Online seminars: serie over do’s en dont’s. Deel 2

Wat zijn de eerste stappen waarbij je stil moet staan als je online seminars wilt organiseren? Antwoord op deze vraag komt aan bod in deel 2 van de serie ‘online seminars: serie over do’s en dont’s‘. Centraal in de serie staat het traject dat Alex Vermogensbank heeft doorlopen bij het opzetten van hun online seminars.

Aanloop van het Alex traject

Bij Alex Vermogensbank zijn we in 2009 begonnen met een testperiode voor online seminars. Hierin werd gekeken hoe dit medium onder klanten beviel. Met kleine groepjes deelnemers zijn meerdere tests gedraaid, waarna de deelnemers tijdens telefonisch contact hun bevindingen doorgaven. Een deel van de reguliere roadshow-bezoekers was ouder dan 60 en de vraag was of deze mensen de weg naar een digitale bijeenkomst net zo goed wisten te vinden.

Belangrijke constateringen waren dat mensen het stuk voor stuk leuk en gemakkelijk vonden om deel te nemen en niet meer te hoeven reizen. Het blijkt wel belangrijk om van te voren duidelijk te maken wat deelnemers precies kunnen verwachten en hoe een seminar in zijn werk gaat. Voor velen is de manier van communiceren nieuw.

Zo vroegen deelnemers met een webcam zicht af of zij nou ook zichtbaar waren voor anderen, waren er mensen die tegen het scherm begonnen te praten en bestond er toch enige terughoudendheid omdat deelnemers bang waren dat alles wat zij zeiden zomaar op internet zou kunnen komen te staan.

Wat kunnen deelnemers verwachten?

Ervaring met andere klanten laten een soortgelijk beeld zien. Men staat er erg open voor, alleen is het voor deelnemers wel allemaal nieuw. Antwoorden op pollvragen worden niet altijd direct aangeklikt maar bijvoorbeeld via de chat gegeven. Het is zelfs een keer voorgekomen dat deelnemers naar kantoor zijn gereden en daar de vraag stelden waar ze moesten zijn.

Benadruk daarom expliciet in de uitnodiging wat een online seminar is en wat men zowel qua vorm als inhoud kan verwachten. Begin elk seminar met een korte uitleg over wat men ziet en hoe men actief kan deelnemen.

Hoge participatie met veel interactie

Ruim 80% van alle mensen die inloggen, volgen de gehele of bijna de gehele uitzending. Van iedereen die inlogt, neemt ruim 90% actief deel tijdens een seminar. Een sterk punt is dat de drempel om een vraag te stellen lager is dan wanneer je in een zaal je hand op moet steken. Hoe de interactie bevorderd wordt, komt de volgende keer uitgebreid aan bod.

Optimale duur van een seminar is een uur

Wanneer seminars langer dan 5 kwartier duren, is een duidelijke afname in participatie zichtbaar. Alex-deelnemers gaven aan een lengte van 60 minuten het meest prettig te vinden. Zorg er dus voor dat een boodschap kort en helder geformuleerd wordt. Belangrijk is het daarom om het doel van het seminar duidelijk voor ogen te hebben en hier strak naar toe te werken. Hierbij kan je denken aan het verstrekken van informatie, het geven van een college, maar ook aan het verkopen van bijvoorbeeld rekeningen of abonnementen.

Gebruik overzichtelijke presentatieslides

Deelnemers onthouden een boodschap beter wanneer deze gepresenteerd wordt in een visuele vorm. Gebruik daarom zoveel mogelijk film, animaties en visuals. Probeer zo min mogelijk tekst op slides te zetten. Zelf gebruik ik altijd de ‘5×5’-vuistregel. Deze houdt in dat een slide maximaal 5 bullets met elk 5 woorden mag bevatten. Hou bij het maken van een presentatie altijd in gedachten dat slides ondersteunend zijn aan het verhaal en niet andersom. Controleer aan het einde van de presentatie met behulp van een enquête of de opzet geslaagd is. Enquêtes komen later in de serie uitgebreid aan bod.

Het uitnodigen van deelnemers

Uitnodigingen kunnen het beste verstuurd of geplaatst worden via digitale kanalen. Denk hierbij aan uitnodigingen per e-mail en nieuwsbrieven wanneer de e-mailadressen van de doelgroep bekend zijn. Wanneer het seminar wordt ingezet om prospectgegevens te verzamelen, werkt het plaatsen van banners goed. Experimenten met advertenties in kranten of radiocommercials leveren tot op heden niet het gewenste effect op. Beoogde deelnemers zitten niet achter hun computer op het moment dat ze in aanraking komen met de advertentie. Het is belangrijk dat geïnteresseerden zich met enkele muisklikken kunnen aanmelden.

Zorg voor een in het oog springende titel. Aangezien we toch met z’n allen in Nederland wonen, leidt het woordje ‘gratis’ altijd tot verhoging van het aantal inschrijvingen. Het is overigens heel goed mogelijk om seminars tegen betaling aan te bieden. Ervaring leert dat zo’n 25% van iedereen die een uitnodigingsmail ontvangen, deze ook opent. Zo’n 3 tot 5% van de totale groep genodigden meldt zich uiteindelijk aan.

Opkomstpercentages schommelen tussen de 60 en 90%. Vraag bij aanmelden altijd om een 06-nummer van de klant, want de ‘no show’ bij mensen die een herinnerings-sms hebben gekregen, ligt een stuk lager. Wanneer de digitale stoelen zijn ingenomen, kan het seminar beginnen.

Belangrijke zaken tijdens een uitzending zullen de volgende keer worden besproken. Mocht je voor die tijd willen reageren, dan kan dit natuurlijk.

Lees hier de hele serie over online seminars.