Het kantoor in je tas: tips & tools van Oskar van Rijswijk

Waar vind je de meeste praktische tips, inzichten, tools, accessoires en gadgets op het gebied van Het Nieuwe Werken? Je vindt ze natuurlijk in dit vervolg van de Frankwatching serie over slimmer werken met het kantoor in je tas, met dit keer de tas van nomad worker Oskar van Rijswijk van Abvakabo FNV. En er zijn maar liefst 21 boeken over mobiel werken te winnen!

Exclusief voor Frankwatching neem ik je in de komende tijd mee in de praktijk van de nomad worker leefstijl waarbij vrijheid, flexibiliteit en slimmer leven centraal staan. In het eerste artikel uit de reeks maakte je kennis met mijn eigen mobiele kantoor. In dit tweede deel maak je kennis met het ultralichte mobiele kantoor van Oskar van Rijswijk (56). Oskar is vakbondsbestuurder energiebedrijven bij Abvakabo FNV waar hij inmiddels 24 jaar werkt. Samen met zijn vrouw woont hij in Zoetermeer. Hij omschrijft zichzelf als een eenvoudig mens met een leven vol plezier.

“Sinds afgelopen jaar stond mijn kamer op kantoor leeg. Denk je dat iemand in onze 425 koppen tellende organisatie zich afvraagt of die kostbare vierkante meters niet nuttiger besteed zouden kunnen worden? Vergeet het maar! Met mijn functie heb je toch ‘recht op je eigen kamer’? Door een collega aan te bieden om mijn leegstaand kantoor te gebruiken, hebben de vrijstaande vierkante meters gelukkig nog een nuttige bestemming gekregen.”

Waarom het kantoor in je tas?

“Ik geloof er niet in dat je als kenniswerker tegenwoordig nog een kantoor nodig hebt om je werk te doen en productief te kunnen zijn. Zo ben ik achter mijn notebook thuis of op een andere rustige plek het meest productief. Ik denk dat veel kenniswerkers die de mogelijkheid hebben om flexibel te werken dat zullen herkennen. Eigenlijk ga ik alleen nog maar naar kantoor voor het voeren van gesprekken en vergaderingen, die overigens voor het grootste deel van de tijd niet eens nodig waren geweest of prima via Skype hadden kunnen plaatsvinden.”

Van kantoorwerker naar nomad worker

“Vroeger moest ik naar kantoor omdat daar mijn vergaderstukken binnenkwamen. Alles gebeurde daar: communiceren met mensen, brieven aanleveren, antwoorden en vergaderstukken lagen in mijn postbakje, lange telefoongesprekken verliepen via de telefooncentrale omdat mobiele telefoons nog niet bestonden. Nu werk ik volledig nomadisch. In de aanloop naar de fase waarin ik nu volledig mobiel werk vanuit het kantoor in mijn tas, was het enige voordeel van mijn eigen kamer hebben dat ik er nog wat papieren naslagspul had liggen. Dat is nu niet meer nodig omdat ik alles gedigitaliseerd heb. Met behulp van mijn iPad en mobiele telefoon werk ik nu waar ik moet of wil zijn. Door de bewegingsvrijheid die ik nu heb is het makkelijker om me af te stemmen op collega’s, leden en onverwachte omstandigheden. Daarnaast kan ik nu veel sneller de juiste context creëren voor het uitvoeren van een bepaalde klus.”

Invloed van de ‘Long Tail’

“Wat ik zie is dat alle inspirerende ontwikkelingen op het gebied van werk- en leefstijl komen van startende bedrijven en ZZP’ers uit de Long Tail, zoals Chris Anderson dat noemt en omschrijft in zijn boek. Ook al zitten veel van deze ZZP’ers in de ICT en Generatie Y achtige sfeer, de inzichten zijn voor andere organisaties enZZP’ers prima toepasbaar.”

“Deze manier van werken heet voor managers van grote organisaties ‘Het Nieuwe Werken’ (HNW), omdat ze nog denken vanuit hun oude referentiekader over werk. Zo komt dit thema in mijn werk bij cao-onderhandelingen ook ter sprake. Ik merk daarbij dat werkgevers vaak erg extern gericht zijn (klanten etc). Ze vrezen dat HNW tot een hoop intern gedoe leidt. Een boodschap die ik vaak meegeef is dat ze HNW vooral niet moeten invoeren met angst of gericht op budgettair voordeel op korte termijn. Visualiseer liever eens hoe de wereld er over 5 jaar uitziet. ZZP’ers begeven zich momenteel massaal op het terrein waar grote logge organisaties nu nog dominant zijn. Het grootste volume op de markt met producten die te maken hebben met kenniswerk gaat gedaan worden door een hele grote groep zelfstandigen. Zij kunnen zich door de digitale revolutie even makkelijk op de markt begeven als de grote monopolisten.”

