Het einde van Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken staat nu zo’n jaar of twee hoog op de agenda bij de overheid. Rijk en gemeenten lijken er actief mee bezig te zijn. Maar wat verandert er precies? Het lijkt bij HNW-projecten vaak meer te gaan om meubels dan over mensen. Is HNW verworden tot een feestje voor consultants en commercie? De hype is voorbij, constateren Davied van Berlo en Marie Louise Borsje van Ambtenaar 2.0. Tijd om weer aan het werk te gaan.

Bij binnenkomst in het gebouw van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hangt een niet te missen lichtkrant: “Nog 163 dagen tot de oplevering van de nieuwbouw”. BZK betrekt over ruim 5 maanden samen met Justitie de nieuwe torenflats bij station Den Haag Centraal en daar wordt veel van verwacht. Dan zijn BZK en Justitie eindelijk klaar voor Het Nieuwe Werken, zo is de gangbare mening. Nog even geduld.

Het huidige pand stamt uit 1979. Ook in die tijd verrezen veel nieuwe ministeriële kantoorkolossen. In een tv-sketch uit 1986 gaven Van Kooten en De Bie commentaar op deze bouwlust. Ze brachten een ambtenaar in beeld die thuis achter zijn computer nota’s schrijft en via een modem naar het ministerie stuurt. De ideale manier van werken, meenden zij:

“Daar gaan we onherroepelijk heen: iedere Nederlander moet zijn eigen computer hebben. Zodat we dan eindelijk een beetje toegerust zijn voor die 21e eeuw. Dat er nu nog nieuwe kantoorpanden verrijzen is een schandaal van de eerste orde.”

Ondertussen hebben we allemaal onze eigen computer thuis (meerdere waarschijnlijk), maar die kantoorkolossen bouwen we nog steeds. Weliswaar zien ze er aan de binnenkant anders uit dan toen, maar ambtenaar zijn blijft een kantoorbaan en de spitstreinen van half negen en vijf uur zitten nog steeds stampvol. Gaan de medewerkers van BZK en Justitie straks echt anders werken of is daar misschien meer voor nodig?

Wat was Het Nieuwe Werken ook alweer?

Ideeën over kantoorinrichting, informatievoorziening en organisatiekunde zijn constant in ontwikkeling. Onze inzichten in hoe mensen het beste met elkaar kunnen samenwerken en productief kunnen zijn, veranderen eerder evolutionair dan revolutionair. Een veelgehoorde reactie over Het Nieuwe Werken is dan ook dat er niks nieuws onder de zon is. “Dat doen wij al jaren zo!”

Toch is er iets veranderd. Digitalisering en social media hebben een andere manier van werken mogelijk gemaakt, tijd- en plaatsonafhankelijk. Daarom is ook het gebruik van Yammer onderzocht. Die technische mogelijkheden bieden nieuwe kansen om efficiënter te werken en productiviteitswinst te behalen. Het is dan ook niet gek dat de idee van Het Nieuwe Werken uit de ict-hoek komt.

In 2007 publiceerde Microsoft een whitepaper genaamd “The new world of work”. Het essay werd direct vertaald in het Nederlands en in datzelfde jaar door Dik Bijl uitgebreid tot een boek: Het Nieuwe Werken (2007). Hij hanteert daarin de volgende definitie van HNW:

“Het Nieuwe Werken (HNW) is een visie waarbij recente ontwikkelingen in de informatietechnologie als aanjager gelden voor een betere inrichting en bestuur van het kenniswerk. Het gaat om vernieuwing van de fysieke werkplek, de organisatiestructuur en -cultuur, de managementstijl en niet te vergeten de mentaliteit van de kenniswerker en zijn manager.”

ICT is de aanjager, maar het gaat ook om veranderingen op de werkplek, in de organisatiestructuur en de manier van werken. De definitie van het rijksprogramma Ambtenaar voor de Toekomst (ook gebruikt in het boek IedereenCEO van Menno Lanting) legt de nadruk nog meer op de menselijke kant:

“Het Nieuwe Werken is een pakket aan principes en richtlijnen voor een veranderstrategie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken, voor zowel de organisatie als de medewerker. Het gaat daarbij vooral om een verandering van cultuur en mentaliteit, waarbij de nieuwste technologie helpt om de verbinding tussen mensen te leveren.”

Een andere manier van werken, daar draait het om bij Het Nieuwe Werken. Niet kijken hoe goed we het nu doen, maar bedenken waar we het beter kunnen doen. Zoeken naar het contrast, naar de stap vooruit. Maar tussen droom en daad, zit wel wat bedrijfsvoering in de weg.

