Social media op de werkvloer: van aanname tot ontslag

Social mediasites zijn een platform waarop mensen elkaar ontmoeten, met elkaar communiceren, zichzelf promoten en verbinden, maar ook hun activiteiten en hun werkgevers gewild of ongewild promoten of afvallen. Werkgevers hebben grote moeite om de ontwikkelingen op social media gebied bij te houden en hun bedrijf en producten te monitoren.

Hamvraag is hoe uit alle monitoringactiviteiten een goede en duidelijke participatie op social media te creëren waardoor potentiële nieuwe werknemers zich vooraf al thuis voelen en eenmaal binnen hun tevredenheid en betrokkenheid op hun netwerk en omgeving gaan uitstralen.

3 stadia: van aanname tot ontslag

Aannemen

Social media zoals LinkedIn en Facebook worden steeds belangrijker als platform om personeel te werven, maar ook te volgen. Het wordt een online cv, aangevuld met inzicht hoe en met wie mensen zich verbonden hebben. Vraag is of in de toekomst data die iemand op Facebook verspreidt, gezien kan worden als ‘persoonlijke data’. Kortom: mag iedere werkgever daaruit ongevraagd putten en deze informatie gebruiken in een sollicitatieprocedure?

Een aantal tips:

1. Wees duidelijk (dus open) en consistent.
2. Maak duidelijk (op je website en in de procedure/advertenties) welke social media je zult raadplegen voor achtergrondinformatie.
3. Vraag toestemming aan sollicitanten om social media te raadplegen.
4. Zorg voor neutraliteit. Laat social media informatie zoeken/bekijken door iemand intern of extern die niet betrokken is bij de selectieprocedure. Zorg voor een open blik.
5. Geen verborgen ‘friend’ acties.
6. Ga niet onterecht een ‘friend’ relatie aan met een potentiële werknemers om meer informatie in te kunnen winnen.
7. Als je iemand af moet wijzen, zorg er dan voor dat dit een zelfstandige beslissing is, onafhankelijk van wat er via social media onderzocht is.

Samenvattend: Wees open, oprecht en eerlijk.

Werken

Uit de nationale Social Media Monitor 2011 blijkt onder andere dat het hebben van een duidelijke social media gedragscode door werknemers zeer belangrijk gevonden wordt. Een dergelijke code is niet alleen gewenst, het is ook een mooi verbindingsmiddel tussen alle medewerkers van een bedrijf door alle lagen heen. De code geldt immers voor iedereen, ongeacht functie of positie.

Een aantal tips:

1. Geef aan of toegang tot social media tijdens werktijd is toegestaan, wat de doelstelling van het bedrijf daarin is en waarom dit belangrijk gevonden wordt.
2. Maak duidelijk dat je bedrijf gebruik en inhoud van social media (en internet) monitort.
3. Maak de verantwoordelijkheid duidelijk van personeel voor alles wat zij persoonlijk binnen en buiten werktijd communiceren over het bedrijf en hun werksituatie. Dit houdt in: geen verkeerde informatie, ongepaste foto’s of commentaren en taalgebruik hanteren.
4. Ontmoedig gedwongen online ‘friend’ relaties tussen werknemers en leidinggevenden.
5. Maak duidelijk dat discriminerende, bedreigende, opruiende of onwettelijke berichten of foto’s niet toegestaan zijn.
6. Leg vast dat werknemers vertrouwelijke bedrijfsinformatie te allen tijde moeten beschermen.
7. Maak duidelijk dat werknemers voor privécommunicatie geen logo’s of trademarks mogen gebruiken in hun blogs, profiles of posts (tenzij dit natuurlijk zakelijk gerelateerd is).
8. Als medewerkers zakelijk, namens je bedrijf (moeten) reageren op social media, maak er dan een strategie van dat ze in die media bekendmaken dat ze werknemer van je bedrijf zijn.
9. Maak voor iedereen duidelijk welke gevolgen het breken van een gedragscode kan hebben.
10. Maak duidelijk dat medewerkers voor werkgerelateerde opmerkingen of klachten altijd bij HR terecht kunnen en dat het niet gepast is deze op social media te plaatsen.

Ontslag

Het komt steeds vaker voor dat ongepaste, verkeerde of beschadigende uitingen via social media aanleiding zijn tot ontslag. Dit houdt trouwens wel in dat de werkgever aan zal moeten tonen dat het geposte bericht dat men schadelijk voor het bedrijf acht ook daadwerkelijk schade heeft toegebracht. Veel belangrijker is natuurlijk om als werkgever te achterhalen waarom een of meerdere werknemers een dergelijk grote onvrede met hun werk hebben. In een goede werksituatie zal de bovenstaande situatie niet of zelden voorkomen of de negatieve reactie verloren gaan in de berg van positieve berichten.

Alle werknemers zijn samen een steeds belangrijkere macht als het gaat om het beeld dat een bedrijf in de maatschappij achterlaat. Bedrijven die dit goed snappen en ook goed doen zullen betere en goed passende nieuwe medewerkers vinden en door de inzet van social media ook duurdere advertentiemiddelen kunnen vervangen.

Conclusie

De effecten van social media op de arbeidsmarkt, maar ook de personele ontwikkeling kunnen niet genegeerd worden. Een duidelijke policy kan daarbij helpen en zelfs zorgen voor een sterkere binding. Alle huidige en toekomstige personeelsleden van een bedrijf zijn potentiële ambassadeurs. Luister naar ze en gebruik elkaars passie en gedrevenheid.