“Binnen een paar jaar kun je er als organisatie niet meer omheen als je nog relevant en aantrekkelijk wilt blijven in de strijd om talent op de arbeidsmarkt. Zo heeft bijvoorbeeld het bedrijf Netflix geen vakantieregeling. Medewerkers mogen zelf bepalen wanneer ze met vakantie gaan. Dit wordt mogelijk gemaakt door afspraken over succesvolle uitkomsten die bereikt moeten worden. Medewerkers mogen verder zelf bepalen waar en wanneer ze het werk doen dat nodig is om deze resultaten te behalen. Het is nu al voor veel kenniswerkberoepen mogelijk om tijd- en plaatsonafhankelijk werken in te voeren.”

Ik heb geen secretaresse nodig

“Invoering van HNW wordt niet alleen door de top van organisaties afgeremd. Er is ook veel tegenwerking van medewerkers. Serieus aan de slag gaan met HNW betekent namelijk een ware revolutie waarbij veel onderdelen en staffuncties in organisaties uiteindelijk verdwijnen. Zo voorzie ik bijvoorbeeld een sombere toekomst voor de functie van secretaresse. Voor mijn werk kan ik ondersteuning krijgen van archiefmedewerkers tot en met een secretaresse, maar ik maak daar geen gebruik meer van. Het is voor mij veel efficiënter om zonder tussenkomst van iemand informatie te bewaren en te delen via het web en sociale media. Het is normale psychologie dat mensen zich hierdoor op hun ziel getrapt kunnen voelen en daarom de hakken in het zand zetten. “Heb ik dan al die jaren zinloos werk gedaan?” Nee natuurlijk niet! De wereld verandert nu eenmaal in hoog tempo. Het is voor organisaties die echt aan de slag willen met HNW daarom van groot belang om mensen goed te informeren over bijscholing en nieuwe mogelijkheden. Een van de leuke dingen aan mijn werk is dat ik hier een bijdrage aan mag leveren door het overeenkomen van sociale collectieve regelingen.”

Geen toekomst voor kantoorgebouwen

“Als je naar mij luistert zul je er waarschijnlijk niet van opkijken dat ik in de toekomst geen grote rol zie weggelegd voor kantoorgebouwen. Zelfs flexwerkplekken zijn achterhaald. Je hebt tegenwoordig geen kantoor meer nodig als je het als organisatie een beetje slim aanpakt. Grote organisaties praten hier nog over, maar kleine bedrijven en zpp-ers begrijpen dit al lang. Zij kiezen er tegenwoordig bewust voor om niet meer te investeren in een vast kantoor. Dienstverleners in de horeca spelen daar al goed op in door het aanbieden van aantrekkelijke tijdelijke werk- en ontmoetingsplekken. Een mooi voorbeeld hiervan vind ik het onlangs verbouwde Postillion hotel in Bunnik.”

“Alleen hele grote organisaties zullen kantoorgebouwen nog aanhouden als ontmoetingsplek om de persoonlijke band tussen werknemers sterk te houden. Daar heb je natuurlijk veel minder vierkante meters voor nodig. Deze transitie zal bij grote organisaties echter maar heel langzaamaan plaatsvinden. Kijk bijvoorbeeld naar een bedrijf als Getronics. Ik vind het ongelofelijk dat zij vlakbij mijn woning in Zoetermeer nog een groots nieuw kantoorpand gebouwd hebben. Ze pretenderen nota bene in hun reclameuitingen de ultieme showcase te zijn van HNW, maar ze zitten zelf vast in bureaucratische processen. Zo is er ooit eenmaal besloten dat er een nieuw kantoorpand moest komen, dat in 2008 is geopend. Het gevolg: een kantoorpand dat nu voor een groot deel van de tijd overbodig is, omdat werknemers doorgaans op andere plaatsen werken of zouden kunnen werken.”

