5 Digitale toepassingen die dynamiek geven aan musea

Het Haags Gemeentemuseum is gevestigd in een prachtig oud gebouw, ontworpen door de architect Berlage. Maar vergis je niet, achter dit traditionele uiterlijk zit een modern museum dat digitale technieken inzet om bezoekers te trekken en de collectie toegankelijker te maken. Een museum kan niet meer zonder ICT. Daarom ter inspiratie: 5 voorbeeld van digitalisering die van musea een echte belevenis maken.

ICT maakt museumbezoek tot ware belevenis

In musea krijgt ICT steeds meer de rol van een echte ‘enabler’. Ben je al een tijdje niet meer in een museum geweest? Ga er dan eens naar toe, je weet niet wat je meemaakt. Kijk bijvoorbeeld niet alleen naar de collectie die ze tentoonstellen, maar ook naar de digitale ondersteuning die je van het museum krijgt. Er zijn tegenwoordig meer manieren om de bezoekers te voorzien van informatie, dan alleen het bordje naast het schilderij.

Voorbeeld 1: Persoonlijke rondleiding met je tablet

Audiotours die je meer informatie geven, zijn tegenwoordig heel gewoon. Sterker nog, die zijn eigenlijk al ‘old school’. Tegenwoordig kan je in steeds meer musea met tablets deze informatie krijgen en ontdekken. Het Haags Gemeentemuseum heeft bijvoorbeeld de ‘wonderkamers’, expositieruimtes waar kinderen met tablets én al hun zintuigen de objecten kunnen ontdekken.

Helpen met navigeren

Een wens van dit museum is verder om beter inzicht te krijgen in waar mensen in het museum zijn. Willen musea, net zoals retailers, bezoekers bespioneren? Nee, dat niet zozeer. Musea willen slim in kunnen spelen op de meeste gestelde vragen:

1. Waar is het toilet?
2. Waar is de uitgang?
3. Waar is de museumshop of horecaruimte?

Als een museum kan bepalen waar een bezoeker is, dan zou een app die bezoeker kunnen helpen te navigeren. En natuurlijk weet zo’n app ook nog wat van de collecties van het museum.

Gebruikersinformatie als kwaliteitscheck

Bovendien kan een app het museum informatie geven die ze nu niet hebben: hoe lang blijft iemand gemiddeld kijken naar een object, wat zijn de meest populaire objecten en is de tentoonstelling optimaal; is de routering goed?

Voorbeeld 2: Digitaliseren van het uitlenen van collecties

In de moderne wereld is het uitlenen van kunstobjecten heel gewoon. Dit moet zoveel mogelijk digitaal ondersteund worden. Digitaal betekent in dit geval het hele proces: van het openstellen van de catalogus voor andere musea, geavanceerde zoekfunctionaliteit, digitaal aanvragen, digitaal controleren en begeleiden en digitaal volgen.

ICT-systemen voor planning

Om dit te doen moeten diverse systemen met elkaar communiceren om zo een workflow te ondersteunen. Idealiter kan een ander museum in de catalogus de museumstukken inzien en opzoeken en een aanvraag doen voor bruikleen. Hierbij komen diverse traditionele ICT-aspecten aan de orde, zoals planning van resources (dus een object uit de collectie) maar ook planningsproblematiek, “over drie maanden moet het naar Japan, kan het daarvoor nog twee maanden naar Hamburg?”.

Openbare toegang geven tot ICT-systemen

Als je bezoekers en partners toegang geeft tot je ICT-systemen is het van belang dat dit veilig gebeurt, dat je kunt zien als er iets aan de hand is, maar ook dat je kunt zien wie het gebruikt en hoeveel het wordt gebruikt.

