Mobiel intranet: trends en best practices

“Mobiel internet heeft de toekomst!” Elke internetprofessional heeft dit de laatste week schat ik minstens 1 keer geroepen. En terecht: het gebruik verdubbelt elk half jaar. Mobiel intranet staat echter nog in de kinderschoenen. Zonde, want er is zóveel winst te behalen. De argumenten voor een mobiel intranet en de succesfactoren op een rij.

Wat is de achtergrond van mijn stelling?

Intranetten worden anno 2011 meer en meer hét startpunt voor de dagelijkse werkzaamheden. We vinden er de informatie die we nodig hebben, wisselen opinies, kennis en informatie uit met collega’s en kunnen snel en eenvoudig transacties uitvoeren.

We gebruiken ons intranet negen van de tien keer vanaf onze laptop of PC. Ondertussen zijn steeds meer mensen in het bezit van een smartphone of tablet. En veranderen de momenten en behoeften rond het gebruik van het intranet langzaam maar zeker, bijvoorbeeld door het nieuwe werken en andere ontwikkelingen. De wens om altijd en overal te kunnen werken, maakt mobiele intranetten steeds relevanter voor organisaties. Zijn de laptop of pc dan nog wel de juiste devices om medewerkers te faciliteren in hun werk?

Smartphones steeds meer gemeengoed

Volgens CBS had in 2010 ruim 1 op de 3 Nederlandse internetters toegang tot het web via mobiele apparatuur. Daarbij worden laptops door CBS overigens ook meegerekend. Uit een ander onderzoek van Telecompaper onder 19.200 respondenten blijkt dat 4 op de 10 consumenten (42%) in het 2^e kwartaal van 2011 een smartphone bezitten. Een stijging van ruim 10 procent ten opzichte van 2010. Het aantal smartphone-bezitters neemt dus gestaag toe, maar nog lang niet iedereen heeft een smartphone. Wel interessant is dat onder de jongere generatie (12 – 25 jaar) bijna 50% inmiddels in het bezit is van een smartphone. Met de komst van de nieuwe generatie medewerkers, zal mobiel intranet de komende jaren dus steeds relevanter worden.

Gebruik apparatuur voor mobiel internet 2007 – 2010. Bron: CBS.nl

Mobiel intranet volgens de trendwatchers

Zowel Jane McConnell als Jakob Nielsen zien mobiel intranet als ‘the next step’ voor intranetten. In het Global Intranet Trends-rapport van 2011 (download de gratis samenvatting, pdf) stelt McConnel ‘place-independent’ en ‘mobile optimization’ als 1 van de 5 megatrends wereldwijd. En ook Martin White, Managing Director, Intranet Focus Ltd, ziet in mobiel intranet de toekomst:

Mobile Intranet – interview met Martin White tijdens IntraTeam Event 2011 in Copenhagen.

Maar tussen toekomstvisie en realiteit zit nog wel een verschil. Uit het onderzoek van McConnell blijkt dat slechts 25% van de organisaties pilots heeft gestart (of dat van plan is) voor het optimaliseren van het intranet voor mobiele apparaten (overigens, in oktober verschijnt Global Intranet Trends 2012).

Slechts een klein deel van de organisaties is bezig met het optimaliseren van het intranet voor mobiel gebruik. Bron: Global Intranet Trends 2011.

Ook uit mijn eigen praktijkervaring concludeer ik dat veel organisaties nog niet bezig zijn met een mobiel intranet. Het ontwikkelen van een sociaal intranet (intranet 2.0) staat vooralsnog meer op de agenda. Maar er is hoop: van 6 van de 10 beste intranetten van de Intranet Design Anual 2011 van Nielsen Norman Group is al een mobiele variant ontwikkeld — en als er één schaap over de dam is…

Waarom een mobiel intranet? De argumenten op een rij

Waarom zou jouw organisatie een mobiel intranet moeten ontwikkelen? Enkele argumenten op een rij:

