Social business: slimmer & beter samenwerken met online tools

Hoe blijf je als organisatie relevant voor klanten en werknemers? Hoe benut je het volledige potentieel van medewerkers, partners en afnemers? Alleen door samen te werken kun je waarde toevoegen. Met klanten, partners en leveranciers en in de eerste plaats natuurlijk tussen medewerkers. Online tools spelen hierin een faciliterende rol, vooral als mensen in plaats of tijd van elkaar gescheiden zijn. Dat is social business: slimmer en beter samenwerken met online tools.

Van intranet naar social business

Helaas zie ik dit nog veel te weinig in de praktijk. Wel veel goede bedoelingen, maar een onoverzichtelijk en ongebruiksvriendelijk klassiek intranet dat nauwelijks wordt gebruikt en niets bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen. Het project is een succes: op tijd opgeleverd en binnen het budget gebleven. Maar het resultaat is nul. Oftewel: operatie geslaagd, patiënt overleden.

In dit artikel lees je waarom social business belangrijk is en hoe je in jouw organisatie hiervoor de basis legt door een balans te vinden tussen organisatie, mens en techniek.

De uitdaging: blijf relevant voor je klanten en medewerkers

Meer dan ooit staan organisaties voor de uitdaging om meer toegevoegde waarde voor klanten of cliënten te creëren. Tegelijkertijd is dat lastiger dan ooit. Het speelveld, waarop je als organisatie opereert, is enorm dynamisch. Alles wat je vandaag bedenkt, is morgen achterhaald. En klanten stellen steeds hogere eisen.

Dit geldt ook voor medewerkers. Ze zijn ambitieus, mondig, veeleisend en vormen in veel organisaties het grootste kapitaal, vanwege de hoeveelheid impliciete kennis en ervaring. Bovendien laten ze zich niet dwingen: de organisatiepiramide is verworden tot een zwerm die zelf initiatief neemt en beslissingen neemt.

Winnen kan alleen samen: gebruik het potentieel van de groep

Meer toegevoegde waarde voor klanten en medewerkers creëren en dan ook nog eens efficiënter dan in het verleden; dat kan alleen als je hier samen de schouders onder zet. Samen met collega’s, klanten, leveranciers en partners. Het leggen van waardevolle verbindingen, intern en extern, moet voor veel organisaties een kerncompetentie worden.

Maar samenwerking begint altijd bij het individu

Zet de mens centraal en zorg dat je samenwerking makkelijker en leuker maakt. Zorg ervoor dat mensen elkaar eenvoudig kunnen vinden en met elkaar in contact kunnen komen. En help mensen in hun dagelijks werk. Alleen dan ontstaat een vruchtbare samenwerking.

Slimmer en beter samenwerken met online tools

Social business draait om vier kernpunten:

1. Focus op de business: focus op kansen om strategische doelen van de organisatie te verwezenlijken.
2. Verbinding tussen mensen: zorg ervoor dat mensen elkaar eenvoudig kunnen vinden en met elkaar in contact kunnen komen.
3. Makkelijker en leuker: maak het mensen makkelijk in hun dagelijks werk en vergeet de glimlach niet. Werk aan de perfecte dag van de medewerker.
4. Samenhang tussen online tools: zorg voor samenhang tussen de oplossingen, die mensen helpen om samen te werken.

In de praktijk hebben veel organisaties een traditioneel intranet

We zien het nog bij heel veel organisaties: het draait niet om het ondersteunen van het primair proces, maar om randzaken. Het is een intranet waar structuur en hiërarchie leidend is en dat nodeloos ingewikkeld is. En van enige samenhang met andere tools is geen sprake. als je deze praktijk bekijkt kun je niet anders dan de conclusie trekken: het intranet is dood!

Hoe ziet social business eruit? Voorbeelden uit de praktijk!

Gelukkig zijn er ook al veel goede voorbeelden:

• Teammanagers in een retailorganisatie hebben in één klik alle relevante business intelligence informatie op hun scherm, in plaats van elke dag een half uur bezig te zijn om de informatie uit verschillende bronnen te verzamelen.
• Als advocaat in één oogopslag alle informatie van een dossier zien van je collega’s en contactpersonen bij de klant tot de financiële status (uren boeken), documenten en jurisprudentie uit een externe database.
• Mobiele app voor medewerkers in het OV, waarop ze direct hun persoonlijke rooster zien (ook per SMS), maar ook de strategische KPI’s met de uitdaging de reiziger steeds beter te helpen.
• Consultants startten zelf een actieve Yammer-community om kennis en ervaring te delen (vraag en antwoord), terwijl de officiële (en ingewikkelde en zelfs verplichte) kennisdatabase van de organisatie leeg blijft.
• Medewerkers in een ziekenhuis zien op de portal direct gewijzigde documenten en taken in het kwaliteitssysteem en kunnen direct in het systeem zoeken en werken zo aan betere kwaliteit van de zorg.

Social business begint met balans tussen organisatie, mens en techniek

Organisatie

Op het gebied van organisatie:

• Beschrijf je visie op online samenwerken en de concrete doelstellingen. Bepaal vervolgens welke stappen je zet om die visie te realiseren.
• Onderzoek de impact op de organisatie: eigenaarschap, doorontwikkeling, contentstrategie, beheer, budget en cultuur. Borg social business op strategisch niveau in de organisatie.

Mens

Op het gebied van medewerkers:

• Beschrijf de doelgroepen en onderzoek hun behoeften: waar kun je communiceren, het delen van kennis en samenwerken makkelijker en leuker maken?
• Zet de gebruiker centraal in het ontwerp door perfect te snappen hoe hij werkt en welke informatie hij nodig heeft op welk moment. De uitdaging is de perfecte dag voor de gebruiker te realiseren.

Techniek

Op het gebied van techniek:

• Onderzoek het ICT-landschap: waar liggen de kansen om op door te bouwen en wat zijn de randvoorwaarden? Ook huidige licentiecontracten kunnen tot deze randvoorwaarden behoren.
• Bepaal welke tools je in kunt zetten en hoe deze met elkaar en met bestaande systemen en applicaties samenhangen (architectuur).

Balans tussen organisatie, mens en techniek

Deze balans wordt gevonden in het concept, het interactieontwerp en grafisch ontwerp van de tool(s) op hoofdlijnen en de roadmap om de visie te realiseren. Ze vormen de basis voor de realisatie van functionaliteit en het gebruik. Dit is geen eenmalig proces. Na realisatie van de eerste stap leer je van de eerste ervaringen. Bovendien staat de wereld niet stil. Het is dus belangrijk om steeds weer terug te gaan naar je uitgangspunten en bij te sturen.

De eerste stap: overstijg het afdelingsniveau

Iemand moet de eerste zijn, die ziet dat de individuele afdelingen eigenlijk niet belangrijk zijn, maar dat het gaat om het realiseren van de strategische doelen van de organisatie en de perfecte dag van de medewerker. Iemand moet het initiatief nemen om Communicatie, HR, ICT en vertegenwoordigers van de lijn (de business) bij elkaar te brengen. Ben jij dat? Ik ben erg benieuwd naar de praktijk binnen jouw organisatie en jouw rol hierin.