Online seminars: coproductie presentator, moderator en deelnemers

Welke punten zijn belangrijk tijdens het geven van een online presentatie? Wat zijn de verschillen met een live bijeenkomst en hoe creëer ik interactie met de mensen thuis? Antwoord hierop in deel 3 van de serie ‘online seminars: serie over do’s en dont’s’. Centraal in de serie staat het traject dat Alex Vermogensbank heeft doorlopen bij het opzetten van online seminars.

Kennismaking Alex Zelfbeleggen 13/10/10

Om 8 uur ’s avonds precies start Alex presentator Jordi Franken vanuit hun nieuwe kantoor het seminar ‘Kennismaking Alex zelfbeleggen’. De ruim 100 deelnemers zijn in de minuten ervoor vanuit huis ingelogd. Ze krijgen zowel de presentator als de slides van het komende uur te zien. Jordi heet iedereen van harte welkom en begint met een korte uitleg van de werking van een online seminar. Wanneer om 2 over 8 gebruiker ‘persekens’ met “hoe lang duurt dit seminar ongeveer?” zorgt voor de eerste vraag van de avond, is het seminar echt begonnen….

Hoe presenteer ik online?

Het hebben van een goede presentatie en bijbehorend verhaal is van essentieel belang tijdens een online seminar. In die zin zijn er geen verschillen tussen spreken online en voor een zaal. Andere overeenkomst is dat het belangrijk is om een rustig spreektempo aan te houden. Er is nog nooit een seminarbezoeker – online of offline – gevallen over te langzame spraak. Het tegenovergestelde is vaak wel het geval.

Online presenteren is zeker niet moeilijker dan voor een zaal spreken. Wel is het op sommige punten substantieel anders. Belangrijk verschil is dat je voor publiek directe feedback krijgt en online niet. Hierbij kan je denken aan het feit dat je niemand hoort lachen wanneer je als spreker een – toch echt beproefd – grapje maakt. Dit geeft veel presentatoren in het begin een onzeker gevoel. Ondanks dat je als spreker via chat feedback krijgt tijdens een seminar, blijft het een beetje alsof je tegen mensen praat met je ogen dicht. Hoewel oefenen altijd helpt, is dit gevoel alleen echt weg te krijgen door ervaring met online publiek. Er zijn ook presentatietrainingen waarbij presentatoren onder andere geleerd wordt te werken met nieuwe media.

Het is belangrijk om een goede balans te vinden tussen de camera inkijken en kijken op het presentatiescherm. Het komt heel onnatuurlijk over wanneer de deelnemer thuis het gevoel krijgt continu te worden aangekeken. Bij de meeste online presentatietools is het zo dat een presentator een tool bedient en hiervoor af en toe naar het scherm – en dus van de camera weg – moet kijken. Ik adviseer sprekers altijd dit te benadrukken, zodat het voor deelnemers op die momenten ook duidelijk is waar je als presentator mee bezig bent.

Wij adviseren sprekers om zittend te presenteren. Staand zijn mensen meer geneigd te bewegen. Dit kan in een uitgekaderd videoscherm onrustig overkomen. Het is echter heel goed mogelijk om ook staand te presenteren.

Meer weten over je publiek: interactie

Interactie is de manier om er als organiserende partij achter te komen of je het doel van het seminar realiseert. Groot voordeel van het online presenteren is het feit dat alle deelnemers op elk moment een vraag kunnen stellen. Er hoeft geen verhaal te worden onderbroken of handen worden opgestoken. Dit zorgt voor een enorme hoeveelheid binnenkomende vragen. De drempel is veel lager online dan wanneer je in een volle zaal je hand op moet steken. Gemiddeld stelt elke deelnemer er één. Bij meerdere deelnemers wordt er gebruik gemaakt van moderators of assistenten. Ondanks dat alle vragen eerst bij hen terecht komen, en slechts sommigen naar de presentator worden doorgestuurd, is het heel goed mogelijk om een gevoel van interactie te creëren. Om dit proces op gang te krijgen, zijn een paar zaken belangrijk:

• Begin elk seminar met uit te leggen hoe de communicatie plaatsvindt. Sommige deelnemers kunnen bijvoorbeeld geneigd zijn tegen het scherm te gaan praten of verkeren in de veronderstelling dat ook zij, via hun eigen webcam zichtbaar zijn.
• Leg uit dat vragen alleen zichtbaar zijn voor de organiserende partij en dat deelnemers alleen zichtbaar zijn met hun zelfgekozen schermnaam. Dit werkt drempelverlagend.
• Benadruk dat het de bedoeling is dat er vragen worden gesteld.
• Pak als spreker vroeg in het seminar een doorgestuurde vraag op.
• Benoem expliciet welke deelnemer deze vraag stelt.
• Schotel de deelnemers om de 6 à 7 minuten een pollvraag voor. Ze moeten dan in actie komen door het antwoord van hun keuze aan te vinken. Dit houdt ze betrokken.
• Bespreek de uitslag van de poll. Deze is alleen zichtbaar voor die deelnemers die op de poll gestemd hebben. Dit zorgt voor een hoge participatiegraad.
• Blijf gedurende de gehele presentatie binnenkomende vragen aandacht geven. Hierdoor blijft de toestroom constant.

Zonder goede moderators geen seminar

Tijdens een online seminar is zoals gezegd een belangrijke rol weggelegd voor de assistenten – ook wel moderators genoemd. Vragen komen in eerste instantie bij hen binnen en verreweg de meeste worden direct door hen beantwoord. Op deze manier krijgt de vragensteller tijdens het seminar alle aandacht zonder dat dit de presentatie ophoudt. De spreker krijgt deze vragen namelijk nooit te zien. Alleen de allerleukste en meest relevante vragen worden doorgestuurd om klassikaal te laten behandelen.

Om goed in te kunnen schatten welke vragen hiervoor in aanmerking komen, is het belangrijk dat moderators op de hoogte zijn van de inhoud van de presentatie. Inhoudelijk moeten moderators verstand van zaken hebben en kort en bondig hun antwoorden kunnen formuleren. De mogelijkheid om standaard antwoorden te kunnen geven, help hen bij het snel afhandelen van alle binnenkomende vragen. Over het algemeen geldt dat een moderator de vragen van ongeveer 25 tot 50 deelnemers kan beantwoorden. Het is in geval van drukte altijd prettig om extra moderators achter de hand te hebben. Ze kunnen als dit nodig is gewoon vanuit huis alsnog inloggen en meehelpen met het seminar.

Kennismaking Alex Zelfbeleggen 13/10/10

Het is 1 over 9 en Jordi sluit het seminar af. Rond half 10 zal gebruiker ‘hkraan’ de laatste vraag stellen via de chat. Op dat moment is bijna iedereen al klaar met het invullen van de enquête en heeft Jordi in de studio het licht al uitgedaan. Morgen wacht de volgende uitzending.

Lees hier de hele serie over online seminars.