• Inspelen op plaats- en tijdonafhankelijk werken
  Een mobiel intranet sluit volledig aan op de filosofie van Het Nieuwe Werken. Een intranet dat bereikbaar is vanaf je mobiele telefoon zorgt ervoor dat je ook op de momenten dat je niet achter je laptop of pc zit, toegang hebt tot belangrijke informatie en communicatie met je collega’s.
• We zitten niet altijd op onze werkplek
  We zitten 8 uur per (werk)dag niet op onze werkplek. En gelukkig maar! We zijn in bespreking, onderweg naar een afspraak, lunchen met collega’s, zitten in de trein of auto en ga zo maar door. Regelmatig willen we daarom even snel iets opzoeken. Een telefoonnummer van een collega of een vraag over een project die iemand in de wandelgang aan je stelt. Met het intranet in je zak ben je in staat om sneller te handelen. En dat voorkomt de zoveelste to do die je later achter je computer nog mag uitvoeren.
• Medewerkers zonder vaste werkplek
  Medewerkers zonder vaste werkplek vallen bij veel organisaties al jaren buiten de boot. Denk aan buitendienstmedewerkers, maar ook alle andere beroepen waar werken achter pc of latop niet bij hoort. Geen computer betekent vaak geen account en dus geen toegang tot het intranet. Een mobiel intranet kan voor deze medewerkers de sleutel tot de toegang op het intranet zijn. Los van het feit dat zij wel of geen toegang  hebben tot het huidige intranet, zijn deze medewerkers vaak genoodzaakt om thuis het intranet te bezoeken. Met een intranet dat bereikbaar is op een mobiele telefoon, kunnen zij ook tijdens het werk op het intranet. En vaak zijn het deze groep medewerkers die dagelijks contact hebben met klanten en de primaire activiteiten van een organisatie. En dus een essentiële groep om te faciliteren en te betrekken bij de ontwikkelingen binnen een organisatie.
• Altijd op de hoogte
  Met tools als Yammer en web 2.0-functionaliteiten op intranet, vindt er steeds meer real-time online communicatie plaats binnen organisaties. Een mobiel intranet stelt medewerkers in staat om altijd op de hoogte te blijven van het laatste nieuws. Ook als je even niet op onze werkplek zit. Zo blijf je tijdens besprekingen en onderweg altijd op de hoogte van de voortgang van een project. Zodat besprekingen gebaseerd zijn op de meest actuele informatie en je sneller kunt inspelen op actuele (soms urgente) gebeurtenissen.
• Location-based: informatie op basis van je locatie
  Met location based services is het op een mobiel intranet mogelijk om content af te stemmen op de locatie van de medewerker, zoals het tonen van collega’s die ook in de buurt zijn van jouw werkplek of locatie, of een plattegrond die je de weg naar die onvindbare vergaderzaal wijst.  Of informatie over waar jouw teamleden op dit moment zijn (en aan welk project ze werken).

Een effectief mobiel intranet: ‘less is more’

De argumenten zijn duidelijk — en verre van uitputtend. Minstens zo interessant is de vraag wat een mobiel intranet succesvol maakt. In mijn optiek betekent een mobiel intranet niet het kunnen bekijken van het ‘desktop’-intranet’ op je mobiele telefoon. En sowieso laat ik tablets met grote schermen (en uitgebreidere interactiemogelijkheden) buiten beschouwing. Tablets stellen gebruikers namelijk in staat om op een prettige manier met desktop-websites en applicaties aan de slag te gaan (afgezien van de touch-interactie).

Ook Nielsen Norman Group onderschrijft het belang van een mobiel intranet dat ingericht is op de taken die ‘on the go’ van belang zijn.

‘In testing mobile websites on mobile devices, we found that sites with fewer features have much better usability than full-featured websites. This year’s winning mobile intranets followed this recommendation, focusing on specific features that were important to employees on the go instead of trying to squeeze the entire intranet onto a tiny screen.”

Mobiele toptaken

Een effectief mobiel intranet speelt in op de context en behoeften van de gebruiker. Met andere woorden: je wilt hem of haar faciliteren in het uitvoeren van ‘mobiele toptaken’. Zo wil een student tussen de colleges door zijn rooster bekijken en een monteur onderweg zijn volgende afspraken of zijn werkbonnen inzien. De mobiele toptaken hangen af van het type organisatie, het type werk en de werkplek of werksituatie.

