Een passend bureau voor jouw project: 4 effectieve stappen

Een Request For Proposal (RFP) lijkt een uitstekende methode om de beste partij te selecteren voor een project dat je wilt laten uitvoeren. Als opdrachtgever beschrijf je in het RFP duidelijk wat je probleem is. Je vraagt partijen die in de opdracht geïnteresseerd zijn een voorstel te schrijven volgens een door jou bepaald format. Vervolgens scoor je de voorstellen op een van te voren vastgestelde matrix. Zo rolt er aan het einde een onpartijdige en correcte “beste keuze” uit, die je de opdracht gunt.

Zo’n RFP-proces klinkt heel professioneel, maar de onpartijdige zekerheid die het proces belooft is slechts schijn. Bovendien vernietigt het RFP-proces economische waarde, doordat veel werk van verschillende marktpartijen wordt weggegooid. Stop daarom met het uitschrijven van RFP’s en ga over op een Request For Meeting.

(Schijn)zekerheid

De inzet van een RFP-proces is om een leverancier te selecteren die de beste prijs-kwaliteitsverhouding biedt. Prijs is dan ook vaak een belangrijk item in de scoringsmatrix: het is gemakkelijk en eenduidig aan te tonen welke prijs hoger is en welke lager. Maar prijzen en vooral uurtarieven zeggen niet zo veel. Je kunt namelijk beter een duur iemand inhuren die je probleem snel en supergoed kan oplossen, dan iemand die er heel veel uren insteekt tegen een laag tarief, om vervolgens met een minder goede oplossing te komen. Ook zie je vaak een hele reeks vragen en eisen met betrekking tot het bedrijf van de leverancier, bijvoorbeeld over omzetgrootte, het aantal medewerkers en hoe lang het bedrijf bestaat. Deze gegevens zeggen echter niets over de toekomst van het bedrijf, of over de kwaliteit van het geleverde werk.

‘Level playing field’ is een illusie

Bij het uitschrijven van RFP’s is het de gewoonte om de aanbieders de gelegenheid te geven om hun eventuele vragen per e-mail in te sturen. De antwoorden op de vragen worden aan alle deelnemende partijen verstuurd, zodat iedereen werkt vanuit dezelfde informatie. Ook dat lijkt heel professioneel. Maar de aanbieder kan niet doorvragen of de uitgangspunten van de vrager ter discussie stellen. Bovendien zul je als bureau niet je beste vragen stellen, omdat de antwoorden naar alle andere partijen gaan. Zo geef je je expertise eigenlijk gratis weg aan die concurrenten.

Vernietigen van werk

Het grootste bezwaar tegen RFP-procedures is dat ze leiden tot veel verspilling van uren en energie. Stel je voor: je hebt een opdracht in de aanbieding die om een bedrag van zo’n 60.000 euro zal gaan. Je vraagt zes partijen om een uitgebreide RFP in te vullen en deze toe te komen lichten met een presentatie. Dan kan het maar zo zijn dat deze partijen gezamenlijk al net zo veel tijd besteden aan het verkrijgen van de opdracht als 1 partij zou besteden aan het uitvoeren van de opdracht.

Bijna vijfentachtig procent van dit werk is voor niets gedaan en wordt weer weggegooid. Zelfs het werk dat die ene partij heeft gedaan die je selecteert is in de meeste gevallen voor niets geweest. Ze hebben dat werk namelijk moeten baseren op jullie eigen inschatting van hoe het probleem in elkaar zit. En dat is niet altijd de juiste diagnose. Je zou kunnen denken dat dat jammer is, maar voor jou niet van belang. Je betaalt immers niet voor deze inspanningen. Maar uiteindelijk betaal je de kosten wel: de aanbieders moeten namelijk hun bedrijf overeind houden en zullen deze (onbetaalde) inspanningen in hun prijs verwerken. Zo worden producten en diensten voor iedereen duurder.

Hierbij heb ik het nog niet eens over het werk dat binnen je eigen organisatie wordt gedaan aan het lezen, beoordelen en bespreken van alle uitgebreide voorstellen. Die tijd kunnen we allemaal beter gebruiken om dingen te maken en problemen in de wereld op te lossen.

Wat moet je dan wél doen?