“Wat ik zeg over Getronics geldt overigens net zo goed voor mijn eigen organisatie. Lopende pilots en enthousiaste initiatieven op het gebied van Het Nieuwe Werken dreigen te verdrinken in bureaucratische processen, langlopende huurcontracten en vastgeroeste gewoonten. Tientallen jaren lang werkte onze vakbond vanuit gedecentraliseerde kantoren verspreid over het land. Na een reorganisatie 3 jaar geleden, was het de bedoeling dat iedereen vanuit overal in het land het werk zou kunnen doen. Dezelfde kantoren staan er echter nog steeds en in feite werkt men nog steeds op dezelfde wijze. Hangmappen met kilo’s papier, een gigantische ondersteunende infrastructuur, spreekuren, vergaderzaaltjes etc.”

13 weken per jaar in een vakantiewoning

“Als ik bij mijn werkgever de mogelijkheid zou krijgen om nog een stap verder te gaan in mijn nomadische werkwijze, dan zou ik mijn leven zonder twijfel volledig plaatsonafhankelijk inrichten. Ik zou mijn woonomgeving aanpassen aan mijn eigen wensen en niet meer aan de ‘standplaats’ van het kantoor van mijn werkgever. Zo woon ik nu in Zoetermeer, vlakbij ons hoofdkantoor. Die keuze heb ik ooit gemaakt om zo min mogelijk tijd kwijt te zijn aan reizen. Mijn ideaal zou nu echter zijn om op een plek te wonen met veel bossen en bergen, ik ben namelijk een grote natuur- en duursportliefhebber. Ik ben overigens zeker niet ontevreden over mijn huidige situatie, met 13 weken per jaar die ik doorbreng in een huurwoning in het Duitse Sauerland, voel ik mij al heerlijk in mijn element. Op vrijwillige basis doe ik daar ook gewoon kenniswerk en houd ik pakweg 30 minuten per dag mijn email bij, zo zijn mijn klanten tevreden en heb ik geen volle inbox als ik weer terugkom.”

Het einde van onderscheid tussen privé en werk

“Een onderscheid tussen privé en werk is er voor mij niet. Door de digitale revolutie is het ook absurd om dit onderscheid nog strikt te maken. Sommige werkgerelateerde zaken doe ik nu eenmaal liever in het weekend. Maar als het prachtig weer is door de week, maak ik daar ook graag gebruik van om te genieten van een wandeling onder wat velen nog ‘werktijd’ noemen. Een nuance hierin is dat ik geen kinderen heb. Mijn vrouw werkt op dezelfde manier. Zo doen we samen in Getting Things Done-stijl van David Allen, onze dagelijkse en wekelijkse reviews. Daarbij nemen we samen de aankomende dag of week door, met onze iPads bij de hand. Het is bij ons thuis geen enkel probleem als ik ‘s avonds nog even aan het werk ben als zij tv kijkt. Als we ergens heen moeten met de auto, reizen we bewust alleen op filevrije tijdstippen. Waar velen dit zien als een idyllisch plaatje van Het Nieuwe Werken, werk ik ‘s zomers écht graag lekker midden in de natuur. Het plaatje bovenaan mijn weblog staat er niet voor niets.”

Favoriete tas

“Momenteel gebruik ik een Booq Taipan Shadow XS die speciaal is gemaakt voor de iPad met voldoende ruimte voor wat extra kleine spulletjes. De tas is volledig op mijn papierloze werkwijze toegemeten: zo klein en licht mogelijk, maar niet kleiner dan dat. Dit staat in groot contrast tot mijn eerste ‘tas’: een Samsonite koffertje waarin ik jarenlang dikke pakken papier met mij mee sleepte. Het was overigens een flinke hobbel om tot deze ‘papierloze configuratie’ te komen. Ik doe nu namelijk alles digitaal met mijn iPad in combinatie met een Zaggmate-case waarin een bluetooth toetsenbord zit ingebouwd. Voor buitenlandse dienstreizen waarbij ik extra kleding en mijn sportschoenen wil meenemen heb ik een grote Crumpler schoudertas.”

Favoriete hardware top 3 voor onderweg

1. USB stick met portable Windows apps

“Voor situaties waarin ik perse gebruik moet maken van windows applicaties heb ik altijd een USB stick bij me waarop een aantal portable Windows apps staan geïnstalleerd. Je kunt alle mainstream Windows applicaties die speciaal zijn geconfigureerd voor een USB-stick gewoon downloaden van portableapps.com. Er is altijd wel ergens een windows computer in de buurt waarmee ik met de portable apps op mijn USB stick aan de slag kan. Groot voordeel is dat ik altijd mijn eigen ‘digitale omgeving’ bij me heb en dat privébestanden, cache en wachtwoorden niet terecht komen op een gastcomputer en dus ook geen vervuiling opleveren. Portable apps applicaties die ik regelmatig gebruik zijn Google Chrome en Open Office.”

