met kosten voor het inschakelen van een leverancier die voor u de aansluiting realiseert en voor eventuele aanpassingen aan uw systemen.’ Wat krijgen we nou? Mijn verwarring is compleet…

Op gesprek bij het ministerie van Economische Zaken

Ondertussen neemt een communicatieadviseur van het ministerie van Economische Zaken via Twitter contact met me op met het aanbod een en ander uit te zoeken. Ik deel mijn verhaal met haar en ze vraagt of ik in gesprek zou willen met de verantwoordelijke beleidsambtenaar. Die uitnodiging neem ik graag aan, als voorstander van de ‘netwerkende overheid’ 😉 Dat gesprek levert een hoop duidelijkheid op, waarvan het mij verbaast dat dit online zo slecht – of eigenlijk niet – te vinden is. Ik deel het graag met jullie en hoop dat jullie daar wat aan hebben.

Niet meer gedwongen hetzelfde platform te gebruiken voor e-factureren

De beleidsadviseur voor e-factureren bij het ministerie van Economische Zaken vertelt mij dat er veel veranderd is sinds de start van e-factureren in 2008. Destijds was de ambitie vooral de facturatie van business-to-government te faciliteren en leek het reeds bestaande Digipoort de beste oplossing. Inmiddels is het inzicht ontstaan dat er een flexibeler oplossing mogelijk is, die ook nog eens gebruikt kan worden door bedrijven onderling.

Digipoort is gebaseerd op het zogenaamde 3-rollen model, waarbij klant en leverancier gebruik moeten maken van dezelfde dienstverlener en platform. De flexibele oplossing waar nu aan wordt gewerkt is gebaseerd op het 4-rollenmodel, zoals dat ook achter iDeal steekt. Klant en leverancier hoeven niet per se dezelfde dienstverlener te gebruiken, omdat de dienstverleners onderling afspraken hebben gemaakt. Je hoeft je dus niet druk te maken over welke dienstverlener de andere partij heeft: de afhandeling van de transactie wordt geregeld door de dienstverleners onderling.

Het haalbaarheidsonderzoek hiernaar en de tijd die nodig was om afspraken te maken is helemaal gefinancierd door Economische Zaken. Maar ook de deelnemende bedrijven hebben er de nodige tijd ingestoken. Zo is de rol van de overheid verschoven van trekker naar deelnemende partij in een ontwikkeling die verder door de markt moet worden opgepakt.

De flexibele oplossing heet Simplerinvoicing

De oplossing die nabij is heet Simplerinvoicing. In deze stichting heeft een groot aantal service providers zich verenigd (zie het overzicht van deelnemende partijen). Als jij een online factuursysteem gebruikt dat is aangesloten op Simplerinvoicing, dan kun je met een druk op de knop zien of de serviceprovider van jouw klant ook is aangesloten. Dat gebeurt op basis van het KvK-nummer, BTW-nummer of Overheidsidentificatienummer (OIN) – dat laatste is een uniek nummer voor elke overheidsorganisatie. Als jullie beiden aangesloten zijn, wordt jouw factuur niet meer per e-mail gestuurd, maar direct het administratiesysteem van je klant ‘ingeschoten’. En daardoor op tijd of zelfs nog sneller betaald. En vice versa worden facturen van jouw leveranciers automatisch in je administratie ingevoerd. Mooi he?

Een systeem dat grote partijen én kleine ondernemers kunnen gebruiken

Joost Diepenmaat, een van de drie oprichters van online factuursysteem MoneyBird en secretaris van de Stichting Simplerinvoicing, geeft me naar aanleiding van dit verhaal telefonisch nog een uitgebreide toelichting:

“Een pdf is nog steeds een ‘dom’ document, waarvan de gegevens nog handmatig overgetikt moeten worden. Dat kost veel tijd en geeft veel kansen op fouten. Hier wordt niet alleen bij de overheid, maar ook in het bedrijfsleven echt ontzettend veel tijd en dus geld aan verspild. Simplerinvoicing is een gedegen oplossing, die ook gebruiksvriendelijk is. De grootste uitdaging daarbij is grote partijen en kleine ondernemers bij elkaar te brengen, zodat ze van hetzelfde systeem gebruik kunnen maken. We staan aan de vooravond van de introductie van dit systeem, waarvan ik heilig geloof dat het ondernemers en overheid uiteindelijk veel tijd, geld en frustratie gaat besparen. En dus zorgt voor echte lastenverlichting.”

Tips voor ondernemers

Maak je (nog) geen gebruik van een online factuursysteem?

