Bezuinigingen dwingen de overheid tot Het Nieuwe Werken

De Nederlandse overheid staat voor de grootste bezuinigingen uit de recente geschiedenis. Daarbij zal haar eigen bedrijfsvoering als een van de eerste posten een deel van de pijn moeten opvangen. Dat kan niet meer met de kaasschaafmethode. Wij betogen dat Het Nieuwe Werken de overheid niet alleen helpt in het primaire proces door te moderniseren, maar ook mogelijkheden biedt om stevig te besparen op de bedrijfsvoering.

De Nederlandse overheid staat onder druk om stevig te bezuinigen. Zowel de Rijksoverheid en haar uitvoeringsorganisaties, als de waterschappen, provincies en gemeenten zullen de broekriem moeten aanhalen. Welke doelstelling het nieuwe kabinet de publieke sector oplegt is nog niet duidelijk, maar het staat vast dat het jaarlijks om tientallen miljarden euro’s gaat. De geschiedenis leert dat één kostenpost sowieso zal worden aangepakt: die van de interne organisatie. De eigen bedrijfsvoering van de overheid is weinig ‘sexy’ en daarmee politiek ongevoelig, wat maakt dat het snel onderwerp van bezuiniging zal worden.

Bezuinigen op de bedrijfsvoering is echter vaak heel lastig gebleken. Een van de redenen daarvoor is dat we in Nederland een rijke historie hebben van kaasschaafbezuinigingen. Het behoeft weinig betoog dat deze aanpak, die de oorzaken van de tekorten uit de weg gaat, vrijwel altijd slechts tijdelijk effect heeft. Op de lange termijn is bezuinigen op deze manier niet mogelijk.

Het Nieuwe Werken

Uit recent onderzoek dat wij deden voor een grote gemeente, bleek dat bij invoering van Het Nieuwe Werken (HNW) op het terrein van de ondersteuning forse besparingen mogelijk zijn. Er is hier op Frankwatching al veel over HNW geschreven, maar nog weinig over de toepassingsmogelijkheden en kosteneffecten bij de overheid. In dit artikel schetsen we daarom een aantal aan HNW gerelateerde bezuinigingen die in onze opinie de komende jaren binnen alle overheidsorganisaties doorgevoerd kunnen worden. We richten ons daarbij enkel op de ondersteunende kosten. De baten slaan neer in drie domeinen: ICT, huisvesting en secretariële ondersteuning.

Informatie en Communicatie

De relatie tussen Het Nieuwe Werken en ICT is wederkerend. Enerzijds zijn investeringen in ICT nodig om Het Nieuwe Werken mogelijk te maken. Anderzijds leidt een duidelijke keuze voor een andere manier van werken ertoe dat redundante infrastructuren kunnen verdwijnen. Standaardisatie is het belangrijkste instrument om dat te bereiken. In onze visie kunnen alle medewerkers – vrijwel zonder uitzondering – worden uitgerust met een uniforme laptop en een smartphone. De laptop is voorzien van een dongle voor mobiele internettoegang. De browser is de belangrijkste software. Zoveel mogelijk standaardapplicaties worden geleverd vanuit de cloud: e-mail, bestandsopslag en samenwerkingstools . De Cloud staat daarin voor elke oplossing waarbij, via het internet, gestandaardiseerde en door een extern partij beheerde diensten worden geleverd. Toegang tot bedrijfseigen applicaties gebeurt zoveel mogelijk via het web; legacy kan via een terminal-serveroplossing (of andere vorm van applicatie virtualisatie) worden benaderd.

Op deze manier kan en moet een einde worden gemaakt aan desktop pc’s en eigen e-mail- en bestandsservers. Vaste bekabeling en LAN’s kunnen verdwijnen ten gunste van WiFi en directe internettoegang. De vaste telefooncentrale kan de deur uit met een persoonsgebonden mobiele telefoon voor iedereen. Interne postrondes kunnen verdwijnen als post wordt gescand, en er kan stevig bespaard worden op printkosten door de mobiliteit van de computers.

Huisvesting

Dat HNW besparingen oplevert in het aantal vierkante meters kantooroppervlak dat nodig is, is een van de grote drivers voor alle organisaties die HNW invoeren.

Binnen overheidsorganisaties is het vaak gebruikelijk dat er voor sommige personen meer dan één werkplek is, en ook zijn er vaak vaste werkplekken voor personen die slechts part-time werken. Dit betekent dat er vaak wel zo’n 1,2 tot 1,3 werkplek per FTE beschikbaar is. Het terugbrengen van deze factor naar 0,8 of zelfs 0,7 – natuurlijk in combinatie met het creëren van overlegruimten en thuiswerkfaciliteiten – levert dus behoorlijke besparingen op.

Secretariaat

De laatste categorie is wellicht wat verrassend. Moderne en mobiele IT stelt medewerkers in staat om veel administratieve handelingen zelf te verrichten tegen minimale inspanningen. Het maken van de meeste afspraken kan zonder tussenkomst van een secretariaat. De elektronische agenda is immers altijd onder handbereik en via de dataverbinding gesynchroniseerd. Interne formulierenstromen kunnen naar het web worden verplaatst. Ook papieren stukken worden meer en meer via het DMS opgeslagen en geraadpleegd. Met het verdwijnen van vaste lijnen en het adresboek dat zowel telefoon als e-mail gegevens bevat, vervalt ook de functie van afdelingstelefoniste.

Dus waarom zou de bij overheden vaak relatief uitgebreide ondersteuning nog nodig zijn? Wij schatten in dat bij een goede HNW invoering minimaal 30% van de secretariële ondersteuning moet kunnen vervallen.

Rekenmodel

Voor een grote gemeente hebben wij een rekenmodel ontwikkeld dat de kosten van een geheel opnieuw ingerichte ondersteunende functie met moderne IT bepaalt. Een grove vergelijking met de huidige kosten duidt op een besparingspotentieel van enkele duizenden euro’s per medewerker per jaar. Voor de grotere overheidsorganisaties kunnen de structurele besparingen daarmee oplopen tot (tientallen) miljoenen.

Ratio versus hype

Die besparingen vereisen echter meer dan een toverslag. Uiteraard zijn er omschakel- en investeringskosten nodig om de huidige situatie te veranderen. Maar nog belangrijker is dat overheidsorganisaties doordrongen raken van Het Nieuwe Denken. Dat betekent dat de mogelijkheden van andere manieren van werken en van nieuwe technologie worden begrepen. Het Nieuwe Werken moet niet worden gehyped, maar juist rationeel worden bekeken. Een context van bezuinigingen helpt daarbij.

Het Nieuwe Denken betekent echter ook dat er fundamentele keuzes moeten worden gemaakt ten koste van de kaasschaaf. Er moet afscheid worden genomen van sommige ingesleten gedragspatronen en ‘verworven rechten’. En het betekent ook en vooral dat in de hele organisatie een zekere permanente onrust ontstaat over de kosten van ondersteuning en inefficiëntie. Het Nieuwe Denken gaat niet om het toepassen van noviteiten, maar om het focussen op de kerntaak van de organisatie. Een euro die nodeloos is uitgegeven aan het verplaatsen van bureaus, het trekken van kabels of het rondbrengen van onbelangrijke interne post, kan niet meer worden besteed aan de oplossing van een maatschappelijk probleem.

Ik schreef dit artikel samen met Ton Monasso, hij is eveneens senior adviseur bij Zenc.