Webshop in 360 dagen (3): administratie en leveranciers

Administratie wordt meestal geassocieerd met het saaie werk, onnodige rompslomp dat niet bij echt ondernemen hoort. Goed bijhouden van kosten & baten, belasting en afschermen van risico’s is echter een onmisbaar onderdeel van goed ondernemerschap. Voor LensBestel.nl is administratie daarnaast nodig gebleken voor het aangaan van relaties met leveranciers, planning en goede presentaties.

Opstarten van de administratie

Je hebt een prachtig businessplan geschreven, waarin je het droomidee tot in de puntjes hebt beschreven. De cijfers kloppen, je hebt tijd vrijgemaakt en met goede moed wil je ‘je ding gaan doen‘, maar eerst moet er een aantal zaken geregeld worden. Waar begin je? Natuurlijk bij de Kamer van Koophandel!

Kamer van Koophandel

Het bezoek aan de Kamer van Koophandel (KvK) is de eerste officiële handeling die je uitvoert voor je onderneming. Neem de tijd voor je bezoek aan de KvK, er zijn veel in te vullen gegevens en de verwerking van alle gegevens kan even duren. Breng je businessplan en geschatte financiële cijfers mee, zodat je alle nodige gegevens voorhanden hebt. Deze gegevens worden onder meer gebruikt voor het inschrijven in het handelsregister en zijn handig als je je tegelijkertijd bij de Belastingdienst aanmeldt (scheelt een extra bezoek aan een ander kantoor).

Indien nodig, kun je tegelijk een adviesgesprek aanvragen met iemand van KvK of de Belastingdienst. Daarnaast houdt de KvK geregeld informatiebijeenkomsten met verschillende thema’s. We hebben zelf niet de behoefte gehad om gesprekken te houden bij KvK, mede omdat we een bedrijfskundige achtergrond hebben. Daarnaast hebben we de ervaring dat de KvK nog niet optimale informatieverschaffing heeft voor internetondernemingen, de dienstverlening is toch meer offline gericht.

Belasting

De seconde dat je je onderneming hebt ingeschreven bij de belastingdienst, is het belastingplichtig. Hou vanaf deze seconde alles bij en bedenk op welke manier je het overzichtelijk gaat doen. Zelf hebben we gekozen voor het bewaren van alle gegevens online (veel scannen) en het houden van een offline vergaarbak ter referentie. Wat je precies moet bewaren, wat je bij de belastingaangifte moet invullen en of je vrijstelling hebt als kleine ondernemer, vind je terug op de site van de belastingdienst. Het belangrijkste voor ons was:

• Bewaren alle inkoopbonnen (voor terugvragen BTW)
• Bijhouden van alle inkomsten (voor betalen BTW)
• Kiezen van de bank (ondersteuning van internetbankieren en iDeal)
• Plannen van één dag voor belastingaangifte (doordeweeks, i.v.m. belastingtelefoon)
• Alle bonnetjes bij elkaar houden, gesorteerd op datum
• Alles (in)kopen op naam van de onderneming, altijd betalen vanaf bedrijfsrekening
• Veel is aftrekbaar (laptop voor webonderneming, inrichten thuiswerkplek)

Belastingaangifte is in Nederland erg goed geregeld, je wordt automatisch benaderd en geïnformeerd over wat je wanneer moet aangeven. Je krijgt hier netjes een herinnering van en je kunt altijd terugvallen op experts als je vragen hebt. Leuker kunnen ze het niet maken, maar het komt wel in de buurt! Door de aangifte te zien als een periodieke check op je financiën, waarin je direct zicht hebt op je winst en ondersteuning hebt van professionals, wordt administratie daarnaast stukken aantrekkelijker.

Digitaal administreren

Er zijn veel handige boekhoudpakketten beschikbaar om je administratie direct elektronisch bij te houden (zoals King of Exact). Deze pakketten zijn meestal zelfs direct met een bankrekening te koppelen en alles wordt automatisch berekend. Aan het gebruik van dergelijke pakketten hangt wel een prijskaartje, het is dus nodig om in te schatten of het pakket in de startfase van je onderneming voldoende gemak toevoegt. Daarnaast is er nog de mogelijkheid om je administratie direct bij een accountantskantoor onder te brengen (denk aan CTRL van Deloitte). Dit brengt als voordeel mee dat er een accountant meekijkt.

