Informatie ontsluiten: efficiency en bezuinigen door inzet portaal

Efficiënter werken en het drukken van de kosten: het zijn gevleugelde woorden in deze tijd van economische crisis. Organisaties zoeken massaal naar mogelijkheden om de crisis het hoofd te bieden. Maar waar begin je die zoektocht? Uiteraard zal in veel gevallen direct gekeken worden naar het primaire proces. Hoe kan de productie of dienstverlening leaner en meaner? Daarmee worden de mogelijke besparingen op administratieve processen naar het tweede plan gedrukt. En dat is niet terecht!

Uit recent onderzoek van DutchCowboys blijkt bijvoorbeeld dat het zoeken naar kwijtgeraakte informatie het Nederlandse bedrijfsleven jaarlijks 1853,- per werknemer kost. Reken zelf even snel uit hoeveel je kan bezuinigen als 100 (of 1000!) medewerkers niet hoeven te zoeken naar informatie. Informatie moet dus (beter, sneller) vindbaar zijn. Veel organisaties spelen in dat kader met de gedachte een portaal op te zetten of zijn daar al uitvoerig mee bezig.

Wat maakt een portaal een portaal?

De Van Dale omschrijft een portaal als een ‘voorhal van een groot gebouw’. En dat is natuurlijk ook de beste figuurlijke omschrijving voor een online portaal. Gartner definieert een portaal als “een online software-raamwerk, dat toegang biedt tot en interactie mogelijk maakt met relevante informatie (content, applicaties en bedrijfsprocessen), kennis en mensen. De voorzieningen worden beschikbaar gesteld aan geselecteerde doelgroepen en aangereikt op een gepersonaliseerde wijze”. Een portaal is daarmee meer dan een CMS. Het integreert data uit meerdere onderliggende systemen en het bevat zelf geen data. Informatie wordt vanuit het grote gebouw ‘hapklaar’ aangeboden in de voorhal.

Efficiency en gemak

Het portaal is het centrale toegangspunt in de zoektocht naar informatie. Een portaal heeft veel kenmerken die deze zoektocht efficiënter en leuker maken:

• Gegevens staan uit meerdere bronnen samengevoegd en gegroepeerd op een overzichtelijke plek;
• Informatie wordt gepersonaliseerd aangeboden, passend bij individuele voorkeuren, rol en situatie;
• Door Single Sign On hoeven gebruikers slechts 1x in te loggen;
• Bronnen zijn gelijktijdig doorzoekbaar;
• Het zelf doen wordt gestimuleerd door ‘self service’-mogelijkheden, waardoor gebruiker gemak en inzicht ervaart en de organisatie er zelf niet druk mee is (volgens Forrester kost een gemiddelde webservice sessie $1,-, tegenover $10 voor een afhandeling van een e-mail en $33,- voor een telefoongesprek).

Een portaal zorgt er dus aan de ene kant voor dat informatie efficiënt kan worden ontsloten. Aan de andere kant draagt het gebruik van een portaal bij aan de tevredenheid van gebruikers.

Bezint eer ge begint

Als je de definitie van Gartner ontleedt, dan vereist het nogal wat om zo’n portaal te realiseren. Toegang, interactief, relevantie, personalisatie, dat klinkt als een aardige investering! Is het dat wel waard? Wegen de kosten op tegen de baten? Forrester heeft bijvoorbeeld de implementatie van Microsoft Sharepoint Server 2010 ingeschat op een investering van $1,5 miljoen in 3 jaar tegenover een ROI van 108% in 3 jaar en een terugverdientijd van iets meer dan 10 maanden.

Ook al lijken portalen de oplossing voor veel efficiencyproblemen, en ook al lijkt een portaal zichzelf terug te verdienen, stel jezelf toch eerst de vraag waarom je een portaal wil opzetten. Wees kritisch en beantwoord eerst deze vragen:

• Heeft jouw organisatie zo’n groot informatiegebouw met onderliggende systemen, dat het de aanbouw van een voorhal rechtvaardigt?
• Is er behoefte aan koppeling, integratie, interactie en personalisatie?

Stappenplan

Als je deze vragen met ‘ja’ kan beantwoorden, dan loont het om verder in de mogelijkheden te duiken.  Volg daarbij dit stappenplan:

1. Definieer doelen. Het portaal is geen doel op zich, maar moet het behalen van de organisatiedoelstellingen ondersteunen (bijv. kostenreductie). Maak deze doelen SMART, vooral om achteraf te bepalen of doelen zijn gehaald.
2. Stel een business case op om de beslissing voor een portaal te onderbouwen richting alle stakeholders.
3. Inventariseer wensen en eisen van de organisatie, maar vooral van gebruikers. Het succes van een portaal hangt immers in grote mate af van het gebruik ervan.
4. Definieer wat je nodig hebt. Zowel functies in het portaal als zaken die er omheen geregeld moeten worden, zoals beheer en optimalisatie.
5. Maak een ontwikkelroute op basis van wat urgent is en wat het meeste prioriteit heeft. Niet alles hoeft in een keer gerealiseerd te worden.
6. Selecteer systeem en leverancier die het beste voldoet aan wat je nodig hebt.
7. Realiseer het portaal in iteraties. Vaak is dit een arbeidsintensief en tijdrovend traject.

Toevoegingen of reacties zijn welkom!