2. iPad met Zaggmate toetsenbord en een Pogo Sketch stylus

“De iPad is een echte doorbraak voor een nomad worker. Alle kenniswerk dat je voorheen op je computer of laptop deed, kun je tegenwoordig ook prima met apps op je iPad doen. Het mooie van apps is dat ze het meteen doen zodra je het scherm hebt aangeraakt. In de tijd dat ik mijn notebook nog gebruikte, moesten mensen tijdens vergaderingen nog regelmatig ginnegappen omdat zij met hun papieren agenda en notitieblok veel sneller waren. Het opstarten van de notebook duurde namelijk een eeuwigheid. Nu ik de iPad gebruik is dat afgelopen. Ik heb altijd alle informatie met een paar aanrakingen van het touchscreen bij de hand. Ook het maken van aantekeningen of het invoeren van afspraken gaat nu razendsnel. Een prettige eigenschap van de iPad is dat je hem er makkelijk ‘even bij pakt’, of je nu vlak na een vergadering in de auto nog snel een paar aantekeningen maakt of ‘s avonds op de bank lekker wilt ‘couch-surfen’. Ik heb de iPad overigens zelf gekocht omdat ik het gewoon leuk vind om met de nieuwste technieken aan de slag te gaan in het dagelijkse leven.”

“Twee accessoires die ik graag in combinatie met mijn iPad gebruik zijn het Zaggmate bluetooth toetsenbord en de Pogo Sketch stylus. De Zaggmate is een standaard, beschermhoes en toetsenbord in één en neemt nauwelijks extra ruimte in beslag. Mooi is dat de Zaggmate volledig is geënt op het gebruik van apps die je direct via het toetsenbord kunt besturen. Met de Zaggmate werkt de iPad opeens net als een netbook, maar dan met de voordelen van apps. Ik gebruik meestal het virtuele keyboard van de iPad zelf omdat ik alleen maar korte teksten hoef te typen wanneer ik onderweg ben. De Pogo Sketch stylus is een handig aluminium pennetje dat ik op het scherm van mijn iPad of iPhone kan gebruiken. Ik voelde namelijk wat RSI-achtige klachten opkomen. Daarom wissel ik nu veel meer af tussen mijn vinger en de pen. Er zijn ook apps, bijvoorbeeld FastFinga, en Chalk waarmee je met deze stylus kunt schrijven op je iPad. Hiermee ben ik nog aan het experimenteren.”

“Naast mijn iPad heb ik momenteel nog een Samsung X420 notebook met Windows 7. Deze notebook zal ik waarschijnlijk niet vervangen omdat ik bijna alles met de iPad doe. Voor de enkele keer dat ik onderweg Windows applicaties nodig heb, gebruik ik mijn USB stick met portable apps. De notebook is een soort huisgebonden desktop-pc geworden, ik ga er in elk geval niet meer mee slepen. Een enkele keer gebruik ik hem thuis nog voor het uitwerken van langere teksten of het bijwerken van Evernote. De Evernote Windowsclient kan namelijk net even iets meer dan de iPad app. Ik verwacht dat dit echter snel zal veranderen omdat de toekomst tabletcomputing is. O ja, thuis liggen ook nog ergens in een hoekje een onhandige smartphone en een loodzware en kostbare notebook ‘van de zaak’, met verouderde software, te verstoffen.”

3. iPhone met JotNot Scanner Pro

“Voorheen liep ik nog met twee telefoons rond, een voor privé en de ander voor werk. Nu heb ik het zakelijke sim-kaartje in mijn privé-iPhone gestopt. De iPhone gebruik ik veel in combinatie met de standaard bijgeleverde headset. Ik raad iedereen aan om zelf in te investeren in een fijne smartphone als je werkgever er niet aan wil meedoen. Ook privé heb je er namelijk veel voordeel van. De iPhone laat zich verder prima combineren met de carkit in de leaseauto van mijn werkgever. Op kantoor hebben we helaas nog een eigen telefooninfrastructuur. Ik heb mijn doorkiesnummer daarom maar permanent doorgeschakeld naar mijn iPhone.”