De 9 principes van HNW

1. Zelf bepalen hoe, waar, wanneer en met wie men werkt aan concrete resultaten
2. Niet de functie maar talent bepaalt iemands waarde
3. Iedereen is zelf verantwoordelijk voor de eigen ontwikkeling
4. Variëteit en maatwerk zijn de nieuwe standaard
5. Thema’s en taken zijn leidend, niet de grenzen van organisaties
6. Transparantie tenzij
7. Inspireren en sturen met behulp van collectieve ambities
8. Digitale kennis & vaardigheden maken onderdeel uit van het vak van ambtenaar
9. Werkplekken zijn toegepast op de activiteit en ICT-ondersteuning staat altijd in dienst van de medewerker.

Thuiswerken en flexplekken

Christophe van der Maat is werkzaam bij de gemeente Dordrecht, maar wil zijn kennis ook beschikbaar stellen aan andere overheidsorganisaties en daar van leren. Zijn oorspronkelijke plan was om zich door de gemeente te laten detacheren, maar dat stuitte op een woud van regels en administratie. Daarom heeft hij zijn contract in Dordrecht ingekort zodat hij zich de rest van de week als zelfstandige kan laten inhuren door andere organisaties.

Ambtenaren die op een nieuwe manier willen gaan werken lopen regelmatig tegen dergelijke belemmeringen op: documenten zijn niet toegankelijk, hard- en software ondersteunen mobiel werken niet, belemmeringen in het arbeidsrecht, etcetera. Medewerkers klagen dat ze niet aan HNW kunnen doen zolang ze geen tablet krijgen en er geen WiFi in het gebouw is. “We kunnen pas anders gaan werken als de bedrijfsvoering daar klaar voor is.”

De aandacht is daardoor verschoven van het zoeken naar nieuwe manieren van werken naar het wegnemen van belemmeringen in de bedrijfsvoering. De meeste HNW-projecten bij overheidsorganisaties richten zich dan ook op de randvoorwaarden, op het gebied van huisvesting, P&O en ICT. Elk nieuw ICT-project is nu een HNW-project. Een verbouwing wordt gebruikt om Het Nieuwe Werken ‘in te voeren’.

Enerzijds is het logisch om een noodzakelijke verbouwing aan te grijpen om vernieuwingen door te voeren die HNW ondersteunen, maar tegelijkertijd ondergraaft het de integrale doelstellingen. Afdelingen ICT, P&O en huisvesting pakken elk ‘hun’ deel van HNW op en de gezamenlijke doelstelling raakt buiten beeld. Is de ICT-afdeling nou bezig met Het Nieuwe Werken of voeren ze gewoon de nieuwste versie van het standaard softwareprogramma in?

Met name in de huisvesting is dit onderscheid diffuus geworden. De onderwerpen flexwerken en thuiswerken staan al langer op de agenda, maar zijn door de bezuinigingen extra actueel geworden. Als er minder werkplekken in een gebouw nodig zijn, kunnen miljoenen worden bespaard op de huisvesting. Deze bezuinigingen worden vaak doorgevoerd als HNW-projecten, maar zijn in wezen een doel op zich en staan los van de andere HNW-doelstellingen.

Het is niet voor niks dat Ahrend, de leverancier van kantoormeubelen, de grootste sponsor is op de drukbezochte Kluwer-congressen over Het Nieuwe Werken. Maar ook Microsoft spint garen bij de bedrijfskundige benadering van HNW. Klik op hun site op “Hoe start ik morgen met HNW?” en je krijgt negen ICT-systemen voorgeschoteld die je blijkbaar nodig hebt. De ICT-manager die iets met Het Nieuwe Werken moet doen, wordt op zijn wenken bediend.

Om verschillende redenen ontwikkelen ICT, P&O en huisvesting zich dus betrekkelijk autonoom. Zelfs het onderzoek dat TNO en Novay onlangs deden naar HNW bij het Rijk richtte zich apart op de onderwerpen flexwerken, het gebruik van Yammer en nieuwe leiderschapsstijlen. Ze hadden ook kunnen onderzoeken of de productiviteit en arbeidsvreugde waren gestegen op plaatsen waar deze drie onderwerpen in samenhang waren opgepakt. Dat was immers waar het allemaal om begonnen was.

Veel organisaties zijn van start gegaan met een integrale visie op Het Nieuwe Werken, maar de uitvoering is terechtgekomen bij de verschillende afdelingen voor de bedrijfsvoering. Dat wil niet zeggen dat er geen verbeteringen zijn gerealiseerd. Er worden wel degelijk belemmeringen voor HNW weggenomen. Echter, de vernieuwingen die we nu zien zijn gewoon de evolutionaire ontwikkeling op ieders vakgebied. Dat komt niet door Het Nieuwe Werken.