1. In principe is er niets aan de hand: je kunt je facturen blijven versturen per post. Of je ze kunt versturen per e-mail hangt ervan af of jouw klant dat accepteert. Op dit moment is e-factureren voor ondernemers geen verplichting.
2. Mijn advies is te overwegen een online factuursysteem te gaan gebruiken, omdat dit al voor een tientje per maand kan. Daar krijg je – is mijn persoonlijke ervaring – een hoop overzicht en gemak voor terug en dat tientje is dus zo terugverdiend.
3. Je kunt ook gebruik maken van Papierloosfactureren.nl (dat een aansluiting heeft op Digipoort), die belooft dat je je factuur aan de overheid gratis online mag verzenden. Maar besef dat dit van een commerciële partij is die volgens de algemene voorwaarden het tarief van deze dienst op elk moment kan aanpassen.

Vanuit de overheid wordt in ieder geval geen gratis webportaal aangeboden voor ondernemers die niet kunnen aansluiten op Digipoort of wiens online factuursysteem niet is aangesloten bij Simplerinvoicing.

Maak je wel gebruik van een online factuursysteem?

1. Check of je online factuursysteem is aangesloten bij Simplerinvoicing in de lijst met participanten.
   1. Is dat niet zo? Dan blijf je werken zoals je gewend was (en je kunt natuurlijk altijd bij je serviceprovider informeren of en wanneer ze gaan aansluiten).
   2. Is dat wel zo?
2. Check dan of jouw online factuursysteem al operationeel is voor Simplerinvoicing (de kans is overigens groot dat dit nog niet zo is, de meeste partijen zitten in of vlak voor de beta-fase).
   1. Nog niet operationeel? Dan blijf je werken zoals je gewend was (en je kunt natuurlijk altijd bij je leverancier informeren wanneer de aansluiting gereed is. En misschien heb je wel zin de beta-versie te testen?).
   2. Wel operationeel?
3. Check vervolgens of jouw klant ook is aangesloten. Dat doe je op basis van het KvK-nummer, BTW-nummer of Overheidsidentificatienummer (OIN). Op de website van Logius vind je een lijst met overheidsorganisaties en hun bijbehorende OIN-nummer.
   1. Is je klant (nog) niet aangesloten? Dan blijf je werken zoals je gewend was.
   2. Is je klant wel aangesloten? Hoera! Nu kun je echt e-factureren. Je factuur gaat rechtstreeks het administratiesysteem van je klant in en wordt als het goed is op tijd, of zelfs nog sneller dan je gewend bent, betaald.

Tot slot: digitaal factureren aan de overheid is een recht dat je kunt uitoefenen. Alle rijksdiensten zijn nu al verplicht om digitale facturen in een bepaald formaat via Digipoort te ontvangen en in behandeling te nemen. In 2018 moeten alle aanbestedende diensten e-facturen kunnen ontvangen (volgens de Europese richtlijn die in mei 2014 is aangenomen).

Tips voor overheidsorganisaties die willen dat leveranciers gaan e-factureren

1. Zorg dat collega’s die opdrachten geven aan externen weten hoe het opdracht- en factuurproces in de organisatie verloopt (in de praktijk blijkt dit namelijk heel vaak niet het geval te zijn).
2. Geef elke leverancier bij elke opdracht duidelijke en actuele informatie over het factuurproces (lijkt een open deur, maar zie mijn verhaal hiervoor). Vergeet niet het opdrachtnummer te vermelden of een eventueel ander nummer dat nodig is voor de administratieve verwerking.
3. Als je organisatie gebruikt maakt van Simplerinvoicing: vermeld in ieder geval welk identificatiegegeven of -nummer je leverancier nodig heeft om hier gebruik van te kunnen maken.
4. Maak eens een klantreis zoals ik die heb gedaan en ontdek waarmee je ondernemers het beste kunt helpen. Pas je informatievoorziening aan op hun informatiebehoefte. Gebruik bijvoorbeeld de term ‘digitaal factureren’ in plaats van de relatief onbekende naam ‘e-factureren’.
5. Heeft dit onderwerp geen prioriteit in je organisatie? Zorg dan dat het hoger op de interne agenda komt: de belofte van dit kabinet is immers dat ondernemers in 2017 al hun zaken digitaal met de overheid kunnen regelen. Wel zo prettig als dit ook op een klantvriendelijke manier gebeurt.

En tot slot mijn oproep aan het ministerie van Economische Zaken: maak tijd en budget vrij voor goede informatievoorziening, dat is cruciaal voor het succes van e-factureren. Naar mijn mening is met relatief weinig inspanning groot resultaat te behalen. Verwijder op zijn minst de informatie die verouderd is en niet meer klopt. Notabene: op het moment van publicatie van dit artikel is het ministerie daar al mee begonnen.

En mijn factuur waarmee dit verhaal begon? Die werd binnen vijf dagen na verzending per e-mail betaald: een record ‘snel betalen door de overheid’ sinds de start van mijn onderneming in 2006 😉

Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van het ministerie van Economische Zaken en de stichting SimplerInvoicing, waarvoor mijn dank! Ik waardeer het erg dat ik persoonlijk uitgebreid ben bijgepraat om dit artikel te kunnen schrijven.