Voor LensBestel.nl hebben we gekozen om, als onderdeel van plan A, nog geen pakket te gebruiken. Mede door het ontbreken van complexiteit, vindt onze administratie nu grotendeels plaats in Google Docs. Hierbij hebben we alle documenten met elkaar gedeeld en maken we zeer geregeld backups. Ook hebben we een ‘geavanceerd’ label-systeem ingevoerd, zodat het duidelijk is wat afgehandeld is, wat betaald moet worden en wie wat doet. In het volgende artikel komen we uitgebreid terug op het werken met Web 2.0 tools, zoals Google Docs en Google Apps.

Kiezen van partners en leveranciers

Een onderneming start je niet alleen. Je hebt, naast klanten, altijd relaties met andere partijen. Denk aan de bank, leveranciers, verzekeraars, concurrenten, (vergelijkings)websites, weblogs, magazijn, pakketdiensten enz. Bijna met alle partijen geldt dat de samenwerking een win-win situatie moet opleveren. Hoe ga je hiermee om en wat voeg je toe?

De bank

Als je miljoenen wilt verdienen met je webshop, moet je wel een plek hebben om deze miljoenen op te slaan. Gelukkig is er sinds jaar en dag een mooi bedrijfsconcept; de bank. In Nederland zijn er een aantal banken die speciale ondernemersrekeningen bieden met veel voordelen voor een startende onderneming. Zelf hebben we vrij snel gekozen voor de Rabobank. Deze keus is voornamelijk gemaakt, omdat de filosofie van de Rabobank ons sterk aansprak (coöperatief, groen, betrouwbaar, meedenkend). Daarnaast biedt de Rabobank veel starterskorting, heeft het veel vestigingen en is er goede begeleiding aanwezig. Het feit dat Rabobank iDeal Lite aanbiedt met lage transactiekosten (ongeveer 65 cent) en met goede technische documentatie, speelde ook mee in de keuze.

Belangrijk was voor ons de methode van internetbankieren van de Rabobank. Het is overzichtelijk, actueel en heeft een goede zoekfunctie. Omdat we ervoor hebben gekozen de bank leidend te maken voor de belastingaangifte, was dit voor ons een niet te missen punt.

Verzekering

Ook de keuze voor de verzekeringsmaatschappij (in ons geval Interpolis, onderdeel van Rabobank) was snel gemaakt, al hebben we hiervoor veel meer vergelijkend onderzoek gedaan en meerdere offertes aangevraagd. Het is zeer aan te raden om vóór het leveren van je producten of diensten een verzekering af te sluiten. Vooral als je nog geen BV hebt en persoonlijk aansprakelijk bent voor alle handelingen van je onderneming, wil je geen enkel risico lopen. Voor ons was aansprakelijkheid de belangrijkste te verzekeren factor. Alhoewel er alleen sprake is van productaansprakelijkheid, hebben we alle mogelijke overige aspecten verzekerd. Denk daarbij aan schade aan derden tijdens het uitvoeren van werkzaamheden. Als je dus per ongeluk een onbetaalbare vaas uit de Ming-dynastie omgooit bij een bezoek aan een leverancier, wordt het via de zakelijke verzekering vergoed.

De offertes hebben we aangevraagd met een zeer specifieke verzekerbehoefte aan dekking. Bespreek al je wensen en laat duidelijk zien waar je behoefte ligt. Ook bij het afsluiten van de verzekering hebben we zwart-wit onze eisen laten optekenen, om problemen achteraf te vermijden. De manier waarop verzekeraars op onze eisen reageerden, hebben we ook in ons keuzeproces meegenomen. Voor informatie over welke verzekering we nodig hadden, hebben we onder meer advies ingewonnen van een expert uit de optiekbranche en een persoonlijk contact uit de verzekeringswereld.

Leveranciers

Het vinden en binden van leveranciers is één van de grote uitdagingen gebleken. Dit, terwijl het ons logisch leek dat leveranciers graag hun spullen verkopen! Een eye-opener was dan ook dat leveranciers bij kleine startende afnemers juist een dominante rol hebben. Leveranciers bepalen of je bij hen mag inkopen, tegen welke condities en tegen welke prijzen. Geleidelijk verandert deze relatie, naarmate je meer bestelt en dus meer winst genereert voor je leveranciers.