Je bent op zoek naar een bureau dat jouw probleem begrijpt en er een goede oplossing voor kan realiseren. Selecteer dan ook op expertise en op bewezen, succesvolle ervaring.

1. Doe je huiswerk

De selectie van een goede partij begint met huiswerk doen: jezelf bijscholen over hoe expertise er uitziet in het werkveld waarin je project zich afspeelt. Je moet een referentiekader hebben om een goede beoordeling te kunnen maken van de expertise van de aanbieders. Dat kun je bijvoorbeeld doen door congressen te bezoeken in dit vakgebied, vakliteratuur te lezen en te praten met concurrenten en collega-bedrijven over waar zij tegenaan lopen.

Daarna onderzoek je welke aanbieders goed bekend staan in jouw branche. Praat met mensen die al eerder met deze bureaus gewerkt hebben, lees ook weer artikelen in vaktijdschriften en op vakwebsites en verdiep je in wat ze voor andere bedrijven gedaan hebben, bijvoorbeeld via hun online portfolio. Dit is allemaal veel werk, maar wel werk waar je van leert. Deze kennis neemt niemand je meer af: het wapent je tegen mooie verkooppraatjes en maakt je ook tijdens het project een betere opdrachtgever.

2. Request for Meeting

Als je twee of drie partijen hebt gevonden waarvan je denkt dat ze de juiste expertise hebben voor jouw project, nodig ze dan uit voor een kennismakingsgesprek. Dat gesprek is geen bureaupresentatie: je weet immers al genoeg over dit bureau om er in principe van overtuigd te zijn dat zij dit project zouden kunnen doen. Nu is het vooral zaak om samen te bespreken wat jullie plan is, en of zij ook vinden dat dit project iets is dat ze goed kunnen doen.

Tijdens het gesprek let je natuurlijk op of dit mensen zijn waar je graag mee zou willen samenwerken. Stellen ze slimme vragen, tonen ze interesse? Wat weten ze te vertellen over hoe ze eerder gewerkt hebben? Snappen ze je probleem, of als ze het nu nog niet snappen, hoe denken ze het wél te gaan begrijpen?

3. Vertel wat je budget is

Als je gaat praten met aanbieders waar je in principe mee zou willen werken, vertel ze dan ook welk budget je beschikbaar hebt voor het project. Vaak wordt hier moeilijk over gedaan, omdat mensen denken dat de aanbieder dan de offerte naar het genoemde bedrag gaat schrijven. Je budget geeft echter aan wat je ambitieniveau is en of de partij waarmee je praat je project serieus moet nemen. Je kunt een website laten bouwen voor 2000 euro, maar het kan ook 200.000 euro kosten. Het worden alleen wel heel andere websites. Wees daarom open over je mogelijkheden, zodat je samen met je aanbieder kunt bepalen wat ze voor het beschikbare bedrag voor je gaan doen.

4. Samen aan de slag

Als je na één of meer gesprekken een partij hebt gevonden waarmee je aan de slag wilt gaan, stel dan vervolgens samen een projectplan op. De omvang en aanpak van het project moet je uitwerken met de experts, dus de vakmensen van de aanbieder. Het contract ontstaat uit de conversatie die jullie samen hebben – de papieren vastlegging doe je pas als je er samen in gesprekken uit bent hoe alles in zijn werk zal gaan. Schrijf dus niet meer zelf een functioneel ontwerp dat je vervolgens uitzet in de markt, maar werk echt samen en maak optimaal gebruik van de expertise van je partner. Lijkt dit je te veel risico in één keer? Je kunt er ook voor kiezen om eerst samen een klein project te doen, als voorbereiding op een mogelijk groter project. Zo kun je met weinig risico toch goed aan elkaar wennen en ondertussen al iets nuttigs opleveren.

Minder tijd, meer expertise

Voor deze aanpak is durf nodig: je kunt je niet meer verschuilen achter een procedure, maar moet de verantwoordelijkheid nemen voor je eigen beslissing. Je verspilt echter veel minder tijd aan processen die slechts schijnzekerheid en de illusie van onpartijdigheid geven. Op deze manier krijg je waar het écht om gaat: een aanbieder die je hebt geselecteerd op bewezen vakmanschap en expertise. En omdat je het projectplan samen met de experts hebt opgesteld is het waarschijnlijk beter dan je zelf had kunnen bedenken.