Wie aan de slag gaat met het bedenken en ontwerpen van een mobiel intranet doet er goed aan om daarom use cases en user scenario’s op te stellen die uitgaan van de situatie en omgeving van de gebruiker. Mijn collega Christiaan Lustig maakt een interessant onderscheid tussen de user scenario’s voor mobiel gebruik: het verschil tussen ‘on the go’ en ‘on the couch’: onderweg zijn de context en behoeften van een gebruiker (‘even snel iets opzoeken’) volledig anders dan wanneer hij of zij vanaf de bank aan het surfen is (‘iets op je gemak opzoeken en lezen’).

Enkele voorbeelden van mobiele taken

Een goed mobiel intranet is dus een uniek intranet. Maar er zijn mobiele (top)taken te bedenken die relevant zijn voor elk mobiel intranet, zoals:

• Collega’s vinden
  Collega’s vinden op naam, expertise, locatie, afstand, groep, interesses, et cetera. En uiteraard direct contact met ze opnemen (telefoon, mail, dm).
• Agenda
  Persoonlijke agenda’s, teamagenda’s, roosters en activiteitenplanningen. Met het mobiele intranet op zak weet je altijd en overal waar je moet zijn en wat je moet doen (volgens je agenda ;-).
• To do today
  Wat staat er vandaag op de planning? Een overzicht van taken, afspraken, e-mails et cetera. Prettig om door te nemen onderweg naar je werk.
• Locaties & plattegrond
  Vooral voor grote organisaties met meerdere locaties kan informatie over het kantoor relevant zijn. Waar ben ik nu en waar moet ik naartoe voor mijn afspraak? Het mobiele intranet geeft direct antwoord.
• Flexwerken
  Eén van de uitdagingen van Het Nieuwe Werken: het vinden van een flexplek om aan de slag te gaan. Het mobiele intranet laat zien waar welke flexplekken nog beschikbaar zijn. En door in te checken via je mobiele telefoon is de flexplek voor jou en weten je collega’s je te vinden.
• Nieuws
  Alhoewel nieuws niet direct van belang is voor het uitvoeren van je dagelijkse werk, leent een smartphone zich er uitermate voor om even het nieuws door te nemen. Tijdens de lunch, in de trein, wachtend op een afspraak: juist dan hebben mensen de tijd om nieuws te lezen (en vaak minder tijdens het uitvoeren van je dagelijkse werk op je werkplek).

Enterprise App Store

Het gaat nog even duren voordat elke organisatie een mobiel intranet heeft. De vraag is echter hoe lang het nog duurt. Vooral de ICT-infrastructuur kan een belemmering zijn voor enthousiaste internet- en communicatiespecialisten die er graag mee aan de slag willen. Maar het kan ook stap voor stap. Oscar Berg schreef op CMSWire.com een interessant visiestuk over een ‘enterprise app store’: losse apps die medewerkers zelf kunnen installeren (of waarvan een deel standaard geïnstalleerd is):

‘Instead of trying to squeeze every information resource and tool an employee could possibly need onto a single website, organizations will need to provide their employees with apps which are optimized for specific purposes and tasks and situations.’

En vanuit die optiek kun je morgen al aan de slag met het ontwikkelen van de Smoelenboek App van jouw organisatie.

Tot slot: screenshots ter inspiratie

Tot slot nog enkele screenshots van de mobiele intranetten van de 10 beste intranetten van 2011 volgens de Intranet Design Anual 2011.

Credit Suisse

Klik op de afbeelding voor een vergroting

TK (Korea)

Verizon

 

Wooby

Mochten er lezers zijn die Nederlandse voorbeelden kunnen aandragen, dan zie ik dat met veel plezier in de reacties terug!

Floor van Riet schreef dit artikel ten tijde van zijn dienstverband bij Sabel Communicatie. Mocht je naar aanleiding van de ideeën en kennis in dit artikel meer willen weten, dan beantwoordt Sabel Communicatie graag je vragen.