“Mijn favoriete app voor de iPhone is JotNot Scanner Pro. Hoe digitaal georiënteerd ik ook ben, gevoelsmatig vind ik het zo nu en dan prettig om gebruik te maken van mijn vulpen in combinatie met kleine losse systeemkaartjes. Die gebruik ik bijvoorbeeld voor het maken van korte notities tijdens vergaderingen, als geheugensteuntje met een paar kernwoorden voor het geven van presentaties of in situaties waarin ik mijn tas en iPad niet bij me heb. Dan heb ik altijd wel een paar losse kaartjes in mijn portemonnee zitten. Als ik de informatie op de kaartjes nog nodig heb, digitaliseer ik ze via de JotNot app op mijn iPhone. Mooi is dat deze app automatisch papierformaten herkent en je kunt kiezen om iets in kleur of zwart wit op te slaan. JotNot gebruik ik daarnaast voor het maken van foto’s van: flipovers, whiteboards of dia’s tijdens een presentatie. De JotNot scans importeer ik in Evernote, waarna ik er thuis de benodigde metadata (tags) aan toevoeg om alles snel te kunnen terugvinden.”

Favoriete software top 3 voor onderweg

“Laat ik beginnen met te zeggen dat ik volledig onafhankelijk werk van de ICT-infrastructuur in onze organisatie. Die loopt zeker 5 jaar achter. Mijn ervaring is dat afdelingen ICT in grote organisaties goed zijn in het ontwikkelen van hun eigen context waarbij de focus ligt op techniek in plaats van een optimale gebruikerservaring. Mijn advies aan kenniswerkers in grote organisaties die niet tevreden zijn over de ICT infrastructuur, en zich ook niet gehoord voelen: gewoon zelf doen! Dit past volledig in de gedachte van HNW waar het draait om eigen verantwoordelijkheid nemen. Ga overigens ook niet klagen bij ICT als het een keertje misgaat, want dat is dan ook je eigen verantwoordelijkheid. Verder is mijn grondhouding dat alles wat de afdeling ICT voor me wil doen mooi meegenomen is, maar ik reken helemaal nergens op. Ik heb nog een tijdje ICT-pilots op het gebied van HNW meegedraaid, maar het is een illusie om te denken dat ze meegaan in de snelheid waarmee de wereld verandert. Waarom zouden ze bijvoorbeeld overstappen naar externe cloud-applicaties als ze zelf een prima interne omgeving hebben aangelegd? Het tast hun eigen werk en bestaansrecht aan. Begrijp me niet verkeerd, het is zeker niet zo dat ze de zaak doelbewust saboteren, maar je kunt ook niet zeggen dat ze enthousiast meewerken en denken.”

1. Google cloud applicaties

“Google weet in veel gevallen goed hoe ze de beste dingen van anderen op het juiste moment nog beter kunnen maken. Hun oplossingen werken prima samen met apparatuur van anderen. Ik doe zo’n beetje alles met de applicaties van Google: mailen, agenda bijhouden, contacten synchroniseren tussen mijn apparaten, bookmarks bijhouden, documenten schrijven of mijn vrouw via Latitude laten weten hoe ver ik van huis ben wanneer ze op me wacht voor het avondeten. Het enige dat ik niet doe met Google applicaties is het opslaan van naslagmateriaal en projectgerelateerde informatie, dat doe ik in Evernote. Het handige van de Google oplossingen is dat het makkelijk is om ernaar over te stappen omdat iedereen al gewend is om te werken met de Google zoekmachine. De Google Apps suite biedt voor grote organisaties een prachtig alternatief voor kostbare Microsoft Exchange omgevingen die intern beheert moeten worden. Verder kan ik niet wachten dat Google Voice ook in Nederland beschikbaar komt.”

2. Evernote, Docs2Go & Google Docs

“Voor het onderweg bij de hand hebben van documenten en andere informatie gebruiken de meeste van mijn collega’s nog USB sticks. Het vervelende daarvan is dat ze niet getraind zijn om hun documenten te encrypten met een applicatie zoals bijvoorbeeld Truecrypt.org. Bij verlies kan dit veel ellende veroorzaken. Ik gebruik zelf een combinatie van Google Docs om teksten te schrijven, Docs2Go om verschillende soorten documenten makkelijk op mijn iPad te zetten en bewerken, en Evernote voor het bewaren en snel terugvinden van naslagmateriaal en projectinformatie. Het prachtige van Evernote is dat ze zo’n beetje alle apparaten en platforms ondersteunen, waarmee je letterlijk overal en altijd over je informatie kunt beschikken. Een handige tip voor Evernote gebruikers die ook Google Chrome gebruiken, is de Chrome extensie waarmee je Evernote items ook in de zoekresultaten van Google verschijnen. Zo heb je altijd een actueel overzicht van alle informatie rondom een bepaald onderwerp. Belangrijk om te vermelden is dat ik de discipline heb opgebouwd om dagelijks nieuwe documenten en informatie die ik in Evernote heb geplaatst te voorzien van de juiste tags, zodat ik alles makkelijk kan terugvinden.”