Anders werken is een strategische keuze

Ook in gemeenteland is HNW actueel. In een recente enquête gaf de helft van alle gemeentesecretarissen aan dat men bezig was met Het Nieuwe Werken. De andere helft meende “er toch eens iets mee te moeten gaan doen”. De gemeente Molenwaard wordt gezien als één van de grote voorbeelden. Hoe is dat zo gekomen?

Op 1 januari 2013 fuseren de gemeenten Graafstroom, Liesveld en Nieuw-Lekkerland tot één gemeente: Molenwaard. Voorafgaande aan die fusie zijn de ambtelijke organisaties al samengevoegd tot één apparaat. Een voorwaarde voor de fusie was echter dat het bestuur niet verder van de burgers in de kernen af zou komen te staan. Daarom is ervoor gekozen om géén nieuw, centraal gemeentehuis te bouwen. En dat betekent nogal wat.

De nieuwe gemeente Molenwaard heeft dan ook geen balie. Paspoorten, rijbewijzen, etc. worden besteld via internet en ondertekening en ontvangst vinden plaats aan huis of in het buurthuis. Medewerkers van de sociale dienst houden kantoor in wijkcentra. Administratieve werkzaamheden (back office) worden nog wel verricht in kantoorgebouwen, maar die hebben geen balie en zijn niet gevestigd in een speciaal pand. Geen gemeentehuis betekent ook: geen raadzaal. De gemeenteraad vergadert in de kantine van het bejaardentehuis dat elke keer voor 2000 euro wordt omgebouwd. Dat is een stuk goedkoper dan een eigen gebouw en het brengt politiek en samenleving bij elkaar. Ook de bestuurders gaan mee in de cultuuromslag: de schooldirecteur komt niet bij de wethouder op bezoek, maar de wethouder gaat naar de school.

Het doel van Molenwaard is om de overheid dichter bij burgers te brengen, een stap naar de samenleving te zetten. Daar werken we immers voor. Gemeentesecretaris Jan van Ginkel: “Het gaat niet zozeer om het niet hebben van een gemeentehuis, maar om de gedachte daaronder: op een andere manier omgaan met de burger.” Pas daarna is hij gaan kijken wat er nodig was om dat voor elkaar te krijgen. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken is daarmee duidelijk een middel voor een groter doel. Het Nieuwe Werken draait niet om flexplekken en thuiswerken, maar om de uitvoering van een strategische keuze om de overheid meer ten dienste te stellen van burgers en bereikbaarder te maken. Dit is niet neergezet als HNW-project, maar als initiatief om anders te gaan werken en daarbij de nieuwe mogelijkheden van ICT en inzichten in P&O te gebruiken.

Het gaat om mensen

De fusie van de drie gemeenten tot één nieuwe gemeente Molenwaard was een goede aanleiding om na te denken over de rol van de gemeente in de samenleving en andere manieren van werken. Zo’n directe aanleiding is niet per se nodig, maar kan wel helpen. Ook bezuinigingen of een nieuwe volksvertegenwoordiging kunnen een aanleiding zijn. Uiteindelijk kies je als organisatie echter zelf wat je wil bereiken en hoe je dat wil doen met de beschikbare middelen.

De Rijksoverheid zit middenin een grote afslankingsoperatie en reorganisatie, waaronder twee fusies. Vanaf het begin was er ook een visie op Het Nieuwe Werken vanuit het programma Ambtenaar voor de Toekomst, waar alle secretarissen-generaal hun handtekening onder hadden gezet. Er lag een grote kans om de reorganisatie te gebruiken om daadwerkelijk met HNW aan de slag te gaan en een nieuwe Rijksoverheid te creëren.

Die kans hebben we echter laten liggen. Er wordt een klassieke reorganisatie uitgerold die een enorme impact heeft op de inrichting van de organisatie en de mensen die er werken. Er worden duizenden mensen ontslagen en de organisatiestructuur wordt anders ingedeeld, maar aan de manier van werken verandert er niets. De productiviteit daalt eerder door alle onduidelijkheid en de arbeidsvreugde neemt af door de onzekerheid. Door de reorganisatie loopt er alleen maar energie weg. Het ontbreekt bij de reorganisatie aan een goed verhaal, een strategische ambitie. Het opnieuw inrichten van een organisatiestructuur is een concrete activiteit en daar zijn we goed in. Dat geldt ook voor veranderingen in ICT en gebouwen. Alles wat met bedrijfsvoering te maken heeft kunnen we veranderen, maar zodra het dicht bij mensen komt (werkstijl, leiderschap, organisatiecultuur) dan valt het stil.