Naast deze ontdekking, speelde bij ons de vraag in hoeverre je als niet-opticien optische producten mag inkopen. Gelukkig hadden we hiervoor een duurzame oplossing, die juist de basis was van ons idee. Die oplossing zochten we onder meer  in relaties met meerdere optometristen en opticiens, zodat we de inhoud van de webshop continu bewaken op kwaliteit. Hieruit is bijvoorbeeld  het advies voortgekomen om op alle plekken op de site te vermelden dat men voor oogcontroles naar een optometrist, oogarts of opticien moet.

De belangrijkste vraag bij het aangaan van de relaties met onze leveranciers was ‘what’s in it for them?’ Om deze vraag goed te beantwoorden, zijn onderstaande acties behulpzaam:

• Maak een heldere bedrijfspresentatie met je visie en onderscheidend vermogen
• Maak een lijst van je Unique Selling Points richting consument maar ook richting je leverancier
• Bedenk welke punten in je CV erop wijzen dat je onderneming een succes wordt
• Stel een gedegen (financiële) schatting op met verwachte omzetgroei en tijdplanning
• Stel een lijst samen van punten waarop je de leverancier gaat helpen verdienen
• Plan een gesprek met de leverancier, presenteer jezelf en bovenstaande punten
• Wees brutaal, maar niet té brutaal. De leverancier moet overtuigd zijn dat je er 100% voor gaat!
• Maak een plan B als de leverancier geen relatie met je wil aangaan. Wie benader je dan?

Wellicht vind je hierboven geen gouden oplossing voor het aangaan van de relatie met je leverancier, en blijft de vraag van velen op Frankwatching daarmee onbeantwoord. Bedenk echter dat dit juist het spel is dat je tot ondernemer maakt en dat het uiteindelijk een simpele ‘what’s in it for me’ kwestie is voor beide partijen. Als je niet aan een leverancier kunt komen, zoek de oplossing dan bij jezelf!

Conclusie en tips

Administratie is een noodzakelijke activiteit. Zonder een (goede) administratie kan je onderneming niet bestaan. Als je je administratie echter goed inricht, kost het je nauwelijks moeite om bij te houden en levert het voordelen op, zoals een goed inzicht in je cijfers, goede feeling met je business (inkomsten en uitgaven) en een goede verantwoording naar je relaties, zoals bijvoorbeeld leveranciers.

Als ondernemer ben je een netwerker die een goed team van organisaties om je heen verzamelt en hier een duurzame relatie mee opbouwt. In het begin moet je je in dit netwerk bewijzen, bereid jezelf voor op tegenslagen, leveranciers die niet met je in zee willen en onderhandelingen met verzekeraars. Bedenk dat ieder netwerklid wil weten wat je voor hen kunt betekenen en maak een heldere bedrijfspresentatie, waarin je deze punten helder uiteenzet.

Met betrekking tot administratie en relaties hebben we veel gehad aan de volgende zaken:

• Plan een specifieke dag in voor KvK en het aangeven van belasting
• Houd alle administratie vanaf het begin bij
• Lees je goed in op de site van de Belastingdienst
• Zie administratie als een noodzakelijk goed waardoor je scherp blijft kijken naar je plan
• Bedenk hoe je gaat administreren en wanneer plan B ingaat
• Zet voor jezelf helder op een rijtje wat je USP’s zijn
• Bedenk wat je hebt te bieden aan je relaties en maak helder wat je van hen verwacht
• Verzamel organisaties om je heen waarmee je jezelf associeert
• Verzeker liever te vroeg dan te laat
• Plan een gesprek met de leverancier en bereid je goed voor
• Wees brutaal, jij moet jouw deel van de ‘win’ verzekeren
• Er is geen ‘truc’ om leveranciers te binden

Volgende week weer een nieuwe aflevering. Lees ook de andere artikelen uit de serie Webshop in 360 dagen.

Update: Kijk voor meer informatie ook op Handleiding Webshop: in 10 stappen je eigen webshop.