3. Remember the Milk (RTM)

“Voor het managen van mijn taken en projecten gebruik ik Remember the Milk.  RTM is vanuit overal toegankelijk via internet, maar ook via de handige applicatie die je kunt installeren op je smartphone. Binnenkort komt RTM ook naar de iPad. Ik heb een tijdje geprobeerd om taken en projecten te managen met Evernote, maar dat werkt niet optimaal. RTM heb ik verder volledig ingericht volgens de principes van Getting Things Done. Op mijn weblog vind je een uitgebreide blogpost over hoe ik RTM gebruik. Dagelijks doe ik tijdens het ontbijt een korte review waarbij ik met RTM bepaal welke taken ik die dag ga doen op basis van context en hoe ik me voel. De belangrijkste taken bundel ik vervolgens met de Pomodoro techniek in kleine blokjes van 25 minuten, waarin ik ze gedurende de dag afhandel. Uiteraard probeer ik in mijn planning altijd zo flexibel mogelijk te blijven, omdat je dag nooit helemaal te voorspellen is.”

Favoriete low-tech tools top 3 voor onderweg

1. Twee plastic dozen

“Plaatsonafhankelijk kunnen werken vraagt dat je altijd wat te eten bij je hebt. Ik wil niet afhankelijk zijn van kantines of cafés. Daarom heb ik altijd een tweetal plastic dozen bij me. Een waarin ik brood en fruit meeneem voor het geval ik terecht kom in een achterlijk lange vergadering of voor als ik zin heb om in het bos of op de hei te gaan werken. Naast brood en fruit heb ik ook altijd een mueslireep als tussendoortje bij me. In het andere plastic doosje heb ik altijd wat klein ‘werkgrut’ bij me zoals kaartjes, penvullingen, pillen en klemmetjes.”

2. Wandelparaplu

“Net zo belangrijk als wat te eten bij me hebben, is de lichtgewicht wandelparaplu die makkelijk te dragen is doordat je hem kunt omhangen. Ik verplaats me namelijk het liefst met de combinatie van openbaar vervoer en lopen. Ik hou namelijk erg van buiten zijn en wandelen. Daarnaast is het grote voordeel van het openbaar vervoer dat ik mijn tijd veel leuker kan besteden dan in de auto. Bijvoorbeeld lekker met Spotify mijn favoriete muziek beluisteren of nieuwe muziek ontdekken, maar ook gewoon nog wat werk verzetten. In de trein loopt alles meestal lekker door elkaar heen.”

3. Tickler file en IN-bakje

“Vroeger sleepte ik de hele dag met een loodzware Samsonite koffer met met daarin uiteenlopende mappen en losse papieren waarvan ik het gros niet eens op de dag zelf nodig had. Die papieren tijd is nu gelukkig voorbij. Bij sommige gelegenheden ontkom ik er echter niet aan om bepaalde papieren items bij me te hebben. Bijvoorbeeld een treinticket voor de Thalys naar Brussel of een toegangspasje voor een energiebedrijf. Dit soort zaken die ik op een bepaalde dag nodig heb bewaar ik thuis in mijn tickler file conform de leest van David Allen. De tickler file bestaat uit 43 mappen: waarvan 31 voor de dagen van de maand en 12 voor de maanden van het jaar. Het aantal papieren items dat ik nog in de tickler file bewaar wordt overigens steeds minder.”

“Dit systeem valt of staat overigens bij de gewoonte om elke dag even in de map van die dag kijken. Hetzelfde geldt voor het bekende IN-bakje uit het systeem van David Allen. Mijn vrouw en ik hebben allebei ons eigen IN-bakje waarmee we snel eventuele papieren items kunnen uitwisselen, zonder dat deze door het hele huis gaan zwerven. Over David Allen gesproken: ik vind het een slimme vent, ik leef met zijn systeem – maar het is een ongelofelijke digibeet. De hoeveelheid papier die hij nog in zijn systeem heeft zitten is gigantisch. Een zero based inbox met papier bijhouden is onnodig arbeidsintensief. Sinds kort heeft hij ook een iPad, ik ben benieuwd of hij daarmee tot nieuwe inzichten gaat komen…”

Favoriete communicatiemethode

“Op het gebied van communicatie in werkomgevingen heb ik zo’n beetje alles meegemaakt. Van de handtypemachine met carbonvelletjes tot het gebruik van social media. Ondanks mijn leeftijd blijf ik graag een echte early-adaptor. Ik herinner me nog de sensatie van de eerste e-mails. Dat ging toen via bulletin boards waarmee je elkaar berichtjes kon nalaten. Daarvoor moest je via de telefoonlijn inloggen op de computer van een ander. Het was ruim 20 jaar geleden toen ik hiermee thuis begon te experimenteren.”

