Het Nieuwe Werken: the next step

Het Nieuwe Werken is een containerbegrip. Maar waar gaat het nu echt over? Kun je in 10 minuten bepalen of je klaar bent voor HNW? Is zo’n toetsje geen ‘hyperig’ verschijnsel en zijn we er inmiddels niet aan toe dat de hype overgaat naar business as usual? Ik ben er van overtuigd. Op basis van nieuwe principes, voorwaarden en met nieuwe mogelijkheden. Dat dan weer wel.

Het gaat over samenwerken!

Vroeger was alles anders. De fileproblematiek kennen we al vanaf 1955 en wordt toch steeds intensiever. Personeel was ruim voor handen. De vergrijzing was wellicht al aangekondigd maar niet zo merkbaar als vandaag de dag. Laptops gingen nog per kilo. En de smartphone was überhaupt nog niet uitgevonden. Ondanks het centrale thema van het boek van Erik Veldhoen, waren kantoorgebouwen nog ruim voor handen, met een vaste inrichting van kamertjes en de redelijke huurprijzen.

Want al in 1995 schreef  Veldhoen het boek ‘Kantoren bestaan niet meer’. Het duurde nog enkele jaren (na de eeuwwisseling) voordat initiatieven om het werk structureel anders te gaan organiseren voet aan de grond kregen in ons land. Het Nieuwe Werken was toen nog voor early adopters die vooral geloofden dat het anders moest én kon. Je moest een echte visionair zijn en een sterk leider om Het Nieuwe Werken te willen.

Als je vandaag de dag praat over Het Nieuwe Werken dan gaat het vaak, en steeds meer, over smartphones, laptops, stilte werkplekken en cloudcomputing. Je kan als manager tegenwoordig in een online toetsje in zo’n 10 minuten ervaren of je organisatie geschikt is  voor Het Nieuwe Werken. Maar hoe realistisch is dat?

Want HNW gaat niet over gadgets of minder vierkante meters maar vooral over samenwerken en (samen) resultaten realiseren. Any place, anywhere. En dat doe je niet zo maar. Met een laptop en een smartphone in de hand, zonder visie kom je geen steek verder met Het Nieuwe Werken. Natuurlijk geven de online spulletjes van vandaag je veel meer mogelijkheden dan pakweg 10 jaar geleden.

Zijn we dan toe aan een nieuwe fase in Het Nieuwe Werken?

Ik zeg; jazeker. Kenmerkte de eerste fase zich door de tijdsonafhankelijke werker, die kon en mocht thuiswerken om files te ontlopen. In de daaropvolgende fase kon je ook plaatsonafhankelijk gaan werken met allerlei slimme gadgets. Het Nieuwe Werken werd eveneens een hype in de zakelijke wereld. We zitten nu in de fase waar resultaten gaan (mee)tellen, waar het leveren van output, gelukkig, steeds meer nadruk krijgt. Slimmer (samen)werken gericht op resultaat is het devies.

We gaan dus over naar de volwassen fase in Het Nieuwe Werken. Het Nieuwe mag eraf. Het is niet meer de vraag wanneer je overgaat maar hoe je HNW integreert in je business as usual. Het wordt, gelukkig, een wat killere, zakelijke beslissing welke onderdelen bij jouw organisatie passen. Van early adopters met een rotsvast geloof en drive naar een gecalculeerde manager met een gezonde mentaliteit om het beter, slimmer te doen.

Hoe gaat het dan werken?

HNW biedt geen standaardoplossingen. En dat is maar goed ook. HNW moet je specifiek maken voor je organisatie. Onderdelen van je routemap zijn:

•  je principes
• vertaald naar bijpassende voorwaarden in de praktijk
• de invulling naar hulpmiddelen
• het veranderproces

Je principes

Bepaal in eerste instantie waar je organisatie over circa 10 jaar moet staan. Bepaal dus wat de toegevoegde waarde is van je onderneming en wat de rol van je medewerkers daarin is. En uiteraard hoe je dan samenwerkt en wat het gewenste resultaat is. Een visiestuk, niet in generieke taal, maar in eigen principes. Een eigen verhaal waarin je -uiteraard- niet praat over technische hulpmiddelen, maar bijvoorbeeld over zelfredzaam ondernemerschap bij medewerkers of hoe om te gaan met fouten (mag vast, maar voorkom een blunder is mijn advies). De mens staat centraal bij je principes. Vertrouwen krijgen en nemen is de hoeksteen van je verhaal. En dus is het logisch dat je samen met je collega’s het verhaal, je principes vormgeeft.

De bijpassende voorwaarden

Met zo’n paper heb je een richtlijn, waarna je moet bepalen hoe je (strategisch) verder gaat. Het wordt dan tijd om je organisatie bijna letterlijk te schetsen in een nieuw jasje. Met nieuwe voorwaarden die je ontwikkelt als je je principes vertaalt naar de praktijk. Hoe werken we dan samen op basis van de nieuwe principes? Hebben we dan nog een kantoor nodig voor sociale cohesie, teamvorming? Gedurende zo’n verkenning gaat het primair over jullie organisatie en de collega’s van hoog tot laag. Techniek en faciliteiten zijn nog van ondergeschikt belang. Ga er maar vanuit dat de mens uniek is en dé kritische succesfactor is of Het Nieuwe Werken gaat slagen.

De hulpmiddelen

Pas daarna is het tijd voor de vertaling naar de mogelijkheden. Welke techniek en faciliteiten passen bij ons? En hoe past dat nieuwe verlanglijstje bij de huidige stand van zaken? Ik ben er van overtuigd dat techniek, of beter gezegd het gebrek aan techniek, geen showstopper kan opleveren. Soms helpt het nieuwste van het nieuwste om gemakkelijker samen te werken, maar HNW zit echt meer tussen de oren dan in de spulletjes.

Het veranderproces

Maar dan zijn we er nog niet. De routemap staat op papier, maar het moeilijkste moet nog komen. De overgang van papier naar praktijk. Bepaal hoe je organisatie omgaat met veranderingen. Is dit de zoveelste in de rij en zijn collega’s wantrouwend of staat iedereen te trappelen om anders te gaan werken? Welke veranderaanpak past bij je organisatie en wat hebben jullie nodig? Vergeet vooral niet om intensief te communiceren. Het is mijn ervaring dat slimme interne communicatie als smeerolie werkt om het draagvlak voor HNW te vergroten en om kennis gemakkelijk te delen. Slimme communicatie is uiteraard gericht op interactie. Niet zenden maar luisteren en praten. Hou contact, geef over en weer aandacht aan zaken die goed lopen en zaken die in de praktijk toch wat tegenvallen.

Tot slot

Het proces om te bepalen hoe Het Nieuwe Werken mogelijk interessant is, kost zeker tijd en aandacht. Veel meer dus dan alleen even een online testje invullen. Dat vormt ook geen probleem, vind ik. Want de impact van een nieuwe manier van werken, is voor je organisatie zeer groot. Het transformatieproces kost tijd, geld en creativiteit om uiteindelijk te komen tot een specifieke oplossing. Maar het resultaat telt; meer efficiency, effectiviteit en tevreden collega’s.

Wat zijn jouw tips en aandachtspunten bij de invoering en transformatie naar Het Nieuwe Werken? Laat het weten in een reactie!