Voorbeeld 3: Altijd weten waar je object is

Als je als museum meewerkt aan het uitlenen van museumstukken,  vaak van tentoonstelling of opstelling verandert, dan vraagt dat iets van je organisatie, en zeker ook van je ICT. Van de totale collectie is ongeveer 5 procent zichtbaar, de rest zit in depot of is uitgeleend aan andere musea. Weten waar een museumstuk is, of zou moeten zijn, is daarom van belang. Een Mondriaan is een schilderij dat je niet gauw uit het oog verliest, zeker niet een topstuk als Victory Boogie Woogie.

RFID en barcodes

Andere stukken, die minder in het oog springen, wil je als myusem ook goed in de gaten kunnen houden. Daarom is het museum bezig om alle objecten in de collectie te voorzien van een RFID-tag of barcode en een standplaats. Ook de locaties zijn voorzien van een tag. De combinatie van object + locatie geeft aan waar een object is. Of, misschien correcter, waar een object zou moeten zijn.

Oorspronkelijk is gekozen voor RFID-tags, maar in toenemende mate komt men er achter dat de kosten van RFID-tags en RFID-printers eigenlijk niet heel erg veel toevoegen ten opzichte van een traditionele geprinte barcode op papier. Alleen voor de modecollectie maken ze een uitzondering door daar wel een tag in te naaien, omdat daar een barcode gewoon minder handig is.

Natuurlijk is het voordeel van een RFID aan de achterkant van een schilderij dat je hem kan uitlezen op afstand, zonder het schilderij te hoeven omdraaien. Maar het museum is van mening dat een barcode in heel veel gevallen ook prima voldoet.

Voorbeeld 4: online delen van je belevingen

Een museum zonder social media is ondenkbaar. Hoe leuk is het om jouw bezoek aan het museum te delen via een Facebook-post of een tweet? In de wonderkamers van het Haagse gemeentemuseum zijn de kunstobjecten aan te raken. Sommige kledingstukken mag je aantrekken. Het museum biedt de mogelijkheid om daar een foto van te maken en die te mailen of online te posten.

Voorbeeld 5: kennis van publiek en experts digitaal bundelen

Een museum is een bolwerk van kennis. De mensen die er werken, o.a. curatoren en conservatoren, hebben een (academische) opleiding en zijn serieuze professionals. Sommige museumstukken zijn nog niets eens gedigitaliseerd, laat staan geannoteerd (voorzien van tags). Neem bijvoorbeeld de prenten die in het bezit zijn van Gemeentemuseum. Net zoals bij het Rijksmuseum moeten het museum van veel stukken nog metadata vastleggen.

Metadata digitaliseren

Bekende metadata, zoals wie de maker is, wat de maten zijn, welke techniek gebruikt is, maar bijvoorbeeld ook wat er op het schilderij of prent staat is van belang. In toenemende mate zetten musea (maar ook archieven) daarvoor bezoekers in.

Hulp van het publiek

In toenemende mate kan de bezoeker zijn of haar steentje bijdragen, bijvoorbeeld door het in kaart brengen van een gedeelte van de collectie zoals het Rijksmuseum doet of het Vele handen. Het kan dan gaan om het beschrijven wat er te zien is op een prent maar ook het delen dat je een schilderij of tentoonstelling mooi vindt.

Een museum is en blijft een museum

Voor een museum zal ICT nooit een primaire taak zijn, maar is het altijd een hulpmiddel om collecties toegankelijk(er) te maken, in de zin van digitaliseren, het bieden van uitleg en toelichtingen.

Veel musea zetten, los van deze vijf toepassingen, ICT ook in voor:

• Digitaliseren, annoteren en ‘liken’
• Uitlenen van kunstobjecten
• Locatie diensten
• Online kaart verkoop
• CRM
• Plannen en reserveren van activiteiten

Ondanks al deze inzet van ICT is en blijft een museum natuurlijk een museum, maar net zoals de samenleving verandert, verandert ook de rol van deze instituten. ICT kan musea daarbij een heel eind op weg helpen.

Foto intro met dank aan Fotolia.