“Via tekst communiceren is veruit mijn favoriete communicatiemethode, omdat ik daarbij zelf kan besluiten in welke context ik er iets mee doe. Ik kan kiezen wanneer ik een langere e-mail beantwoord en op een DM-bericht via Twitter hoef ik ook niet direct te reageren. Dit kan prima op een geschikt moment later op de dag, wanneer ik ook communiceer via sociale media. De rust die communiceren via tekst met zich meebrengt staat in contrast tot het gebruik van de telefoon die heel direct en indringend is.”

“Wat ik wel heb geleerd is om me zoveel mogelijk aan te passen aan de communicatiewensen en rituelen van anderen. Zo bereik je het snelst resultaat. Sommige collega’s vinden het fijn om gebeld te worden, dan bel ik ze. Anderen vinden het fijn als ik persoonlijk langskom, dan ga ik bij ze langs wanneer ik in de buurt ben of maak ik een carpoolafspraak. Ik verwacht daarom ook veel van het aankomend nieuwe communicatieconcept van Facebook waarbij je als gebruiker kunt aangeven via welk beschikbaar communicatiekanaal je het liefst benaderd wordt. Dit zorgt ervoor dat wanneer je iemand zijn contactgegevens toevoegt aan je systeem, er automatisch wordt aangegeven hoe je het beste met deze persoon kunt communiceren. Het is slim om daar voor jezelf eens goed over na te denken, in plaats van alle communicatiekanalen maar zo op je profiel te zetten.”

Favoriete plek om te werken en ontspannen

“Het komt erop neer dat ik me zo’n beetje op elke plek met draadloos internet prima kan neervlijen. Of het nu in mijn vakantiewoning in Duitsland, thuis of in een kantoorgebouw is. De opties zijn tegenwoordig legio omdat natuurlijk alles en iedereen in steeds verdere mate met het internet verbonden is. Wat als er geen internet is? Nou dan zorg ik ervoor dat dat er komt. Zo is het leuk om te vermelden dat mijn vrouw en ik regelmatig onze (schoon)moeders bezoeken die inmiddels beiden weduwe zijn. Ik heb bij hen in huis geregeld dat er draadloze internettoegang is. Handig, want dan kan ik daar lekker vertoeven en indien nodig toch gebruik maken van het kantoor in mijn tas. Een bijkomend voordeel is dat de communicatie van mijn schoonmoeder er een nieuwe dimensie bij heeft gekregen. Schoonmoeder doet inmiddels ook aan digitale foto’s en e-mail, en mijn moeder is zelfs gaan twitteren!”

“Verder heb ik eigenlijk geen echte favoriete werkplek, omdat dit namelijk volledig afhankelijk is van de context die het beste past bij een bepaalde activiteit en hoe ik mezelf op dat moment voel. Zo zit ik nu tijdens ons interview lekker thuis met mijn kopje koffie, bellend via het handsfree oortje met Skype op mijn iPhone.”

“Om te ontspannen ben ik het liefst in de natuur. Maar ook dan is de iPhone onderdeel van mijn leven die me op dat moment bijvoorbeeld voorziet van muziek onder het rennen. Aan de eetkamertafel waar ik vaak langere teksten uitwerk voel ik me ook heerlijk thuis. Daarnaast zit ik graag in mijn Stokke stoel vanwege de ergonomie als ik langer wil werken op mijn notebook. Languit liggen op de bank in de serre vind ik ook heerlijk. Dan heb ik soms mijn iPad erbij om op een ontspannen wijze wat informatie te consumeren. Verder heb ik thuis geen vaste werkplek met meubilair meer. Zonde van de ruimte! Dit is natuurlijk mede mogelijk omdat ik bijna geen papier meer hoef op te bergen en ik met mijn digitale apparatuur makkelijk overal kan neerstrijken waar ik me het meest prettig voel.”