Aan het eind van dit jaar loopt het programma Het Nieuwe Werken bij het Rijk af. Maar wat is er dan veranderd? Gebouwen hebben nieuwe tafels en stoelen, bij sommige organisaties mag je wellicht thuiswerken en hier en daar is er WiFi. Maar is de leiderschapsstijl veranderd? Wordt er meer probleemgestuurd gewerkt en minder hiërarchisch? Is de samenwerking tussen organisaties verbeterd? Is cocreatie met burgers meer regel dan uitzondering? Is er echt iets veranderd?

Organisaties bestaan uit mensen, dus als je organisaties echt wil veranderen, dan moet je mensen laten veranderen. Dat gebeurt niet met een beslissing van boven, maar dat doe je door ze mee te nemen, bij te laten dragen en zelf hun werk in te laten richten. Hoe willen we werken? Wat werkt voor ons het handigste? Hoe bereiken we onze doelen? Bedrijfsvoering kan daarbij ondersteunend zijn en oplossingen aanreiken. Zo’n aanpak vraagt wel van medewerkers om initiatief te nemen en hun eigen werkwijze bespreekbaar te maken. Maar het vraagt vooral iets van managers. Marianne Witlox, portefeuillehouder HNW bij de Rijksoverheid, wil dan ook dat meer wordt ingezet op faciliterend management en roept leidinggevenden op om meer vertrouwen te hebben in hun eigen beoordelingsvermogen:

 “Er wordt veel gedacht in regels en in belemmeringen. Durf om onderscheid te maken. Durf om de ene medewerker meer ruimte te geven omdat die het aankan en de ander niet.”

Daar ligt de echte verandering van Het Nieuwe Werken: in het handelen van medewerkers en managers en het bewustzijn dat er nieuwe manieren zijn om efficiënter en plezieriger je werk te doen. Marloes Pomp, voormalig projectleider Ambtenaar voor de Toekomst, omschrijft het als volgt (april 2012):

“De kern van Het Nieuwe Werken is dat mensen mobiel worden, dat je flexibel en over je grenzen heen kunt werken. Iedereen moet dat leren: hoe werk je op afstand samen? Hoe werk je in netwerken? Wat verandert er in de wereld en hoe kun je daarmee slimmer en goedkoper je werk doen? HNW is blijvend vernieuwen. In de praktijk is het echter een nieuw keurslijf aan het worden.”

Het einde van Het Nieuwe Werken

Alle aandacht voor Het Nieuwe Werken heeft in ieder geval geholpen bij die bewustwording. Ons wereldbeeld is aan het veranderen. De hype is echter doorgeschoten naar roze badjassen en bedrijven die ons willen doen geloven dat de oplossing zit in de aanschaf van een nieuw softwareproduct of een revolutionair concept van kantoorinrichting. Of adviesbureaus die Het Nieuwe Werken wel even bij je komen uitrollen en de cultuurverandering implementeren.

Het Nieuwe Werken is een doel op zich geworden. De nadruk is komen te liggen op bedrijfsvoering en het wegnemen van technische belemmeringen, maar ook zonder HNW zouden huisvesting, ICT-middelen en P&O-inzichten zich gewoon doorontwikkelen. De vraag voor Het Nieuwe Werken is juist hoe deze ontwikkelingen elkaar beïnvloeden en kunnen versterken zodat ze leiden tot een werkwijze die beter past bij medewerkers.

Het Nieuwe Werken is ook een vorm van navelstaren geworden. Door de nadruk op bedrijfsvoering zijn we uit het oog verloren voor wie we eigenlijk werken. Als HNW voortvloeit uit een strategie, zoals in Molenwaard, dan weet je waar je het voor doet. Een visie op Het Nieuwe Werken moeten ondersteunend zijn aan je strategische visie en je beleidsdoelen. Het effect moet merkbaar zijn in de samenleving.

Tenslotte is Het Nieuwe Werken los komen te staan van mensen. De verantwoordelijkheid om anders te gaan werken ligt bij jouzelf, als medewerker of als manager. Wat heb jij nodig om je werk beter te doen? Hoe haal je het meeste uit je medewerkers? Hoe kunnen we beter samenwerken? Neem zelf initiatief en ga erover in gesprek. Werken hoe je wil werken, of dat nu volgens die negen principes is of niet.

Dat is waar het om gaat: Het Nieuwe Werken moet weer gewoon ‘werken’ worden. Dit is hoe een moderne organisatie functioneert. Dit is hoe medewerkers tegenwoordig hun werk invullen. De verandering is ingezet, maar de hype is nu voorbij. Daarom verkondigen wij het einde van Het Nieuwe Werken. Ga het nu maar gewoon doen. Het Nieuwe Werken is het huidige werken.