Tijd besparen

“Op het gebied van tijdverlies heb ik twee grote ergernissen: vergaderingen en mensen die afspraken vergeten. Hoe ik daarmee omga? Vergaderingen probeer ik zoveel mogelijk te vermijden. In sommige weken ben ik soms makkelijk 20 uur aan het vergaderen en als ik niet uitkijk zitten daar nog zo een extra aantal uren bij. Ik probeer zoveel mogelijk mensen aan te sporen om via conference-calls te vergaderen. Geen tijd verliezen aan reizen en gewoon doelgericht met elkaar praten waarbij er één persoon tegelijk aan het woord is. Wat verder helpt bij het verminderen van vergaderingen is een beperkt jaarschema opstellen en eisen van alle deelnemers dat de vergadering goed wordt voorbereid met heldere resultaten in gedachte. Ik merk verder dat de echte besluiten meestal genomen worden tijdens informele koffiegesprekken en 1-op-1-tjes.”

“Mensen die afspraken vergeten vind ik een vorm van respectloos omgaan met andermans tijd. Ik denk dat de belangrijkste reden waarom veel mensen afspraken vergeten geen onwil is. Het ligt meestal gewoon aan het feit dat ze overzicht en structuur in hun werk missen. Ze kunnen de dagelijkse stroom van nieuws, e-mail, post, verzoeken en afspraken gewoon niet bijhouden en filteren. Het effect daarvan is dat ze vervolgens afspraken gaan vergeten. Voor mezelf heb ik besloten om me er niet meer aan te ergeren. Dit resulteert wel in een ‘wachten op-lijst’ in mijn GTD-systeem die relatief lang is, omdat ik veel collega’s en onderhandelingspartners achter de broek moet zitten. Mensen zouden het zichzelf zoveel makkelijk kunnen maken als ze zich de moeite zouden gunnen om eens wat aan time-management en hun digibetisme te doen.”

Belangrijkste nomad working vooruitzichten in 2011

“Ik verheug me dit jaar erg op het uitkomen van de update van iOS 4 waarmee je de iPhone als personal hotspot kunt gaan gebruiken voor bijvoorbeeld je iPad (zonder 3G) of notebook. Zo hoef je niet apart rond te slepen met Mifi achtige oplossingen. Verder kijk ik erg uit naar de mogelijkheden van het implementeren van een Mobility Mixx. Ik heb nu een leaseauto van mijn werkgever, maar ik zou veel gelukkiger zijn met een abonnement waarbij ik kan beschikken over een combinatie van een leaseauto, toegang tot park & ride gelegenheden, trein, busvervoer en OV-fiets. Dit is kostentechnisch en kwa CO2-voetafdruk ook nog eens interessanter dan alleen een leaseauto.”

“Iets anders waar ik echt op zit te wachten is het doorbreken van check-in oplossingen als bijvoorbeeld Foursquare. Deze ontwikkeling zal in een stroomversnelling gaan komen wanneer Facebook en Google hiermee op grote schaal aan de slag gaan. Een voordeel van check-in’s is dat het mij handig lijkt om te weten wie er op dat moment in mijn buurt, bijvoorbeeld in een kantoorpand, is. Zo hoef je niet meer continu bewust met bepaalde mensen af te spreken op een bepaalde plek, maar benut je optimaal de context van waar je op dat moment toch al bent. Dat maakt het veel makkelijker om even een kop koffie te doen en bij te praten. Samen met mijn vrouw gebruik ik nu bijvoorbeeld Google Latitude op mijn iPhone om haar te laten weten hoe ver ik nog van huis ben voor het avondeten. Ze staat nooit meer onnodig te wachten met de pannen op het vuur. Op het scherm van haar notebook ziet ze precies waar ik ben. Ik gebruik nu ook al GPS-data gekoppeld aan mijn takenlijst in RTM en notes in Evernote. Daardoor heb ik bij een check-in op een bepaalde plek meteen ook alle relevante contextinformatie bij de hand.”

Win het boek ‘Slimmer werken met het kantoor in je tas’

Speciaal voor Frankwatchinglezers geven we gedurende de komende 7 dagen iedere dag 3 exemplaren weg van het boek ‘Slimmer werken met het kantoor in je tas’, boordevol tips en praktische informatie over flexibel werken en leven.

Hoe doe je mee? Simpel. Je drukt op de oranje knop en tweet daarmee het volgende bericht naar jouw followers:

Net meegedaan aan de actie ‘Slimmer werken met het kantoor in je tas’ op @frankwatching: https://bit.ly/e0qq5e. #fwnomad Ook kans maken? RT!

Gerald (de auteur) maakt gedurende de komende 7 dagen (zaterdag 26 februari t/m vrijdag 4 maart 2011) dagelijks de winnaars bekend via Twitter: twitter.com/mrgerald. Je kunt zo vaak meedoen als je wilt.